So optimieren it.XIA und die dazugehörige App Ihre Einkaufsprozesse

Die Lösung unterstützt die Einkaufsprozesse in der Konsumgüterindustrie durch eine strukturierte Dateneingabe mit nativen Gerätefunktionen wie Touch-Eingabe, Fotointegration, Scannen von QR-Codes, Signieren per Unterschrift oder Anhängen von Dateien. Anwender*innen können Formulardaten in der App ausfüllen und anschliessend in das SAP S/4HANA-System übertragen.

Das beginnt bei der Warenvereinnahmung im Rahmen einer Wareneingangsprüfung. Lieferscheine checken und optische Kontrollen sind Routine, dazu kommen oftmals Probenentnahmen, die analysiert und dokumentiert werden müssen. Und bei Mängeln wird eine schnelle Dokumentation mit Fotos über ein mobiles Device gebraucht.

Die it.XIA App unterstützt auch die Übertragung von Daten digitaler Lieferscheine ins Warensystem – zum Beispiel via Barcode, QR-Code, Unterschriften, Bilder. Gleiches gilt für den Warenausgang. Eingescannte oder digital empfangene Dokumente können in Microsoft Teams und SharePoint abgelegt oder direkt ins SAP-System übertragen werden. Das strafft den Prozess, vermeidet Fehler und umgeht das recht starre Dokumentenmanagement im SAP ERP-System.

Reklamationen können die Mitarbeitenden zeitnah anstossen und weitere Massnahmen unabhängig von ihrem SAP-Zugang initiieren. Die Teamaufgaben lassen sich mit Checklisten in Microsoft Teams und Outlook koordinieren. Nützlich ist auch die Offline-Fähigkeit, das heisst, Mitarbeitende können Daten aller Art in Lager- und Produktionshallen und an abgelegen Orten erfassen und zeitnah synchronisieren, wenn sie wieder online sind.

Auch Bestellvorgänge werden vereinfacht, indem alle notwendigen Dokumente wie Angebote und Verträge digital verfügbar sind und nahtlos ins SAP-System fliessen können.

Zehntausende Unternehmen sind demnächst vom neuen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen. SAP Ariba unterstützt die Umsetzung, dort können aus umfangreichen Netzwerken, bestehend aus Geschäftspartnern für Waren und Services, zentrale Informationen abgerufen und gleichzeitig vorteilhafte Konditionen über Anbietervergleiche ausgehandelt werden. Wer eine Alternative zu SAP Ariba sucht, kann auch die it.XIA-Lösung nutzen, um vorgeschriebenen Informationen bei seinen Lieferanten einzuholen: Über Formsheets lassen sich mittelständische und regionale Unternehmen einbinden. Das hilft bei der Lieferantenauswahl und -qualifizierung. Wichtig: it.XIA fungiert hier als Medium, die eigentliche Daten- und Content-Verarbeitung läuft über das SAP ERP-System. Die it.XIA App erlaubt auch das Einholen von Zertifikaten im Rahmen des Lieferantenmanagements.

Digitalisierung schafft Transparenz: Bestellungen können über die gesamte Lieferkette hinweg beobachtet und koordiniert werden. Auch Bestellmengen und Preisentwicklungen können Sie über einen gewünschten Zeitraum übersichtlich darstellen. Systematisch und potenziell vollständig gesammelte Daten erlauben Ihnen, die Einkaufsdaten zu Kennzahlen zu verdichten sowie für detaillierte Auswertungen und Reports heranzuziehen. So lässt sich nicht nur eine fundierte Lieferantenbeurteilung vornehmen. Der Procure-to-Pay-Prozess insgesamt kann mit diesen Kennzahlen unter die Lupe genommen und optimiert werden.

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