Als international tätiges Unternehmen ist ein faires und transparentes Arbeitsumfeld für uns von grosser Bedeutung. Das Ziel unseres Hinweisgebersystems ist es, Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und NTT DATA vor jeder Form von Verstössen zu schützen.
Die NTT DATA Business Solutions AG („NDBS“) verpflichtet sich, sowie diejenigen, die für oder mit NDBS zusammenarbeiten, dazu, alle für Ihre Geschäftstätigkeit geltenden inländischen und ausländischen Gesetze, Richtlinien, behördlichen Vorschriften und Vorgaben einzuhalten sowie den eigenen Code of Business Conduct einzuhalten und zugleich sicherzustellen, dass die Geschäftstätigkeiten stets mit Integrität und ethischem Verhalten durchgeführt werden. Ein potenzieller oder tatsächlicher Verstoss gegen den Code of Business Conduct, die geltenden Gesetze oder behördlichen Vorlagen, kann für NDBS und diejenigen, die für oder mit NDBS zusammenarbeiten (sofern sie für den Verstoss verantwortlich sind), behördliche Ermittlungen, die strafrechtlicher Verfolgung, Geldstrafen und anderen Sanktionen zur Folge haben.
Aus diesem Grund und mit dem Ziel, die ethischen Standards des Unternehmens zu fördern, setzt sich NDBS für die Aufrechterhaltung eines Arbeitsplatzes ein, der die Meldung potenzieller oder tatsächlicher Verstösse gegen die geltenden Gesetze und den Code of Business Conduct befürwortet. NDBS fördert eine Kultur der Offenheit und der Verantwortlichkeit gegenüber dem Äussern von Bedenken und der Meldung von vermuteten Verstössen. Diese müssen ohne die Befürchtung vor Benachteiligungen zum Ausdruck gebracht werden können. Der Zweck dieser Whistleblower-Richtlinie besteht somit darin, dieses Bewusstsein bei allen NDBS-Verantwortlichen, Mitarbeitenden und denen, die für oder mit NDBS zusammenarbeiten, zu fördern und ihnen die Möglichkeit zu geben, potenzielle oder tatsächliche Verstösse (auch „Whistleblowing Vorfälle“ genannt) ohne Angst vor Vergeltungsmassnahmen zu äussern.
Zusammengefasst besteht das Ziel der Richtlinie somit darin:
Der Zweck dieser Richtlinie ist jedoch nicht, das Whistleblowing-System zu nutzen, um exemplarisch
Diese Richtlinie ist auf verschiedene Parteien des Unternehmens anwendbar. Diese betroffenen Parteien können u. a. in eine der folgenden Kategorien fallen:
Mobbing: Unter Mobbing am Arbeitsplatz wird im Rahmen dieser Richtlinie eine konfliktbelastete Kommunikation am Arbeitsplatz unter Kollegen oder zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden verstanden, bei der die angegriffene Person unterlegen ist und von einer oder mehreren Personen systematisch und während längerer Zeit direkt oder indirekt angegriffen wird mit dem Ziel und/oder dem Effekt des Ausstossens und die angegriffene Person dies als Diskriminierung erlebt.
NDBS Ethics Committee: Ein vom Vorstand auf Vorschlag des Chief Compliance Officer ernanntes Komitee von fünf bis sieben NDBS-Mitarbeitern, das Entscheidungen mit ethisch gebildeten Meinungen und Vorschlägen unterstützt. Der Ausschuss setzt sich aus Personen verschiedener Fachbereiche und Standorte/Regionen zusammen, um Vielfalt und unterschiedliche Perspektiven zu gewährleisten. Es muss ein Gleichgewicht zwischen Managern und Nicht-Managern bestehen. Das Ethics Committee agiert reaktiv auf Anfrage des Vorstands oder des (Chief) Compliance Managers und gibt seine unabhängige Position und Meinung zu einem fraglichen Thema/Vorgang ab. Die Amtszeit der Personen im Ethics Committee beträgt zwei volle Kalenderjahre (24 Monate) nach der Ernennung zum Mitglied des Ethics Committee, wenn nicht anders in den Richtlinien der Ethikkommission beschrieben.
CCO: Chief Compliance Officer
CEHL: Corporate Ethics Help Line
CoC: Code of Business Conduct
NDBS: NTT DATA Business Solutions
Alle Mitarbeitenden haben die Möglichkeit und die Pflicht, Vorfälle – die sie als Verstoss gegen geltende Gesetze, Regeln und Vorschriften oder den CoC einstufen – vertraulich und, falls gewünscht, anonym zu melden. Die jeweiligen Meldemöglichkeiten sind in Abschnitt 3.3 beschrieben. Jede dieser Meldemöglichkeiten garantiert, dass die Informationen zur Kenntnis genommen werden und entsprechende interne Ermittlungen in die Wege geleitet werden.
