Qualtrics Çalışan Yaşam Döngüsü Yönetimi Nedir?

Yıllık engagement anketinin, herhangi bir çalışan deneyimi programının önemli bir parçası olmasına rağmen, çalışan deneyimini iyileştirme söz konusu olduğunda en önemli faktör olmadığı yaygın olarak kabul edilmektedir.

Şirketler, çalışan bağlılığının yılda bir kez yapılan bu anlık ölçümünden, kaynaklarını fark yaratacak yere odaklayan yeni bir yaklaşıma doğru giderek yaklaşmaktadır.

Yaşam Döngüsü Yönetimi ile çabanızı ve yatırımınızı, bir çalışanın yolculuğunda hem onlar hem de sizin için en etkili olan anlara yoğunlaştırabilirsiniz.

Yaşam Döngüsü Yönetimi işe alım, eğitim, oryantasyon ve çıkış gibi aşamaların yanı sıra çalışanların doğum izninden döndüğü, rol değiştirdiği veya lokasyon değiştirdiği anlar gibi daha kişiselleştirilmiş anları içerir.

Beş aşamalı çalışan yaşam döngüsü modeli, bir şirkette geçirdikleri süre boyunca çalışanlar için en kritik anları gösteren, en çok kabul gören yolculuk haritasıdır.

Her birinin çalışanların bağlılığını ve işverenlerine sağladıkları değeri etkilediği bilinmektedir. Bunlar aynı zamanda şirketlerin önemli zaman ve para yatırımları yaptığı noktalardır, bu nedenle bu anları doğru anlayıp anlamadığınızı bilmek önemlidir.

Yaşam Döngüsünü Kuruluşunuza Göre Özelleştirme

Beş aşamalı çalışan yaşam döngüsü modeli çoğu şirket için tipik olsa da, şirketinizin çalışan yolculuğunda önemli olan benzersiz anları da olabilir. Örneğin, personelinizin yer değiştirmesi sık görülen bir gereksinimse, bu andaki deneyimleri takip etmek şirketinizin mümkün olan en iyi yeniden yerleştirme deneyimini sağladığından emin olmak için önemli olabilir.

Çalışanlarınız için Yaşam Döngüsünü Kişiselleştirme

Onboarding, eğitim, yer değiştirme vb. gibi kuruluş tarafından kontrol edilen anların yanı sıra, kontrolünüz dışında çalışanlarınızın deneyimi üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilecek pek çok an vardır.

Örneğin, bir çalışan için tamamen şirketinin kontrolü dışında yer alan kişisel deneyim olan doğum iznini ele alalım. Bununla birlikte, ayrılmadan önce ve geri döndüklerinde deneyimi iyileştirmek için şirketin nasıl ilerleyeceğini yönetmek, şirketin kontrolü dahilindedir ve çalışanın deneyimi üzerinde olumlu bir etkisi olabilir.

Bu şekilde daha kişiselleştirilmiş anları ve bunları geliştirmek için neler yapabileceğinizi belirlemek, deneyime daha bütünsel bir bakış açısı sağlamaya yardımcı olabilecek ek temas noktaları sağlar.

Kuruluşunuz içinde önemli olan anları tanımlamak için çalışan yolculuğunun temel aşamalarıyla başlayın.

Aksiyon alınabilir – Çalışan için önemli olmanın yanı sıra, kuruluşun eylemleri aracılığıyla etkileyebileceği ve değiştirebileceği bir şey olmalıdır.

Şirket ile bağlantılı –  KPI’larla ve inisiyatif geliştirmeyle bağlantılı yani kuruluşa yatırım getirisi sağlayacak anları seçin.

Yaygın  – Çalışanlarınızın genelinde veya içindeki büyük gruplar tarafından genellikle paylaşılan veya yaygın olarak karşılaşılan deneyimleri seçin.

