NTT DATA Business Solutions

e-Procurement-Lösung: Machen Sie Ihr Einkaufsteam smart

Meistern Sie die steigende Nachfrage und die Komplexität des modernen Ausgabenmanagements

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Strategischer und operativer Einkauf. Sind e-Procurement Lösungen ein Muss?

Der Alltag Ihrer Einkaufsabteilung, neudeutsch Procurement, ändert sich massiv durch Digitalisierung und Globalisierung. Zahlreiche Routineaufgaben und Prozesse lassen sich automatisieren oder auslagern. Die Einkäufer selbst bearbeiten künftig stärker strategische statt operative Themen, um etwa die Lieferfähigkeit sicherzustellen. Sie kümmern sich um die nationalen und globalen Geschäftsbeziehungen inklusive der essenziellen Lieferantenbeurteilung.

In komplexen und globalen Wertschöpfungsketten kann die Lieferantenwahl den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg bedeuten: Ein Lieferausfall kostet Geld. Eine schlechte Teilequalität kann Ihr Produkt nutzlos machen. Neue e-Procurement Lösungen unterstützen Sie, die besten Lieferanten zu finden, optimale Konditionen zu erhalten – und gleichzeitig Ihren Beschaffungsprozess maximal effizient zu machen.

Aus Procurement wird das intelligente Ausgabenmanagement

Die Anforderungen und Bedürfnisse der heutigen Geschäftswelt wachsen und die Prozesse werden immer globaler, komplexer und digitaler. Verantwortliche der Lieferkette, des Einkaufs, des Finanzwesens und der Kreditorenbuchhaltung stehen unter starkem Wettbewerbsdruck, wenn es darum geht, Vorschriften besser einzuhalten, Kosten zu senken, die Prozesskontrolle zu optimieren und sich gleichzeitig an die sich wandelnde Arbeitswelt anzupassen. Um diesen wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, benötigen Führungskräfte eine End-to-End-Plattform, die ihnen einen umfassenden Überblick über die Kostenarten liefert und gleichzeitig denjenigen, die damit arbeiten, erstklassige Funktionalität bietet. An dieser Stelle ist der Wechsel zum intelligenten Ausgabenmanagement erforderlich.

Was bedeutet intelligentes Ausgabenmanagement?

In den letzten Jahren wurde das Procurement in das Ausgabenmanagement einbezogen. Heute sprechen wir von intelligentem Ausgabenmanagement, also die Entwicklung hin zu einer strategischen Unternehmensfunktion mit innovativer, technologischer Unterstützung. Mit Cloud-basierter Intelligent Spend Software ist es möglich, alle Source-to-Pay-Prozesse gesetzeskonform und ergebnisorientiert zu digitalisieren. So erhalten Sie die volle Kontrolle über direkte und indirekte Ausgaben, externe Mitarbeitenden sowie Reisen und Spesen.

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6 Faktoren für das intelligente Ausgabenmanagement

#1: Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick

Es wird immer wichtiger, sich einen umfassenden Überblick über alle Ausgabenentscheidungen zu verschaffen. Dazu gehören direkte und indirekte Ausgaben, externe Arbeitskräfte sowie Reisen und Spesen.

  • Direkte Ausgaben: Der Kauf von Waren und Dienstleistungen, die sich direkt auf das Endprodukt auswirken.
  • Indirekte Ausgaben: Der Kauf von Gütern und Dienstleistungen, die den täglichen Betrieb unterstützen.
  • Externe Arbeitskräfte: Unabhängige Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte und verschiedene Dienstleistungsanbieter.
  • Reisen und Spesen: Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und anderen geschäftsbezogenen Aktivitäten.

#2: Traditionelle Massnahmen reichen nicht mehr aus

Die Verwaltung finanzieller Ziele ist der Schlüssel zu einem guten Geschäft. Aber man muss sich auch um die operativen Ziele kümmern.

Einerseits haben Führungskräfte die Aufgabe, die Fertigungsprozesse zu optimieren, um die Kosten zu senken. Andererseits müssen optimierte Fertigungsprozesse auch sicherstellen, dass die Aufträge der Kunden zuverlässig ausgeliefert werden. Lösungen für intelligentes Ausgabemanagement helfen Unternehmen, agil und flexibel auf alle Eventualitäten zu reagieren, die sonst die Lieferkette beeinträchtigen würden.