Die Meldung von jedem einzelnen Mitarbeitenden ist entscheidend für die Früherkennung, ordnungsgemässe Untersuchung, Behebung und Prävention von potenziellen und tatsächlichen Verstössen. Das Versäumnis, einen begründeten Verdacht zu melden, stellt einen Verstoss gegen diese Richtlinie dar. Das Versäumnis kann entsprechenden Disziplinarmassnahmen, je nach Schwere des Vorfalls bis hin zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen (z. B. Kündigung des Arbeitsverhältnisses) und Schadensersatzansprüchen zur Folge haben.
Mögliche Verstösse, die unter diese Richtlinie fallen können, sind u.a. aber nicht abschliessend:
Die Meldung von Verstössen, die bereits Gegenstand eines Gerichtsverfahrens sind oder die mit einem solchen Verfahren in Zusammenhang stehen unterliegen nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie. Ein Mitarbeiter („Whistleblower“), der einen solchen Fall melden möchte, ist dazu angehalten. sich mit einer geeigneten, an dem Gerichtsverfahren beteiligten Person in Verbindung setzen. Dies gilt nicht, wenn der Whistleblower allgemeine Missstände im Unternehmen meldet, die unabhängig von dem strittigen Vorfall bestehen (z. B. systematische Verletzung des Datenschutzes).
In Übereinstimmung mit Abschnitt 3.5 dieser Richtlinie stellt NDBS sicher, dass alle Meldungen, die den CCO, die jeweiligen Compliance Ansprechpartner, auf welchem Wege auch immer, über die jeweiligen Kommunikationskanäle erreichen, mit äusserster Vertraulichkeit behandelt werden. Solange die Geheimhaltung der Meldung keinen Verstoss gegen geltende Landesgesetze darstellt – und die NDBS daher nicht verpflichtet ist, die Strafverfolgungsbehörden des Landes einzuschalten – bleiben alle Meldungen anonym.
Alle Meldungen, die ehrlich und mit den besten Absichten abgegeben werden, sind frei von jeglichen Konsequenzen und Nachteilen für den Hinweisgeber. Dies setzt jedoch voraus, dass
Ein Hinweisgeber, und jeder der ihn dabei unterstützt, unter diesen Voraussetzungen eine Meldung zu machen, ist vor disziplinarischen Massnahmen geschützt, selbst wenn sich die Anschuldigungen als unbegründet erweisen. Alle Meldungen, die im Rahmen dieser Richtlinie geäussert werden, schützen die Hinweisgeber somit vor jeder Form von Vergeltungsmassnahmen. Vergeltung umfasst z. B. Diskriminierung, Belästigung oder Rache in jeglicher Form.
Für den Fall, dass ein Mitarbeitender das Meldeverfahren missbraucht (z. B. böswillig einen Vorfall melden, obwohl dem Meldenden bewusst ist, dass dieser unwahr ist), wird dies disziplinarisch geahndet. Dies gilt ebenso für jeden, der einen Mitarbeitenden schikaniert, indem er durch dieses Meldeverfahren vorsätzlich einen unwahren Vorfall äussert. Falls dies als angemessen oder notwendig erachtet wird, können auch geeignete rechtliche Schritte gegen denjenigen, der eine unwahre Tatsache gemeldet hat, eingeleitet werden.
NDBS bietet hinweisgebenden Personen verschiedene Möglichkeiten, einen potenziellen oder tatsächlichen Verstoss zu melden. Jede Person, die Kenntnis von einem tatsächlichen oder potenziellen Verstoss gegen Bestimmungen des Verhaltenskodex der NDBS oder geltende Gesetze hat, sowie Fragen oder Bedenken bezüglich eines tatsächlichen oder potenziellen Verstosses, muss die Angelegenheit unverzüglich über einen der Meldewege melden. Die zur Verfügung stehenden Meldewege unterscheiden sich bei Mitarbeitenden der NDBS und externen hinweisgebenden Personen.
Mitarbeitende haben jederzeit die Möglichkeit bereits bekannte oder potenzielle Verstösse gegen den NDBS Verhaltenskodex oder geltende Gesetze über ihre lokalen Meldewege zu berichten. Sie können sowohl ihre direkten Vorgesetzten/ verantwortlichen Führungskräfte, die lokalen Compliance-Beauftragten oder die People Funktion kontaktieren.
Wenn Mitarbeitende mit der Antwort oder den ergriffenen Massnahmen der oben genannten Personen nicht zufrieden sind, die oben genannten Personen nicht involviert werden sollen oder Mitarbeitende Bedenken haben einen bekannten oder potenziellen Verstoss an die oben genannten Personen zu melden, besteht auch die Möglichkeit direkt die lokalen oder regionalen Compliance Manager, das Corporate Global Compliance Team oder den Chief Compliance Officer (CCO) zu kontaktieren. Mögliche Verstösse können, entweder mit Angabe der Identität oder anonym, persönlich, telefonisch oder per E-Mail gemeldet werden.
Zudem haben Mitarbeitende die Möglichkeit, die Angelegenheiten alternativ über einen der unten aufgeführten Wege (Meldeoptionen für externe hinweisgebende Personen) zu melden.