Yukarıdaki 3 basit kuralı karşılamanın yanı sıra, şirket genelinde çalışanlarınızdan ne zaman geri bildirim alacağınız konusunda yararlı ara noktalar işlevi gören yaygın olaylar vardır:

• Giriş, çıkış veya konum değişikliği gibi geçiş noktalarında değişiklik
• Üç aylık değerlendirmeler gibi performans değerlendirme aşamaları
• Terfiler, rol değişiklikleri ve çalışma yıldönümleri gibi önemli kilometre taşları veya başarılar
• Örneğin, yeni bir müşteriyle sözleşme imzaladıktan sonra, müşteri geri bildirimlerinin değerlendirilme aşamaları

Yaşam döngüsü yönetiminin önemli bir faydası, çalışan deneyimindeki iyileştirmeleri bir bütün olarak iş üzerindeki etkiyi gösteren KPI’lara bağlama yeteneğidir.

Yaşam döngüsünün her aşamasında, İK, eğitim ve geliştirme, işe alma ve işe alım ekipleri için belirlenmiş KPI’lar vardır. Bu temel aşamaların her birinde geri bildirim toplamak, iyileştirmelerinizin temel KPI’larınızı nasıl etkilediğini göstermenize yardımcı olacaktır.

Her aşamanın kendi KPI’ları olsa da, hepsi birbirine bağlıdır ve her bir KPI tüm yaşam döngüsü boyunca birbirini etkiler. Bu KPI’ları gruplar halinde görüntülemek, kuruluşun temel operasyonel ölçütleri üzerindeki etkilerinin hafife alınması riskini taşır. Ancak İK ekipleri, birleştirilmiş veri setinin bütünsel bir görünümünü alarak yaşam döngüsünün hangi aşamalarında hangi eylemlerin bir bütün olarak iş üzerinde etkiye sahip olacağını belirlemeye başlayabilir. Örneğin alışma süresinin, alışmanın ötesinde bir etkisi olduğu açıktır. Hızlandırılmış bir alışma süresi yalnızca üretkenliği etkilemekle kalmayacak, aynı zamanda bağlılığı da etkileyecektir. Benzer şekilde, çalışan bağlılığında artışın yıpranmayı azalttığı ve verimliliği artırdığı gösterilmiştir.

“Çıkış” aşamasında amaç, çıkış sürecine belirli bir KPI eklemek yerine, diğer aşamalarda KPI’ları nelerin etkilediğine ilişkin veri ve geri bildirim toplamak olabilir. Örneğin, insanların kuruluştan neden ayrıldığını anlayarak, yıpranma oranınızı azaltmak için elde tutma aşamasında daha etkin müdahale edebilirsiniz.

Bu nedenle, çıkış aşamasının kendisinde eklenmiş belirli bir KPI bulunmamakla birlikte, yaşam döngüsünün diğer aşamalarındaki eylemlerinizi ve iyileştirmelerinizi bilgilendiren temel bir temas noktasıdır.

Mevcut bir çalışanın yerine yeni birini işe almak şirkete bir çalışanın yıllık maaşının yaklaşık %33 fazlasına mal olur. Yüksek performanslı ve bağlı ekip üyelerini kaybetmek, diğer çalışanları, marka değerinizi ve yüksek kaliteli hizmet sunma becerinizi etkileyebilir.

ADIM 2: GELECEK DURUMU BELİRLEYİN

Etkili yaşam döngüsü yönetimi, her zaman hedefe yöneliktir. Bu nedenle, planlamanın ilk aşamalarındayken, çalışan yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarının mevcut durumunu özetlediğinizden ve en azından gelecekleri için en uygun yönü tartışmaya başladığınızdan emin olun. Daha da iyisi, her aşamanın olmasını istediğiniz yere ilişkin net hedefler belirleyin.

Bu adım sayesinde ekibiniz uygulamaya koyduğunuz ölçümlerin arkasındaki nedeni daha rahat anlayacaktır. Aşağıda yer alan yönlendirmeler bu adımı verimli şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.

• Her anket mekanizmasına eklenmesi en önemli olan konu alanlarını belirleyin.
• Takımı ortak hedeflere göre hizalayın.
• Ölçümün, gerçek değişimi sağlamayı hedeflediğinden ve sadece ölçüm için ölçüm olmadığından emin olun.

Yaşam döngüsü programınız yürürlüğe girdikten sonra, bu başlangıç hedeflerini yeniden gözden geçirmek, ölçümlerinizdeki herhangi bir değişikliğin veya bunların sonucu olarak yapılan eylemlerin sizi doğru yöne götürdüğünden emin olmanıza yardımcı olacaktır.

