SAP HCM und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit dem 1. Januar dieses Jahres erhalten Unternehmen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Bescheinigung) nur noch in elektronischer Form, die Zeit des „gelben Krankenschein“ ist damit für alle gesetzlich Versicherten endgültig vorbei: Fallen Arbeitnehmende heute krank aus, teilen sie das dem Arbeitgeber lediglich mit. Das Unternehmen ruft die AU-Bescheinigung dann elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse ab. Und die wiederum erhält die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch vom Arzt, der sie ausgestellt hat – schon seit dem 1. Juli 2022. All das soll den Aufwand für Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber, für Ärzte und Krankenkassen senken. Angesichts von etwa 77 Millionen Krankmeldungen pro Jahr in Deutschland ist das Potenzial erheblich.

Tatsächlich zeigt sich bislang, dass das neue elektronische Vorgehen in der Regel ohne größere Probleme abläuft. Möglichkeiten zur Optimierung gibt es dennoch: nämlich bei der Mitteilung der Mitarbeitenden an ihr Unternehmen und den folgenden Schritten.

Krankmeldung per Self-Service im Fiori Launchpad

Denn auch, wen der Austausch der AU-Bescheinigung elektronisch abläuft, müssen Mitarbeitende weiterhin ihr Unternehmen eigenständig darüber informieren, dass und wie lange sie krankgeschrieben sind. Zum einen, damit die Arbeit entsprechend organisiert werden kann. Zum anderen, weil durch diese Information überhaupt erst die Abfrage bei der Krankenkasse angestoßen werden darf. Werfen wir also einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten, sich krank zu melden und auf die jeweiligen Vor- und Nachteile:

1. Der Mitarbeitende meldet sich telefonisch krank. Die Person, die die Meldung entgegennimmt, notiert sich diese auf Papier oder elektronisch und leitet sie an den Vorgesetzten und die Personalabteilung weiter. Die Personalabteilung erfasst die Abwesenheit und startet den eAU-Meldeprozess. Ein typischer Fallstrick ist dabei, dass die Information über die Krankmeldung nicht direkt an die Personalabteilung weitergegeben wird oder irgendwo verloren geht.
2. Der Mitarbeitende meldet sich über eine im Intranet verfügbare vorgefertigte E-Mail krank. Der Vorteil ist dabei, dass die Information über die Krankmeldung automatisch an die Personalabteilung weitergeleitet wird. Weil der Mitarbeitende die E-Mail selbstständig ausfüllen muss, kann es allerdings vorkommen, dass er wichtige Angaben vergisst. Die Personalabteilung muss dann noch einmal nachfragen.
3. Der Mitarbeitende meldet sich über ein im Intranet verfügbares interaktives PDF-Dokument krank, das alle Details abfragt und nach dem Ausfüllen automatisch an ein spezielles eAU-Postfach gesendet wird. Die Entgeltabrechnung speichert das Dokument zentral ab, erfasst die AU als Abwesenheit mit oder ohne Attest und startet den eAU-Meldeprozess. Dieser Prozess ist besonders strukturiert und transparent.

Getoppt wird das, wenn Mitarbeitende ihre Krankmeldung direkt über das SAP-System übermitteln:

4. Der Mitarbeitende meldet sich über SAP krank. Und zwar ganz einfach über eine Kachel auf dem SAP Fiori Launchpad, die zum Beispiel als „Meine Krankmeldungen“ bezeichnet wird. Dadurch kommen drei Dinge ins Rollen: Die/der Vorgesetzte wird über einen Workflow über die Abwesenheit des Mitarbeitenden informiert, die Abwesenheit wird gespeichert und die Entgeltabrechnung startet die Abfrage der eAU-Bescheinigung. Diese Variante unterscheidet sich von den drei anderen Möglichkeiten dadurch, dass sie einen in die SAP-Infrastruktur integrierten, strukturierten und automatisierten Prozess abbildet, der weniger aufwendig und fehleranfällig ist. Der Prozess ist nach wenigen Klicks abgeschlossen, die Datenerfassung erfolgt nur einmal durch den Mitarbeitenden. Zusätzliche Features stellen sämtliche Informationen zudem übersichtlich und schick dar – so etwa die Kalenderansicht. Außerdem vorteilhaft: Der Prozess läuft auch über die SAP SuccessFactors-App auf den verschiedenen mobilen Endgeräten. Dieser Prozess lässt sich auch in einem reinen SAP HCM Zeitwirtschaftssystem einrichten. Dabei müssen lediglich Personalstammdaten für die Sozialversicherung ergänzt und das elektronische Meldeverfahren zur ITSG eingerichtet werden.

Prozessverbesserungen im Meldeverfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

In Personalabteilungen sind Routinen üblich. Und so gehört auch das eAU-Meldeverfahren zu den Aufgaben, die im besten Fall täglich erledigt werden sollten. Das bedeutet, kontinuierlich die Krankmeldungen der Mitarbeitenden zu erfassen und dann die eAU-Bescheinigungen bei den Krankenkassen abzufragen. Wird zu lange gewartet, sind die abzuholenden Daten eventuell schon überholt und es kommt zu unnötigen Fehlern. Die Abfrage und Verarbeitung kann nachts ablaufen, sodass am nächsten Morgen nur die Fehler- und Prüffälle zur Bearbeitung vorliegt. Sinnvoll ist auch, die eAU-Meldung mit dem wöchentlichen Abrufen von Vorerkrankungen zu verbinden – damit sind zwei Schritte auf einmal erledigt. Die eigentliche Arbeit, die dann noch bleibt, ist die manuelle Prüfung nicht zugeordneter Eingangsmeldungen sowie die Bearbeitung der Sacharbeiterliste für ELL-Meldungen.

Wer zusätzlich das Notification Tool von SAP einsetzt – eine Anwendung für die Zuordnung, Verteilung und Bearbeitung von Aufgaben aus allen elektronisches Meldeverfahren – , wird automatisch an alle ausstehende Meldungen erinnert. Dies bietet sich allein deswegen an, weil Meldeverfahren, und damit Sacharbeiterlisten, regelmäßig erneuert werden und die Übersicht anderenfalls schnell verloren geht. Zudem können mit dem Tool Prüffälle aller Meldeverfahren in einer Liste bearbeitet werden. Ob es überhaupt zu einem Prüffall kommen soll oder nicht, kann mit dem Programm „eAU-Meldungen verarbeiten“ und dem darin enthaltenen kundenindividuellen Prüfmodel kundenindividuell entschieden werden.

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