- Sonderveranstaltung zur Pflichtumstellung im November: itelligence Online-Event zur E-Invoicing Einführung
- Einsparungen von 50 bis 80 Prozent sind möglich
Weniger Kosten sowie eine höhere Effizienz und Compliance – das verspricht E-Invoicing. Die itelligence AG berät Unternehmen, wie sie die elektronische Rechnung mit einem SAP-Add-On und einem Konnektor einführen.
„Die elektronische Rechnung bringt für Unternehmen nur Vorteile und keinerlei Nachteile“, berichtet Meik Hempel, der beim global erfolgreichen SAP-Partner itelligence das Thema E-Invoicing betreut. „Die Digitalisierung durch automatisierte Rechnungsprozesse spart Kosten und steigert die Effizienz. Das Monitoring der Abläufe und das rechtssichere Archivieren erhöhen die Transparenz. Der Verzicht auf Papier nutzt der Umwelt.“ Last but not least wird E-Invoicing ab November Pflicht für Lieferanten des Bundes und der Länder.
Ein Add-On im Tandem mit Integrations-Middleware
Die technischen Vehikel, um all diese Vorteile zu nutzen, sind das itelligence Add-On XRechnung und die Integrationslösung it.x-EDIconnect. Das Add-On steuert den Austausch von eingehenden und ausgehenden Rechnungen im Format XRechnung. Bei der Integrationslösung handelt es sich um einen Konverter, der unabhängig vom ERP-System (Enterprise Resource Planning) nicht nur das Format XRechnung unterstützt, sondern auch weitere Verfahren für den elektronischen Datenaustausch wie beispielsweise ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst eine PDF-Datei (Portable Digital Format) und einen Anhang mit maschinenlesbare Daten im Format XML (Extended Markup Language). Über it.x-EDIconnect lässt sich das Mapping flexibel anpassen. Das itelligence Add-On läuft als On Premises-Lösung, als Cloud-Variante oder im Rahmen von Pay-as-you-go.
Das itelligence Add-On XRechnung erfüllt den nationalen Standard für die elektronische Rechnungsstellung, die ab 27.11.2020 für öffentliche Aufträge verbindlich ist. Die XRechnung konkretisiert die europäischen Vorgaben und bildet zusätzlich nationale Anforderungen ab. Ein Beispiel sind die Vorgaben für Skonto. Die fachliche Beschreibung sichert die semantische Eindeutigkeit sowie die Verständlichkeit der Inhalte und liefert konkrete Handlungsempfehlungen.
Das Idoc-Format bildet individuelle Erweiterungen ab
Über das Datenaustauschformat Idoc lassen sich die Datenbeschaffung und auch die Überführung in das Format XRechnung individuell erweitern, wie Hempel berichtet: „Unternehmen können in die XRechnung auch Informationen übernehmen, die in kundeneigenen Feldern im Modul SAP SD hinterlegt sind. Die erfahrenen Entwickler von itelligence leisten Hilfe bei derartigen Erweiterungen.“
Bei ausgehenden Rechnungen wandelt das itelligence Add-On das Dokument in eine XML-Datei mit den Daten eines in SAP ERP oder SAP S/4HANA erzeugten INVOIC-Idoc mit inkludiertem PDF-Druckstream. So lassen sich ein bestehender Anhang sowie PDF-Dateien für XRechnung weiter verwenden. „Das Idoc wird per Nachrichtensteuerung an die Middleware übergeben“, erläutert Hempel. „Ab diesem Prozessschritt greift das itelligence-Add-On. Ist das Idoc angekommen, wird die Nachricht in einen PDF-Stream und ein INVOIC-Doc aufgeteilt. Aus dem INVOIC-Idoc entsteht das XRechnungs-Dokument als XML-Datei. Zusätzlich wird mit unserer Lösung der PDF-Druckstream als Anhang hinzugefügt.“
Die so entstandene XRechnung kann nun an den Empfänger übertragen werden. Mögliche Transportwege sind E-Mail oder das europäische Procurement-Netzwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Beim Empfang einer Rechnung läuft das Verfahren in umgekehrter Richtung: it.x-EDIconnect ermöglicht eine direkte Verarbeitung der Daten im SAP-System. Die Rechnung wandert automatisch in die jeweiligen Finanzbuchhaltungs- und Zahlungsmodule.
