LOGSTOR – Automatische Auftragsbestätigung unterstützt im Einkauf bei der Optimierung

1.200 Mitarbeiter (2020)

Produkte: Vorisolierte Rohrsysteme

Stammsitz: Internationale Standorte mit Hauptsitz in Dänemark

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Freisetzung wertvoller Zeit

Warum Zeit mit monotonen Aufgaben verschwenden, die zu einer geringeren Arbeitszufriedenheit und potenziellen manuellen Fehlern führen? LOGSTOR produziert vorisolierte Rohrsysteme für Kunden auf der ganzen Welt. Dadurch benötigt die Produktion eine Reihe internationaler Lieferanten für Waren und Materialien. Bisher wurden alle Bestätigungen der Lieferantenaufträge durch den Einkauf manuell in das SAP-System von LOGSTOR eingegeben. In den letzten Jahren hat die Anzahl der Lieferanten jedoch zugenommen und das Einkäuferteam ist von sechs auf 20 Mitglieder gewachsen. Mit it.capture spart das Team jetzt wöchentlich etwa 100 Stunden bei der Eingabe von Auftragsbestätigungen, dank der Automatisierung. Die Lösung erweist sich als zeiteffizienter und trägt auch zur Optimierung in der Produktion bei. Denn weniger Fehler führen zu weniger verspäteten Lieferungen.

10 Jahre Erfahrung

Die Nutzung von it.capture ist für LOGSTOR nichts Neues, dann das Unternehmen verwendet die Lösung seit 10 Jahren, um seine Rechnungen zu automatisieren. Mit zunehmender Komplexität im Bereich Einkauf war es naheliegend, die Lösung auch für die Auftragsbestätigungen zu verwenden. „Unser Einkäuferteam ist erheblich gewachsen und es verbrachte jeden Tag ungefähr eine Stunde damit, Auftragsbestätigungen in unser System einzugeben. Natürlich kann die Zeit besser für andere Dinge genutzt werden. Also haben wir mit unseren Kollegen aus dem Bereich Finance über ihre Erfahrungen mit it.capture gesprochen – das hat uns das System verkauft.” sagt Susie Nielsen, SAP IT Coordination & Test Manager, LOGSTOR, und ergänzt: „it.capture automatisiert alles und unser Einkauf ist glücklich nicht jeden Tag Bestätigungen eingeben zu müssen. Es lässt sich problemlos in unsere SAP-Lösung integrieren, sodass die Einführung weniger als einen Monat dauerte.”

Eine selbstlernende Lösung

Während sich Auftragsbestätigungen häufig im Format unterscheiden, verwenden die meisten LOGSTOR-Lieferanten ein ähnliches Layout. Damit it.capture reibungslos funktioniert, wurden dem System Beispiele für Bestätigungen zur Erkennung der Formate zugeführt. Wenn sich ein Format ändert, lernt das System die neuen Erkennungsmuster, solange es dem festgelegten Prinzip für die Platzierung von Auftragsspezifikationen folgt. Sofern sich eine Bestellung vollständig unterscheidet, können die Einkäufer das System schnell anpassen, um das neue Muster zu erkennen. „Immer, wenn wir einen neuen Lieferanten gewinnen, können unsere Einkäufer das Format ohne fremde Hilfe selbst einrichten. Dies macht das System natürlich langfristig effektiv und kosteneffizient“, sagt Susie Nielsen.

Bereit für zukünftige Automatisierung

Die Implementierung von it.capture für Auftragsbestätigungen dauerte nur einen Monat und basierend auf dem positiven Feedback erwartet Susie Nielsen, dass LOGSTOR seinen Fokus auf Automatisierung in Zukunft erweitern wird. „Unsere Erfahrungen mit it.capture für Rechnungen und Auftragsbestätigungen haben mich überzeugt, dass wir die Automatisierung noch nicht abgeschlossen haben. Es optimiert manuelle Aufgaben und reduziert das Risiko manueller Fehler drastisch. Ich glaube, wir beginnen gerade erst unsere Automatisierungsreise“, fügt sie hinzu.