ADIM 3: PLANINIZI HAYATA GEÇİRİN

Artık her aşama için farklı geri bildirim mekanizmalarınızı devreye almaya başlayabilirsiniz.

Programınızı canlıya almadan önce, düşünmeniz gereken birkaç nokta var:

• Ne sıklıkla ölçülmeli?

Yaşam döngüsü aşamalarının çoğu belli bir olayla otomatik olarak tetiklenecek olsa da, yine de bir kadansa (yıllık, iki yılda bir veya üç ayda bir nabız anketi vb.) karar vermeniz gerekecektir.

• Kimden geri bildirim toplanmalı?

Tüm çalışanlarınızdan geri bildirim isteyecek misiniz yoksa örnekleme kullanacak mısınız? Örneklemenin etkili olması için kuruluşunuzda en az 5.000 çalışana ihtiyacınız olacağını unutmayın.

• Ölçüm öncelikleriniz nelerdir?

Etkisiz veya daha kötüsü, kullanışsız ve ilgi çekici olmayan çalışan geri bildirim mekanizmalarını uygulamaktan kaçınmak için dikkatli bir şekilde planlamak önemlidir.

Şirketinize en büyük yatırım getirisini sağlayabilecek veya çalışanlarınız için en önemli sorunları ele alabilecek ölçümlere öncelik verin. Örneğin, çalışan devir hızı düşükse, öncelikle çıkış süreci ölçümüne yatırım yapmak şirketinizin bir ihtiyacını karşılamayacaktır. Ancak, şirketiniz yakın zamanda yeni bir aday yönetim sistemine yatırım yaptıysa, bunun aday deneyimi üzerindeki etkisini değerlendirmeye açık bir ihtiyaç vardır.

• Başlangıç noktası nerde olmalı?

Programınızın tanıtımını, kuruluşun mevcut geri bildirim kültürüne, değişime hazır olma durumuna ve bir yaşam döngüsü programını desteklemek için mevcut kaynaklara göre ayarlamak önemlidir. İşe alım dönemi, genellikle başlamak için harika bir yerdir — İşe alım programınızın gücü, bir çalışanın şirketinizin bir parçası olarak deneyiminin ilk aşamasıdır – ve başarılı bir işe başlangıç süreci, çalışanların hızla değer sunabilmeleri için yeni rollerini verimli bir şekilde ayarlamalarına ve öğrenmelerine yardımcı olur.

Harvard Business Review’a göre, yeni işe alınanların %33’ü işe başladıkları ilk altı ay içinde yeni bir iş arıyor ve bu büyük ölçüde işe alım süreci deneyimlerine bağlanmaktadır.

Süreç boyunca önemli aşamalarda işe alım anketlerini otomatikleştirmek, programınızın etkinliğini anlamanıza ve yeni çalışanlarla ilgili karşılanmamış ihtiyaçları veya riskleri teşhis etmenize olanak tanır.

Yetenekli kişileri işe alıp elde tutmaktan, işgücünüzün optimal performansı için modern ve entegre İnsan Kaynakları teknolojilerini uygulamaya kadar kapsamlı çözümler sunuyoruz. Daha fazla bilgi almak için: Yetenek Yönetimi Çözümleri ile Çalışan Etkileşiminizi Artırın (nttdata-solutions.com)

Kaynak:

• https://blog.gitnux.com/employee-onboarding-statistics/
• Brandon Hall Group: “The True Cost of a Bad Hire”, cited January 2023 (Source)
• https://www.gallup.com/workplace/353096/practical-tips-leaders-better-onboarding-process.aspx
• https://success.qualtrics.com/rs/542-FMF-412/images/EX_Lifecycle_eBook_FINAL_edit.pdf
• https://www.qualtrics.com/ebooks-guides/employee-lifecycle-feedback/
• https://www.qualtrics.com/uk/experience-management/employee/exit-interviews/
• https://www.qualtrics.com/uk/experience-management/employee/onboarding-surveys/?rid=ip&prevsite=en&newsite=uk&geo=TR&geomatch=uk

Seray Gürdil
Digital Experience Consultant