Ein Cockpit verwaltet alle Arbeitsgänge
Ein Eingangscockpit ergänzt das itelligence Add-On XRechnung für it.x-EDIconnect. Mit dem Cockpit lassen sich nicht nur EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) und OCR-Rechnungen (Optical Character Recognition) verwalten, sondern auch solche im Format XRechnung. Die Fachabteilung kann darüber Rechnungen freigegeben, genehmigen, bearbeiten und verifizieren. Ein Monitor dokumentiert sämtliche Abläufe und ermöglicht Kontrollen.
Die E-Invoicing-Lösung von itelligence eignet sich sowohl für Unternehmen, die ihre Rechnungsbearbeitung digitalisieren möchten, als auch für solche, die bereits einen elektronischen Rechnungsaustausch durchführen. Die digitalisierten Konzerne können über das itelligence Add-On elektronische Rechnungen an Bund und Kommunen übermitteln oder empfangen. itelligence fungiert zudem als Access Point für das PEPPOL-Netzwerk.
Einsparungen von 50 bis 80 Prozent sind möglich
Die wirtschaftlichen Vorteile von E-Invoicing sind vielfach belegt. Die Marktforschung Billentis hat eine Kostenreduktion von 50 bis 80 Prozent im Vergleich zur Papierrechnung ermittelt. Das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit geförderte Projekt PROZEUS – Prozesse und Standards kommt auf Einsparungen in Höhe von 75 Prozent. Die Kostensenkungen stehen demnach im direkten Zusammenhang mit dem Transaktionsvolumen. Bindet ein Unternehmen die 25 A-Lieferanten mit dem größten Belegvolumen über E-Invoicing an, so beträgt der jährliche Return On Investment rund 45 Prozent.
Digitalisierung weist den Weg aus der Krise
In der Krise verschieben Unternehmen an der einen oder anderen Stelle IT-Investitionen, um ihre Finanzen zu stabilisieren. Mittelfristig sind derartige Kürzungen allerdings gefährlich. Um das Business nach der Pandemie wieder hochzufahren, gibt es zur Digitalisierung keine Alternative. Wie die SAP-Anwendervereinigung DSAG überzeugend darlegt, reicht es künftig nicht mehr aus, einzelne Prozesse digital abzubilden. In einer Welt zunehmend autonomer Geschäftsprozesse sollten Unternehmen vielmehr über komplett neue Geschäftsmodelle nachdenken und sich auch mit Künstlicher Intelligenz beschäftigen.
Bei ausgehenden Rechnungen wandelt das itelligence Add-On das Dokument aus SAP ERP oder SAP S/4HANA in eine XML-Datei mit inkludiertem PDF-Druckstream. Beim Empfang einer Rechnung läuft das Verfahren in umgekehrter Richtung.
Sonderveranstaltung: itelligence Online-Event zur E-Invoicing Einführung
Meik Hempel im Live-Webinar erleben: E-Invoicing rechtsicher und effizient einführen
Einen schnellen Überblick, um die wichtigsten Fragen bereits vorab zu klären, bietet itelligence am 21. und 28. Juli 2020 in zwei Live-Webinaren an. Dort beschreibt itelligence E-Invoice Experte Meik Hempel detailliert und engagiert Fragen rund um die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und die E-Invoicing-Pflicht ab November. Meik Hempel gibt im Live-Webinar einen Einblick in die notwendigen Schritte, die Anforderung in der Praxis umzusetzen und die Wirkweise der Add-ons für die Unternehmen vorab zu bewerten. Er ist der Experte, wenn es um Add-On XRechnung und die Integrationslösung it.x-EDIconnect in Digitalisierungsprojekten geht und wird nach dem Webinar Fragen direkt online beantworten.
Anmeldung zum kostenfreien Online-Event: itelligence Online-Event zur E-Invoicing Einführung
Ansprechpartner für die Presse
Head of Corporate Public Relations
Silvia Dicke
itelligence AG
Königsbreede 1
D-33605 Bielefeld
Tel.: +49 (0) 521 / 9 14 48 – 107
E-Mail: [email protected]