HR-Chatbots können helfen, eine hervorragende Employee Experience zu bieten

Chatbots sind ein leistungsfähiges Werkzeug, das häufig im Online-Kundendienst eingesetzt wird. Aber auch im Personalwesen können sie eine nützliche Funktion erfüllen. Der Erfolg von NTT DATA Business Solutions bei einem kürzlich durchgeführten SAP SuccessFactors-Hackathon hat die Leistungsfähigkeit von HR-Chatbots gezeigt.

Büroangestellte sind oft mit kleinen Aufgaben konfrontiert, die zusammengenommen viel Zeit in Anspruch nehmen können. In der Personalabteilung könnte eine solche Aufgabe zum Beispiel mit dem Onboarding zu tun haben.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem eine Reihe neuer Mitarbeiter gerade ihre Arbeit aufgenommen haben und noch auf Informationen über die Unternehmensrichtlinien warten. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung, der die Aufgabe hat, diese neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Informationen zu versorgen, muss möglicherweise zunächst die entsprechende Liste mit den Namen der Mitarbeiter aus einer Unternehmensdatenbank abrufen. Dann muss er die entsprechenden Unterlagen für die Einarbeitung zusammenstellen. Als Nächstes müssen sie diese per E-Mail verschicken. Und schließlich müssen sie in einer Datenbank nachsehen, ob die betreffenden Mitarbeiter die benötigten Unterlagen erhalten haben.

Keine der Aufgaben im obigen Szenario ist besonders schwierig. Einzeln betrachtet mögen sie nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung so etwas regelmäßig tun muss, kann die benötigte Zeit schnell von Minuten auf Stunden oder am Ende des Jahres sogar auf Tage ansteigen.

Wenn nur solche sich wiederholenden, geringwertigen Aufgaben automatisiert werden könnten, oder? Die Mitarbeiter der Personalabteilung hätten dann mehr Zeit für Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit und ihr Können erfordern.

HR-Chatbots können ungeahnten Nutzen bringen

Bei einem kürzlich durchgeführten SAP-Hackathon hatten NTT DATA Business Solutions und andere teilnehmende Unternehmen die Aufgabe, mithilfe von Tools wie Chatbots neue Anwendungsfälle in SAP SuccessFactors zu entwickeln. NTT DATA Business Solutions entwickelte ein Tool, das Chatbots mit anderen Technologien kombinierte, um die gleichen Aufgaben wie im obigen Szenario zu bewältigen: Durchsuchen von Mitarbeiterlisten, Sammeln von Onboarding-Materialien und Versenden per E-Mail.

Das Team von NTT DATA Business Solutions war nicht nur erfolgreich, sondern der SAP SuccessFactors Chatbot war auch einfach zu bedienen. Über ein einziges Chat-Fenster konnte ein Mitarbeiter der Personalabteilung das automatisierte System ohne spezielle Programmiersprache in Gang setzen.

Der Mitarbeiter bittet den Chatbot, ihm eine Liste von Kandidaten für den Onboarding-Prozess zu zeigen (klicken Sie, um weitere Details zu sehen)

Der Bot zieht eine Liste in SAP SuccessFactors.

Natürlich ist dies nur ein Beispiel. Die Möglichkeiten für eine solche Technologie gehen über SAP SuccessFactors hinaus. Die Technologie – Chatbots und RPA-Bots – kann auf fast alles angewendet werden. Überall, wo es sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben gibt, können diese Aufgaben automatisiert werden.

Automatisieren Sie Ihren Weg zu einer besseren Employee Experience

Die Chatbot-Onboarding-Lösung von NTT DATA Business Solutions zeigt, welche Auswirkungen die Automatisierung im Personalwesen haben kann. Am offensichtlichsten ist die Zeitersparnis. Aber die Automatisierung kann auch andere wichtige Vorteile bringen.

Eine automatisierte Aufgabe ist z. B. weniger fehleranfällig. Die Automatisierung kann nahezu garantieren, dass z. B. eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse vermieden wird. Automatisierte Funktionen können die Einhaltung von Vorschriften einschließen, so dass das Risiko rechtlicher oder ethischer Fehler geringer ist. In Kombination mit Cloud-Diensten können sie von überall aus ausgelöst werden. Und da Chatbots weder Urlaub noch Krankheit nehmen, sind die Dienste rund um die Uhr verfügbar.

Alle Vorteile, die HR-Chatbots mit sich bringen, summieren sich zu einem besseren Mitarbeitererlebnis. Das gilt sowohl für die Onboarding-Kandidaten in unserem obigen Beispiel als auch für den HR-Mitarbeiter.

Dank eines automatisierten Prozesses ist es wahrscheinlicher, dass die Bewerber beim Onboarding die benötigten Materialien zum richtigen Zeitpunkt erhalten. Der Mitarbeiter der Personalabteilung hat mehr Zeit für erfüllendere und wertvollere Aufgaben. Wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen, leisten sie bessere Arbeit und haben weniger Stress am Arbeitsplatz.

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