#3: Auf Nachhaltigkeitsthemen reagieren

Das Bewusstsein und die Entwicklung zu mehr Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit ist wichtiger und aktueller den je. Diese Bewegung hat auch einen grossen Einfluss auf die Verwaltung von Ausgaben.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es von entscheidender Bedeutung, die aktuellen Anforderungen des Umweltschutzes zu erfüllen. Darauf legt die Kundschaft von heute grossen Wert. Die folgenden Fragen müssen beantwortet werden:

  • Wie lassen sich Kohlendioxidemissionen reduzieren?
  • Wie kann man produktiver werden und dennoch nachhaltig bleiben?
  • Wie lassen sich Prozesse implementieren, um Verschwendung zu vermeiden?

Mit datengesteuerter intelligenter Ausgabensoftware und Dienstleistungen lassen sich alle Prozesse verfolgen und Nachhaltigkeitsinitiativen verfolgen.

#4: Aufbau eines zuverlässigen Lieferantennetzes

In vielen Branchen ist die automatisierte Beschaffung längst Standard. Doch oft gibt es keinen zentralen Überblick über alle Lieferantenbeziehungen. Unternehmen brauchen ein umfangreiches und zuverlässiges Lieferantennetz.

Papierlose Ausschreibungen, Verträge und Rechnungen könnten auch das Ausgabenmanagement auf ein neues Niveau heben. Durch die Nutzung von Procurement- und Lieferantennetzwerken werden alle Beschaffungs- und Ausgabenaktivitäten der nationalen und internationalen Märkte an einer Stelle gebündelt. Mit der Lieferantenklassifizierung, -qualifizierung und -bewertung wird es einfacher, zuverlässige Lieferanten zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen. Zudem steigt die Lieferfähigkeit und die Zahlungsprozesse werden schneller.

#5: Soziale Belange unterstützen

Es ist schwierig, einen guten und vertrauenswürdigen Ruf auf dem Markt aufrechtzuerhalten, wenn Lieferanten minderwertige oder unmoralische Arbeitspraktiken anwenden. Die Unternehmen müssen wissen, mit wem sie es zu tun haben.

Im Rahmen eines intelligenten Ausgabenmanagements ermöglicht ein umfangreiches Lieferantennetzwerk die Auswahl von Partnern, die sich an ethische Arbeitspraktiken halten. Darüber hinaus bieten datengesteuerte Lösungen einen 360°-Blick auf die Lieferkette, verbessern den Cashflow und unterstützen die Entwicklung neuer Produkte.

#6: Waren an Endkunden liefern

Black Swan Ereignisse und unterbrochene Lieferketten machen die übliche Routine zu einer Herausforderung. Resiliente Lieferketten sind heute wichtiger denn je zuvor.

Moderne Lösungen für das Ausgabenmanagement und Collaboration Tools helfen Unternehmen dabei, flexibler zu werden und neue Wege für die Beschaffung der benötigten Waren zu entwickeln. Es wird einfacher, sich an unerwartete Veränderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Lieferkette so gut wie möglich abgesichert ist. Ein intelligentes Unternehmen mit intelligenten IT-Lösungen verwaltet finanzielle, betriebliche, ökologische und soziale Ziele konsequent – über alle Anwendungen hinweg.

Ein Kurzüberblick – Diese Einkaufsmanagement Lösungen können Ihnen helfen

Vertiefen Sie Ihre Kenntnisse

Wie unsere Spend-Management-Lösungen unterstützen

Unsere cloudbasierten intelligenten Ausgabenlösungen helfen den Verantwortlichen für die Beschaffung und anderen relevanten Stakeholdern, einen ganzheitlichen Überblick über die Ausgaben zu erhalten und den Unternehmenswert zu steigern. Unternehmen sind nun in der Lage, Einkäufer und Lieferanten auf einem digitalen Marktplatz zu verbinden, ein- und ausgehende Kosten zu kontrollieren und Transparenz über Ausgaben zu erhalten – alles aus einer Hand. Darüber hinaus unterstützen diese effektiven Lösungen bei dem Management einer zunehmend externen Belegschaft, vom ersten Onboarding bis zur abschliessenden Qualitätsprüfung.

In Kombination mit unserem Know-how und unseren Best Practices sowie unseren eigenen Lösungen und Services bietet Ihnen NTT DATA Business Solutions die perfekte Grundlage für ein intelligentes Ausgabenmanagement. Mit unseren Lösungen können wir die folgenden Verbesserungen für unsere Kunden erreichen:

80%
Kostenminimierung bei der Bearbeitung einer Rechnung
75%
Zeitersparnis bei der Bearbeitung einer Rechnung
1,5 Tage
Bearbeitungszeit von der Rechnung bis zur Zahlung

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David Gardini

David Gardini

Verkaufsleiter Discrete Industries