Brexit und SAP-Systeme: Countdown zum 31.12.2020 – was ist zu tun?

Der Brexit ist da – allerhöchste Zeit, das SAP System upzudaten!

Zum 31.12.2020 verlässt das Vereinigte Königreich (UK) endgültig die EU. Derzeit werden zwar noch Abkommen verhandelt, die Arbeitsgrundlage für eine Umstellung der Systeme bleibt aber der harte Brexit.

Für die in diesem Zusammenhang erforderlichen Änderungen und Maßnahmen hat SAP wichtige Hinweise veröffentlicht und aktualisiert diese laufend. Der zentrale SAP Hinweis ist: 2885225 – BREXIT: Through the Transition Period and Beyond, dieser verweist auf weitere, systemabhängige Hinweise. Als SAP Anwender müssen Sie unbedingt dafür sorgen, dass die in diesen Hinweisen enthaltenen Anpassungen in Ihrem Produktivsystem eingespielt und aktiviert sind – vor dem notwendigen Entfernen des EU Kennzeichen für die betroffenen Länder des UK am 31.12.2020. Da diese Hinweise beim Einbau häufig andere, ältere Korrekturen voraussetzen, müssen diese beim Hinweiseinbau auch nachgezogen werden.

Brexit und SAP-Systeme: Last-Minute Update – Was ist zu beachten?

Erfahrungen unserer mit der Umstellung betrauten Mitarbeiter zeigen, dass auf Systemen mit älteren Releaseständen für den Einbau der Brexit-relevanten Hinweise teilweise mehr als 20 vorausgesetzte Hinweise eingebaut werden mussten. Um dies abzukürzen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Systeme vor dem Einbau der Hinweise auf das aktuelle Patchlevel upzugraden und die Aktualisierungen nach dem Durchführen der notwendigen Tests noch vor dem Jahresende in Ihre Produktivsysteme zu transportieren.

Abhängig von der Ausgestaltung der Abkommen und aufgrund von Erfahrungen aus der aktuellen Umstellung werden kurzfristig noch Aktualisierungen durch SAP veröffentlicht. Wir empfehlen dringend, das Erscheinen der Brexit bezogenen SAP Hinweise im Support Launchpad der SAP im Dezember und Januar laufend zu beobachten und die Hinweise zu befolgen. Bitte beachten Sie: Neben Programmkorrekturen beinhalten die Hinweise Customizingänderungen, Stammdatenergänzung und Empfehlungen zu Buchungen und Belegabschluß.

Sollten durch zu spät erfolgte Systemumstellungen steuer- und zollrechtlich relevante Belege falsch gebucht werden, müssen Sie mit erheblichen Folgeproblemen bei Zollanmeldung, Steuerberechnung und -erstattung, Monatsabschluss etc. rechnen. Bitte stellen Sie deshalb sicher, dass die für Ihre Systemkonfiguration nötigen SAP-Hinweise eingespielt sind, und die Umstellung zum 01.01.2021 vollzogen werden kann! Solange Sie die Umstellung nicht vollzogen haben, sollten Sie vermeiden, nach dem 31.12.2020 Belege für UK zu buchen. Ebenso ändern sich aufgrund der neuen Sonderregelungen für Nordirland auch dort die Einstellungen zu Länderkennzeichen und Regionalcodes, bitte beachten Sie auch die dafür bereitgestellten SAP Hinweise.

Holen Sie sich Unterstützung: Bitte melden Sie sich per Ticket oder wenden Sie sich an [email protected], wenn Sie hierzu weitere Unterstützung aus unserem Application Management Service benötigen.

Bereits in den Sommermonaten hatten wir mitgeteilt:

Nur wenige Unternehmen sind bisher vorbereitet!

Was wir derzeit aus vielen Kundenprojekten lernen: Durch das monatelange Hin und Her sind viele Unternehmen inzwischen weit weniger gut vorbereitet als 2019. Insbesondere Unternehmen, die bislang zwar mit Großbritannien arbeiten, aber keinen nennenswerten Non-EU Außenhandel abgewickelt haben, werden sich umstellen müssen.

Deshalb haben wir unser Angebot erweitert, und bieten nun ein mehrstufiges Maßnahmenpaket an, um Ihnen die beste Vorbereitung zukommen zu lassen. Was jetzt schon klar ist: Ohne korrekte elektronische Zollanmeldung bleiben der LKW und damit die Ware stehen. Mangels Park-Kapazitäten an den Zoll- und Fährhäfen möglicherweise bereits noch auf Ihrem Hof. Sprechen Sie auch daher rechtzeitig mit Ihren Spediteuren und Ihren Zollagenten. Sie werden neben SAP Spezialisten auch mehr LKW’s und Zollfachleute brauchen!

Brexit und SAP-Systeme: Unsere Empfehlung

Unsere dringende Empfehlung lautet daher weiterhin, die Zeit bis dahin für die weiteren Vorbereitungen auf den Austritt zu nutzen, das SAP System entsprechend zu aktualisieren (z.B. Patchlevel), die Geschäftsprozesse diesbezüglich zu überprüfen, gegebenenfalls notwendige Steuernummern und weitere Maßnahmen (z.B. Zolllager) für alle betroffenen Länder zu beantragen und mit den Anwendern dann notwendige Umstellungen der Stamm- und Bewegungsdaten zu planen. Wichtig bleibt hier, die betroffenen Fachbereiche zu koordinieren und rechtzeitig an einen Tisch zu bringen, denn die Veränderungen betreffen neben der IT insbesondere die Fachbereiche Vertrieb, Versand, Logistik, Außenhandel sowie weitere Abteilungen.

Sicher und flexibel: In 4 Schritten durch den Brexit

Brexit und SAP-Systeme: Workshops

Die Workshops wurden inzwischen von vielen Kunden genutzt, durchgängig mit positiven Ergebnissen und Rückmeldungen:

• Kunden, die bereits unseren Application Management Support (AMS) nutzen, können bei Fragen und Beratungsbedarf einen Service Request zum betroffenen SAP-Modul mit dem Präfix „BREXIT:“ und dann die Beschreibung der Anforderung in unserem Support Portal zu eröffnen.
  Unsere Brexit Taskforce übernimmt dann umgehend die Bearbeitung.
• Falls sie noch kein Application Management Support Kunde sind können Sie sich auch gerne an ihren bestehenden NTT DATA Business Solutions Ansprechpartner, oder die nächstgelegene Geschäftsstelle wenden, die einen Kontakt zu unserer Brexit Taskforce im AMS herstellt. Unsere Fachleute klären dann in einer gemeinsamen telefonischen Abstimmung Ihren konkreten Beratungsbedarf.

Brexit und SAP-Systeme: So bleiben Sie informiert!

Damit wir Sie über die laufenden Veränderungen in dieser Sache informieren können, empfehlen wir Ihnen die Anmeldung zu unserem kostenlosen „Schon gehört“-Newsletter. Über diesen Weg erhalten Sie regelmäßig Informationen zu aktuellen SAP-Themen von uns und sind somit stets auf dem neuesten Stand.

Anmerkung:

Bitte beachten Sie, dass diese Information dem aktuellen Kenntnisstand von SAP und NTT DATA Business Solutions entsprechen. Da in diesem Zusammenhang noch kein entsprechendes Abkommen zwischen Großbritannien und der EU besteht, kann sich die Lage kurzfristig ändern und andere Handlungsempfehlungen hervorrufen.

-von Frank Ungewiss, Head of Division Logistics, Managed Services Germany, NTT DATA Business Solutions AG-
E-Mail: [email protected]