Krajowy System e-Faktur to temat budzący wiele emocji wśród firm pracujących na systemach SAP. Wejście w życie przepisów związanych z dostarczaniem faktur w nowym, ustrukturyzowanym formacie zostało zaplanowane na 2024 rok. Obecnie już pierwsze przedsiębiorstwa rozpoczynają przygotowania do integracji z KSeF, aby uniknąć presji czasu i kompleksowo podejść do zmian, które swym zasięgiem obejmą zarówno działy finansowo-księgowe, jak i wiele innych obszarów w organizacji.
NTT DATA Business Solutions
KSeF: jak przygotować firmę na wejście nowych przepisów
Dlaczego warto rozpocząć przygotowania z wyprzedzeniem?
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, podobnie jak obsługa raportowania plików JPK, to złożony projekt, który stawia przed firmami określone wyzwania techniczne, organizacyjne i procesowe. Przygotowania do projektu warto rozpocząć od zbudowania wewnętrznego zespołu projektowego, którego kompetencje pozwolą zarówno na realizację celów biznesowych, jak i na wsparcie prac technicznych w systemie. Aby sprostać tym wyzwaniom, zespół odpowiedzialny za integrację z KSeF powinny tworzyć zarówno osoby reprezentujące działy finansów i księgowości, jak i osoby pełniące funkcje techniczne, które będą uczestniczyły w działaniach związanych z przygotowaniem infrastruktury, czy też integracją z zewnętrznymi rozwiązaniami.
Schemat faktury ustrukturyzowanej różni się znacząco od faktury standardowej, co narzuca konieczność wprowadzenia modyfikacji w procesach i, co za tym idzie, w systemie. Przebudowane procesy mogą wymagać nowych kompetencji wewnątrz firmy i zmian w dotychczasowej strukturze organizacyjnej. Nie bez znaczenia są również ograniczenia związane z Krajowym Systemem e-Faktur, które uniemożliwią wiele z powszechnie stosowanych praktyk, łącznie z dostarczaniem faktur po terminie czy dodawaniem załączników do faktur.
Kolejnym istotnym aspektem jest zaplanowanie zasobów czasowych potrzebnych na wdrożenie odpowiednich rozwiązań, a także na fazę testów weryfikujących poprawność integracji z KSeF. Obecnie Ministerstwo Finansów oferuje możliwość testowania wdrożonych procesów i narzędzi poprzez specjalne bramki testowe. Pozwala to zdiagnozować potencjalne błędy oraz wprowadzić usprawnienia, zanim faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjne. Jeśli mowa o obowiązku przekazywania faktur do KSeF, ten wejdzie w życie już w 2024 roku. Aby zapewnić firmie łagodną integrację z KSeF i zrealizować projekt w dogodnym dla organizacji momencie (na przykład, gdy działy bezpośrednio dotknięte zmianami będą dysponowały wolnymi zasobami czasowymi), warto zaplanować taki projekt wcześniej.
SAP zintegrowany z KSeF – jakie rozwiązanie wybrać?
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które pozwalają na dostosowanie systemu SAP do nowych przepisów. Wybierając rozwiązanie dla swojej firmy, warto przyjrzeć się zarówno jego funkcjom podstawowym, jak i opcjom dodatkowym związanym na przykład z możliwością dostosowania narzędzia do specyficznych procesów biznesowych w organizacji. Funkcje podstawowe pokrywają zazwyczaj przygotowanie faktury ustrukturyzowanej w SAP i jej wysyłkę do KSeF. W przypadku rozwiązania it.KSeF od NTT DATA Business Solutions w zakres podstawowy wchodzi ponadto:
- podgląd faktur ustrukturyzowanych przed ich wysyłką
- możliwość monitorowania i pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru tzw. UPO
- przechowywanie informacji, statusów oraz logów w ramach jednego narzędzia
- pobieranie aviso faktur zakupowych i przechowywanie ich w aplikacji – oznacza to możliwość włączenia aplikacji w dowolny proces obiegu dokumentów zakupowych
it.KSeF i opcje dodatkowe
-
#1 Integracje
-
Dedykowana dla wersji SAP ECC i S/4HANA aplikacja oferuje użytkownikom szerokie możliwości integracyjne. Rozwiązanie integruje się z wybranymi autorskimi produktami od NTT DATA Business Solutions takimi jak it.jpk i it.NIP control. Narzędzie może być również zintegrowane z innymi zewnętrznymi aplikacjami dedykowanymi dla systemu SAP.
-
#2 Kastomizacje
-
Rozwiązanie it.KSeF możemy dostosować do specyficznych procesów i potrzeb biznesowych organizacji, wśród których warto wymienić:
- włączenie aplikacji do dedykowanego systemu obiegu dokumentów w firmie – przedsiębiorstwo posiada specyficzne workflow i aplikacja it.KSeF może stać się jego częścią,
- włączenie aplikacji w systemy walidacji poprawności faktur np. pod względem kwotowym czy zgodności z zamówieniami,
- możliwość wysyłania notyfikacji związanych ze statusami przepływu dokumentów w KSeF,
- możliwość tworzenia raportów wiekowania należności i zobowiązań w oparciu o KSeF.
Warto również wspomnieć o tym, że aplikacja it.KSeF oferuje możliwość zaimportowania faktur z dowolnego systemu, który jest w stanie wygenerować plik xml w strukturze KSeF lub który zawiera niezbędne dane do wygenerowania faktury ustrukturyzowanej.
Decyzja o wdrożeniu i… co dalej?
Większość klientów jeszcze przed rozpoczęciem projektu chce wiedzieć jak będzie wyglądało wdrożenie rozwiązania. W przypadku aplikacji it.KSeF, podczas spotkania otwierającego projekt, prezentujemy podstawowe funkcje rozwiązania i odpowiadamy na najważniejsze kwestie i wątpliwości związane z produktem. Kolejnym etapem projektu jest analiza przedwdrożeniowa zakładająca przeprowadzenie warsztatów, w trakcie których omawiane są m.in. aspekty techniczne, specyfika procesów biznesowych czy ewentualne kastomizacje. Na tej podstawie wykonujemy instalację rozwiązania wraz z omówionymi dostosowaniami. Po instalacji następuje kolejny istotny etap projektu, tzw. UAT-y – testy akceptacyjne, weryfikujące czy wdrożone funkcje odpowiadają oczekiwaniom wszystkich odbiorców końcowych. Zwieńczeniem fazy testów jest go-live rozwiązania, po którym oferujemy możliwość skorzystania z dedykowanego supportu. Decydując się na wdrożenie aplikacji it.KSeF warto rozważyć również usługę Maintenance. W ramach usługi Utrzymania zapewniamy zgodność rozwiązania z aktualnymi przepisami prawnymi, rozwój aplikacji oraz aktualizację techniczną narzędzia polegającą na udostępnianiu kolejnej wersji produktu.