Wie Sie Compliance Anforderungen erfolgreich managen

Compliance Anforderungen in SAP kostenoptimiert realisieren und kontrollieren

In der Chemiebranche zeigen sich in der Praxis, in Bezug auf die Compliance Anforderungen, häufig folgende Probleme:

• Eine heterogene Systemlandschaft, d.h. Medienbrüche in der Rückverfolgbarkeit von Informationen
• Eine schlechte Datenqualität (Compliance Content) aufgrund regelmäßiger Aktualisierung von Richtlinien und Verordnungen
• Keine oder eine nicht ausreichende Integration von Compliance Funktionen im ERP-System

Daraus resultieren hohe Kosten und Investitionen zur Einhaltung der Compliance. Um dem entgegen zu wirken, ist im Branchenmanagement der Prozessindustrie das AddOn Compliance Manager entwickelt worden.

AddOn Compliance Manager

Der Compliance Manager ist im SAP ERP-System integriert. Das AddOn nutzt zum einen bereits vorhandene Stammdatenbereiche, die um Compliance relevante Informationen ergänzt wurden, zum anderen wurden neue SAP-Tabellen definiert und Programm-Logiken entwickelt. Dadurch ist der Einsatz des SAP Moduls EH&S (Environment, Health & Safety) nicht notwendig.

Das AddOn Compliance Manager bildet die Themen Verwaltung von Dokumenten, Gefahrgut- und Gefahrstoffverwaltung und REACh Prozesse umfänglich ab:

Verwaltung von Dokumenten

Insbesondere Sicherheitsdatenblätter oder Qualitätszertifikate sind wichtige und typische Dokumente in der Chemiebranche. Diese werden in einem vorgegebenen PDF-Format gespeichert und können anschließend über ein Dokumenten-Cockpit verwaltet werden.

Antwort auf die Fragen, wie z.B.

• „Wann hat wer mit welcher Version ein Sicherheitsdatenblatt bekommen?“ oder
• „Wann muss wer eine neue Version eines Sicherheitsdatenblattes bekommen?“

liefert ein Aufruf der Dokumente im Dokumenten-Cockpit – und dieses einfach verwaltet und automatisiert.

Gefahrgut- und Gefahrstoffverwaltung

Sämtliche Stoffinformationen von Gefahrgut- und Gefahrstoffen werden in dem AddOn Compliance Manager verwaltet. Dies kann sowohl manuell erfolgen als auch via Schnittstelle mit marktüblichen und etablierten Systemen. Die IT-Anbindung erfolgt beim Einsatz des Compliance Managers über unseren Partner, Chemical Check GmbH. Das Unternehmen Chemical Check ist Spezialist für die Datenqualität des „Chemischen Contents“ und kann optional zum Compliance Manager eingebunden werden.

Die Stoffinformationen werden dann im SAP ERP-System integrativ in Prozessen oder Auswertungen genutzt:

• Versandprozess (1000 Punkte Regel, LQ)
• Lager (Zusammenlagerungsverbote)
• Produktion (Warnhinweise für Fertiger)
• Labeling (Pictogramme und Phrasen)

REACh Prozesse

Um die REACh Verordnung umzusetzen, können verschiedene Stoffkategorien (Reinstoff, Erzeugnis etc.), sowie die unterschiedlichen Rollen, wie Wiederverwender oder Hersteller, definiert werden. Aufgrund dieser Deklarierungen werden die verschiedenen Anforderungen im System abgebildet, z.B.

• REACh konforme Freigabe von Material-Lieferantenbeziehungen
• Mengenbänder für die Rollen Importeur und Hersteller
• Auswertungen auf der Ebene CAS Nummer

Ihr Nutzen – Mit unserem AddOn behalten Sie die Kosten und Investitionen zur Einhaltung der Compliance im Griff!

Mit dem AddOn Compliance Manager ist eine vollständige Abbildung der Prozesse und Funktionen durch eine integrative Abbildung der Compliance Anforderungen sowie einer transparenten Auswertung relevanter Informationen im SAP ERP-System gegeben.

Durch die kontinuierliche Anpassung des NTT DATA Business Solutions AddOns an neue oder aktualisierte Richtlinien und Verordnungen, sowie die Möglichkeit über unseren Partner Chemical Check GmbH den Chemischen Content immer aktuell zu halten, spart dies dem Unternehmen regelmäßig operative Kosten für die Einhaltung der Compliance Anforderungen.

-von Stephan Limberg, Leitung Branchenmanagement Prozessindustrie, NTT DATA Business Solutions AG-
E-Mail: [email protected]