Neuer Standard: Elektronische Rechnungsstellung mit PEPPOL

Was ist PEPPOL?

2008 rief die Europäische Kommission das Projekt PEPPOL ins Leben. Es steht für Pan-European Public Procurement Online, also etwa „europaweites elektronisch unterstütztes öffentliches Beschaffungswesen“. Das Ziel: Unternehmen in Europa sollen in der Lage sein, Waren und Dienstleistungen an alle öffentlichen Einrichtungen in Europa zu verkaufen und dies elektronisch abzuwickeln.

Frühere e-Procurement-Lösungen waren oft regional oder branchenspezifisch begrenzt, sodass der Austausch mit internationalen Partnern erschwert oder unmöglich war. Daher wurden nun Standards für gemeinsame E-Procurement-Prozesse festgelegt, die Behörden, öffentliche Institutionen, Industrie und IT-Anbieter nutzen können – auf Basis einer Open-Source-Technologie. Ende 2016 waren bereits 72.000 europäische Unternehmen und Behörden an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Inzwischen ist PEPPOL die verbreitetste Lösung für die elektronische Rechnungsstellung: Rund neun Millionen elektronische Rechnungen und Dokumente werden jeden Monat ausgetauscht. Mehr als 200.000 öffentliche Einrichtungen und Unternehmen sind über 200 zertifizierte Zugangspunkte mit dem Netzwerk verbunden.

UBL-Rechnung, PEPPOL-ID und Co.

Über das Netzwerk von PEPPOL können Unternehmen sich gegenseitig gesicherte Nachrichten schicken, die sogenannten UBL-Rechnungen. Dank der PEPPOL-ID lassen sich Unternehmen und Behörden automatisch identifizieren. Wichtig: Das Netzwerk ist der Übertragungsweg für Daten, während XRechnung und ZUGFeRD die neuen Standards für elektronische Rechnungen definieren.

Vorteile von PEPPOL gegenüber anderen Lösungen

• PEPPOL ermöglicht Unternehmen die elektronische Kommunikation mit allen öffentlichen Institutionen im Beschaffungs- und Rechnungsstellungsprozess (B2G). Gleiches gilt für Transaktionen zwischen privaten Unternehmen (B2B). Das erhöht die Effizienz und senkt die Kosten.
• …deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab und ist nicht auf den Rechnungsaustausch begrenzt.
• …erlaubt einen sicheren und zuverlässigen Austausch von elektronischen Dokumenten mit allen im PEPPOL-Netzwerk registrierten Akteuren.
• …bietet einen Zugang zu dem Zentralen Rechnungsportal des Bundes (ZRE).
• …ermöglicht eine leichte Integration in bestehende Systeme und Standards.

Zugang zu PEPPOL erhalten

Für die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist PEPPOL inzwischen der Kommunikations- und Transport-Standard. Um Rechnungen an den Bund (ZRE) oder an andere Länderportale einzureichen, stehen aber verschiedene Wege zur Verfügung:

• Weberfassung
• Upload
• E-Mail ([email protected])
• De-Mail
• e-rechnung.bremen.de
• PEPPOL (Webservice) über NTT DATA Business Solutions

Mit Ausnahme des PEPPOL-Netzwerks sind die o.g. Wege allerdings für Unternehmen mit einem größeren Volumen nicht geeignet, zumal die Dokumentengröße auf 10 MB pro E-Mail und Rechnung begrenzt ist. Das Netzwerk von PEPPOL stellt hier die beste Option zur automatisierten Rechnungsübertragung dar – eine Verbindung zu allen Plattformen.

Die Nutzung der PEPPOL-Transport-Infrastruktur erfolgt ohne Roaming-Gebühren über sogenannte Access Points (AP). Die NTT DATA Business Solutions AG bietet Ihnen diese Zugangspunkte an.

Möchten Sie Mitglied im PEPPOL-Netzwerk werden, sprechen sie uns gerne jederzeit an.

– von Meik Hempel, Program Manager, NTT DATA Business Solutions AG –
E-Mail: [email protected]