HR-Software: 360-Grad-Blick auf die Mitarbeiter

Globaler Fachkräftemangel und alternde Belegschaften stellen für die meisten Unternehmen ein Risiko dar. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die richtigen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben – damit Ihre Geschäftsstrategie aufgeht. Wissen Sie, wie Sie Ihre Personalplanung perfektionieren und wie HR-Software dabei helfen kann?

HR im Wandel: Herausforderungen und Potenzialen mit System begegnen

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und so auch die Personalverwaltung. Durch die Digitalisierung entstehen neue Berufsbilder, Mitarbeiter fordern moderne Arbeits(zeit)modelle, agiles, projektbasiertes Arbeiten ist im Trend. Durch die Corona-Krise hat sich zudem Remote Work etabliert – plötzlich befinden sich nicht mehr alle Mitarbeiter an einem Unternehmensstandort. Eine Entwicklung, die sowohl viel Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein sowie ein neues Verständnis von Führung und Teamarbeit bei Mitarbeitern erfordert als auch eine veränderte Strategie im Bereich Unternehmenskultur, Recruiting und Human Resources Management.

Inmitten dieser Transformation bleibt der Fokus auf dem Menschen: Wie können Mitarbeiter, deren Aufgaben durch die fortschreitende Automatisierung wegfallen, in Zukunft sinnvoll in die Organisation des Unternehmens eingebunden werden? Wie können Unternehmen den individuellen Wünschen und dem Know-how der Mitarbeiter bestmöglich begegnen? Und wie erfüllen Beschäftigte die Anforderungen, die die neue Arbeitswelt mit sich bringt, Stichwort „Lebenslanges Lernen“? Personalarbeit beginnt im Grunde bereits bei der Auswahl neuer Mitarbeiter: Doch wie findet das Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels geeignetes Personal? Und wie bindet es gewonnene Talente und High Performer langfristig?

Die Aufgabe der HR-Abteilung ist es, für diese Herausforderungen und Potenziale passende Lösungen zu entwickeln bzw. Nutzen zu finden. Dabei geht es vor allem um eine Idee, wie Mensch und Maschine effektiv miteinander verbunden werden können. Während Menschen verstärkt kommunikative, koordinative, kreative und soziale Kompetenzen benötigen, übernehmen intelligente Technologien einen Grossteil an repetitiven Aufgaben und Prozessen. Veränderte Strukturen und Arbeitsbedingungen führen zwangsläufig zu neuen Bewertungsmassstäben, die letztendlich über den Verlauf von Gehalt und Karriere entscheiden – auch hierfür muss das Unternehmen entsprechende Modelle und Lösungen erarbeiten.

Von der Excel-Tabelle zur HR-Software: Gestalten Sie die Personalverwaltung und das Personalmanagement Ihres Unternehmens effizient!

HR-Software kann Unternehmen strategisch und wirksam beim Human Capital Management (HCM) und Human Experience Management (HXM) unterstützen. Ob es um geschicktes Recruiting, effiziente Planung, Zeiterfassung, leistungsgerechte Bezahlung oder Talent Management geht: Mit einer all-in-one-Lösung haben Sie alle relevanten Daten und wichtige Aufgaben zum Thema Personal auf einer Plattform gesammelt und jederzeit im Blick. Die Wahl der richtigen Personalmanagement-Software ist allerdings gar nicht so einfach. Um einen Vergleich zwischen den verschiedenen Anbietern, den Funktionen und Vorteilen ziehen zu können, sollten Sie zunächst folgendes Verständnis von moderner HR bekommen:

Voraussetzung für eine digitale Transformation im Personalwesen ist, neben einer leistungsstarken IT-Infrastruktur, HR-Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren – und zwar über Standort- und Ländergrenzen hinweg. Die Software-Lösung baut auf diesem Standard auf und ermöglicht so, HR-Daten zu erfassen, zu analysieren, auszuwerten, Reportings zu erstellen und global zu nutzen. Digitale Transformation bedeutet demnach nicht, eine Papierform in ein elektronisches Formular umzusetzen, sondern einen einheitlichen und kontinuierlichen Prozess zu schaffen.

Nehmen wir das Beispiel „digitale Personalakte“: Was wäre es für eine Erleichterung, wenn Sie nie mehr Personaldaten suchen müssten? Wenn die Personaldaten vollständig, fehlerfrei und gesetzeskonform verwaltet wären? Gerade in mittelständischen Unternehmen ist Excel nach wie vor das Tool der Wahl für Zeiterfassung und Personalplanung. Die HR-Abteilung verbringt erfahrungsgemäss viele Stunden damit, Daten manuell in verschiedenen Listen zu verarbeiten. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern in Hinblick auf die DSGVO auch oft nicht sicher genug. Durch die Digitalisierung von Stammdaten in einer elektronischen Personalakte werden alle Informationen und Dokumente hingegen zentral gepflegt. Sogar von den Mitarbeitern selbst, etwa wenn es um einen Antrag für Urlaub oder Weiterbildung geht. So ist das System immer auf dem neuesten Stand. Die HR-Abteilung wird wiederum enorm entlastet: Das Tool erinnert alle Beteiligten automatisch an wichtige To Do’s und Fristen, sie entscheidet lediglich über Zugriffsrechte und bestätigt Vorgänge. Papierstapel gehören der Vergangenheit an, es entsteht echter Workflow.

HR-Software: On-Premise oder Cloud?

Wer sich statt für On-Premise für ein Cloud-basiertes System entscheidet, profitiert von zahlreichen Funktionen. Eine HR-Cloud:

  • führt sämtliche Mitarbeiterdaten global zusammen
  • bietet alle notwendigen Self-Service-Szenarien, sodass Mitarbeiter direkt nach der Einführung davon Gebrauch machen können
  • bietet mobile Anwendungen für die Bearbeitung von unterwegs
  • ermöglicht einen 360-Grad-Blick auf HR-Daten
  • lässt sich durch einzelne Module bedarfsgerecht aufbauen – bis hin zum umfangreichen Länder-Roll-out
  • ist auf die Unternehmensgrösse skalierbar und somit ein geeignetes Tool für kleine Unternehmen, mittleren Unternehmen wie grosse Unternehmen
  • ist sicher, denn die Daten liegen nicht auf dem eigenen Server, sondern auf dem Server des Anbieters. Das bedeutet auch, dass Updates automatisch vom Anbieter durchgeführt werden und die Lösung so immer auf dem technisch und funktional neuesten Stand ist.

Wer das Personalmanagement digital transformiert, wird innerhalb des Unternehmens, auch in den Augen der Geschäftsführung, als strategischer Partner wahrgenommen – weil sich die gesamte Organisation auf die Zahlen verlassen kann. Zu den führenden Software-Anbietern im Bereich der digitalen Transformation des Personalmanagements gehört SAP. In einer persönlichen Beratung zeigen wir Ihnen gerne, wie Ihr Unternehmen mit der HXM Suite von SAP SuccessFactors intelligente und vernetzte HR-Lösungen und -Prozesse schafft.

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NTT DATA Business Solutions
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