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SAP-Transformation zu einem intelligenten Unternehmen mit LeanIX

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Wenn Unternehmen heute ihre IT-Strategie für die nächsten fünf bis zehn Jahre entwickeln, müssen sie dabei einer Vielzahl von Aspekten berücksichtigen. Das betrifft zum einen interne Faktoren. So ist die IT-Landschaft bei vielen Unternehmen über die Jahre stetig gewachsen und setzt sich deshalb aus etlichen SAP- und Non-SAP-Systemen zusammen – was ein hohes Mass an Komplexität bedeutet. Zudem reiben sich of die Mitarbeitenden der IT-Abteilung zwischen dem Betrieb der bestehenden Landschaft und der Umsetzung von Innovation auf. Zum anderen wirken externe Faktoren auf die IT-Strategie ein. Dazu gehören vor allem sich rasch wandelnde Anforderungen der Kund*innen und immer neue Wettbewerber am Markt. Wollen sich Unternehmen in diesem Umfeld behaupten, müssen sie eine Reihe von Handlungsfeldern angehen. Das reicht von der konsequenten Automatisierung von Prozessen, um die Effizienz zu steigern und damit wirtschaftlicher zu arbeiten, über den systematischen Einsatz von Daten, um Kund*innen gezielter anzusprechen und so den Umsatz zu steigern, bis zur Etablierung innovativer Geschäftsmodelle.

Um all das leisten zu können, sollten Unternehmen ihre IT-Architektur prüfen und eine SAP-S/4HANA- sowie Cloud-Strategie formulieren. Bei der Umsetzung der Strategie in Projekten oder grossen Programmen (z.B. RISE with SAP) treten typischerweise einige Herausforderungen auf:

Komplexe bestehende IT-Landschaft

Die bestehende IT-Landschaft setzt sich aus verschiedenen SAP- und Non-SAP-Systemen mit länderspezifischen Konfigurationen, benutzerdefinierten Modulen, Schnittstellenabhängigkeiten und manuellen Workflows zusammen. Dadurch ist es kaum möglich, Transparenz über Business Capabilities, Prozesse und IT-Assets zu gewinnen. Hinzu kommt, dass der Betrieb der bestehenden IT-Landschaft oft kostenintensiv ist. Ausserdem lässt sich die IT-Landschaft nur schwer mit modernen, API-basierten Systemen integrieren. Mit unserem Integration-Advisory-Ansatz erstellen wir für unsere Kunden eine ganzheitliche Strategie, um von historisch gewachsenen Lösungen hin zu einer modernen Enterprise Integration zu kommen.

Ownership und Verantwortlichkeiten

Die Transformation umfasst viele parallel laufende Analysen, Bewertungen, Migrationen und andere übergreifende Aktivitäten, an denen eine Vielzahl von unterschiedlichen Stakeholdern beteiligt sind. Fehlendes Verständnis für die Verantwortlichkeiten der jeweiligen Stakeholder gestaltet das Projektmanagement komplizierter und macht Transformationsprojekte langsamer.

Schlechte Projektumsetzung

Transformationsprojekte scheitern häufig, weil sie nicht gründlich genug vorbereitet wurden. Die detaillierte Ausarbeitung von Business-Zielen, die Planung von Roadmaps sowie die Überwachung von Projektabhängigkeiten, Risiken und Kosten sind unabdingbar für eine erfolgreiche Transformation. Dagegen können eine unzureichende Dokumentation, eine mangelhafte Nachverfolgung des Projektstands und konkurrierende Prioritäten zu falschen Entscheidungen führen.

Unzureichende Umsetzung und Bewältigung von Veränderungen

Die IT ist kein statisches Gebilde – sie ist immer „in Bewegung“, da sich die Lebenszyklen von Applikationen und IT-Komponenten stets verändern. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ohne eine gründliche Verfolgung der Abhängigkeiten und ohne eine Überwachung der Datenflüsse kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

EAM als Rahmen für die Transformation

Um die Reise zu einem Intelligent Enterprise auf der Grundlage von SAP S/4 HANA und der SAP Business Technology Platform zu beginnen, sollten Unternehmen unbedingt einige Punkte im Blick haben:

  • Entwurf der ERP-Zielarchitektur und Evaluierung der Möglichkeiten für ein On-Premises- oder Cloud-Hosting-Modell oder für die Realisierung einer hybriden Architektur
  • Entwurf einer umfassenden ERP-Integrationsarchitektur, die Standardintegrationen für typische Integrationsanwendungsfälle wie On-Premises-to-On-Premises, On-Premises-to-Cloud und Cloud-to-Cloud bereitstellt
  • Bewertung möglicher Migrationsoptionen auf der Grundlage der Auswirkungen auf die Architektur und unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten

Diese Aufgaben lassen sich optimal im Kontext von Enterprise Architecture Management (EAM) erfüllen. Denn durch EAM wird im Detail nachvollzogen, wie Business und Technologie zusammenhängen. Dazu dient in der Regel ein Ebenen-Modell, das die einzelnen Bestandteile der Enterprise-Architektur durchdekliniert – beispielsweise von der Strategie über die Geschäfts- und Informationsarchitektur bis zur Applikations- und Basistechnologiearchitektur. Für die Transformation nach SAP S/4HANA ergeben sich daraus einige Vorteile:

Transformation beschleunigen

  • Optimierte Strategie- und Szenarienplanung für die Transformation nach SAP S/4HANA
  • Schnellere und verlässliche Entscheidungen auf der Grundlage aktueller, nicht gesammelter Daten
  • Ad-hoc verfügbare Berichte, die den manuellen Aufwand für das Management-Update reduzieren

Transparenz gewinnen und Zusammenarbeit ermöglichen

  • 360-Grad-Übersicht über Transformationsinitiativen, ihre Ist- und Soll-Architektur
  • Eine einzige Quelle der Wahrheit, integriert mit SAP Signavio
  • Verbesserte Abstimmung von Prozessverantwortlichen, Transformationsmotoren und Systemexperten

Risiken identifizieren und verwalten

  • Frühzeitiges Erkennen von Abhängigkeiten zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen in leicht verständlichen Berichten
  • Automatisch aktualisierte Software- und Hardware-Lebenszyklen aktueller und zukünftiger IT-Komponenten
  • Weniger Ausfallzeiten und eingesparte Projektkosten bei S/4HANA-Transformationen

LeanIX: Tool-gestütztes EAM

Wenn Unternehmen sich für einen Unterstützung durch Enterprise Architecture Management entscheiden, sollten sie sich auch für ein geeignetes Tool entscheiden. Zentraler Anforderung dabei: Das Tool sollte die EAM-Ergebnisse transparent machen und für das Projekt sowie darüber hinaus für die gesamte Transformation bereitstellen. Möglich ist das grundsätzlich mit den üblichen Office-Anwendungen wie Excel, Powerpoint oder Visio. Performanter sind dezidierte EAM-Tools. Nicht nur, weil sich mit ihrer Hilfe die Komponenten einer Enterprise-Architektur und deren Zusammenhänge leichter und besser visualisieren und beurteilen lassen. Sie fördern mit verschiedenen Funktionen auch die Kollaboration der beteiligten Stakeholder mit Business- und Technologiehintergrund.

Besonders geeignet ist aus unserer Sicht im SAP-Umfeld sowie bei der Transformation nach SAP S/4HANA die EAM-Lösung von LeanIX. Im Juni 2022 haben beide Unternehmen angekündigt, ihre bereits bestehende Partnerschaft weiter auszubauen und zu vertiefen. Durch die native Integration von LeanIX und SAP Signavio haben sich beide Werkzeuge bereits in der Vergangenheit sehr gut ergänzt und durch eine gute User Experience schnell zu Ergebnissen geführt. Die Kombination beider Tools kann SAP-Projekte in Bezug auf Prozess- und Architekturebene sehr gut unterstützen. Für Automatisierungen und Integration von anderen Systemen bietet NTT DATA Business Solutions Lösungen auf Basis der SAP Integration Suite, damit Daten nicht mehrfach beziehungsweise manuell erfasst werden müssen.

Durch die Nutzung von Enterprise-Architektur-Management-Prozessen sind Kunden in der Lage, ihre kontinuierliche Transformation schnell voranzutreiben. Mit einer Kombination aus Prozessdaten (SAP Signavio) und Enterprise Architektur Management (EAM) können Unternehmen Fragen auf verschiedenen Ebenen schnell beantworten und gute Entscheidungen treffen. Zusätzlich können in einer zweiten Phase auch Daten aus dem SAP Process Insights (BPI) oder dem Cloud Application Lifeclye Management (CALM) integriert werden, um die Tiefe und Breite der Datenbasis zu erweitern.

In vielen Projekten werden wir immer wieder mit typischen Fragen zum Einsatz von EAM konfrontiert:

Ist EAM immer ein teures und langfristiges Projekt (EAM-Prozess und -Tools)?

Die Erfassung von Basisinformationen ist sehr hilfreich. Es ist aber nicht notwendig, die gesamte IT-Landschaft einschliesslich aller EAM-Artefakte zu dokumentieren. Vielmehr empfiehlt es sich, mit spezifischen Fragen zu beginnen, die Daten gemeinsam zu generieren und die Integration zu nutzen, um die Daten ohne manuellen Aufwand auf dem neuesten Stand zu halten.

Ist für EAM ein Tool erforderlich?

Mit Office-Produkten, Tools wie Miro und Mural oder White Boards zu beginnen, ist eine gute Möglichkeit. Wenn es dann um Auswertungen, Analysen und kollaboratives Arbeiten zwischen Business und IT geht, hilft ein dezidiertes Tool ungemein. Natürlich ist eine Investition notwendig, aber es hilft, die richtigen Dinge richtig zu tun.

Ist EAM erforderlich, um einen Clean-Core-Ansatz erfolgreich umzusetzen?

Die Verwendung von SAP Best Practices und eines Clean Core ist aus unserer Sicht eine gute Entscheidung, um SAP S/4 HANA so zu implementieren, dass sich mit der Software die Herausforderungen der nächsten zehn oder zwanzig Jahre meistern lassen. Allerdings führt SAP mit dem RISE-Programm und dem Fokus auf modernes Cloud-basiertes ERP-System insgesamt weg von einer monolithischen Anwendung und hin zu einer Microservice-basierten Landschaft, was den Betrieb und die Weiterentwicklung eher wichtiger macht.

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