Externe hinweisgebende Personen, z.B. Lieferant:innen, Kund:innen oder Mitarbeitende von Geschäftspartner:innen, können einen Whistleblowing-Vorfall entweder mit Angabe ihrer Person oder anonym über das Kontaktformular auf unserer Website oder über die konzernweite Corporate Ethics Help Line melden.
Die Corporate Ethics Help Line wird von einer externen Anwaltskanzlei in Tokio, Japan, betrieben. Die externe Anwaltskanzlei der NTT-Gruppe wird in keinem Fall (auch nicht bei nicht anonymen Meldungen) den Namen der hinweisgebenden Person, an die NDBS AG oder ihre verbundenen Unternehmen weiterleiten. Wenn eine hinweisgebende Person eine Weiterleitung ihres Namens durch die Anwaltskanzlei wünscht, muss sie dies der Anwaltskanzlei schriftlich mitteilen.
Sollte eine hinweisgebende Person einen Vorfall anonym melden, bitten wir diese den Vorfall möglichst ausführlich und detailgetreu zu beschreiben, sodass eine umfangreiche Untersuchung durch die entsprechende Meldestelle möglich ist. Die aufgesuchte Meldestelle ist verpflichtet, Vertraulichkeit und falls gewünscht, auch die Anonymität der hinweisgebenden Person zu wahren, sofern eine Bekanntgabe nicht aufgrund von strafrechtlichen oder behördlichen Ermittlungen zwingend verpflichtend ist.
Auf konzernweiter Ebene besteht die Möglichkeit einen Whistleblower-Vorfall über den gruppenweiten Kontakt an die NTT-Gruppe zu melden. Diese konzernweite Corporate Ethics Help Line ermöglicht es den Mitarbeitenden des NTT-Konzerns sowie denjenigen, die für die jeweiligen Geschäftspartner arbeiten, Bedenken zu äussern. Die Corporate Ethics Help Line wird extern verantwortet und wird von einer externen Anwaltskanzlei in Tokio, Japan, betrieben. Dadurch wird sichergestellt, dass die eingereichten Meldungen anonym bleiben. Der externe Anwalt der NTT-Gruppe wird in keinem Fall (auch nicht bei nicht anonymen Meldungen) den Namen des Mitarbeitenden, der die Whistleblower-Line zur Meldung eines Vorfalls nutzt, an die NDBS AG oder ihre verbundenen Unternehmen weiterleiten. Wenn ein Mitarbeitender, der einen Vorfall über die externe konzernweite Corporate Ethics Help Line gemeldet hat, eine Weiterleitung seines Namens durch den Anwalt wünscht, muss er dies dem Anwalt schriftlich mitteilen.
Bei der Meldung eines Whistleblower-Vorfalls sollte der Hinweisgeber so viele Informationen wie möglich offenlegen. Sofern bekannt, sollte der Hinweisgeber mindestens die folgenden Angaben machen:
Alle Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie werden unverzüglich und angemessen untersucht. Jeder Mitarbeitende, der für oder mit der NDBS AG arbeitet, hat die Pflicht, bei der Untersuchung von Meldungen mitzuwirken, sofern er im Zuge dessen kontaktiert wird. Das Unterlassen der Zusammenarbeit bei einer Ermittlung sowie die absichtlich falsche oder irreführende Angabe von Informationen während einer Ermittlung kann die Grundlage für Disziplinarmassnahmen durch NDBS sein.
Ein Hinweisgeber, der seine Identität preisgibt, wird von der verantwortlichen Person (Compliance Officer, CCO) so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Meldung kontaktiert. Sofern es sich um einen sehr dringenden Vorfall handelt, wird der Hinweisgeber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von fünf (5) Werktagen kontaktiert. In einigen Fällen kann die Untersuchung die Weiterleitung der Meldung an einen internen oder externen Ermittler zur Unterstützung erfordern.
Wenn der Hinweisgeber die Meldung anonym unterbreitet, ist NDBS nicht in der Lage, den Hinweisgeber für weitere Informationen oder Folgegespräche zu kontaktieren. Der Hinweisgeber hat keinen Anspruch darauf, weitere Informationen in Bezug auf seine Meldung zu erhalten.
Der Verantwortliche ist dafür zuständig, die Untersuchung umgehend und in angemessener Weise durchzuführen. Er hat die Aufgabe, die Meldung zu bewerten, zu untersuchen und zu begründen oder zu widerlegen.
Während der Untersuchung kann der Verantwortliche die Befragungen von vermeintlichen Zeugen und/oder des Hinweisgebers durchführen und alle notwendigen Informationen sammeln.
In Abhängigkeit von der Art und Schwere des mutmasslichen Verstosses kann oder muss NDBS die Angelegenheit an eine Aufsichtsbehörde oder eine Strafverfolgungsbehörde übermitteln.
Der Vorstand und/oder der CCO können sich dafür entscheiden, das NDBS-Ethikkomitee zu beteiligen, um sich eine unabhängige Meinung über die Vorgehensweise unter den gegebenen Umständen und die während der Untersuchung gefundenen Ergebnisse zu bilden.
Am Ende der Ermittlung wird dem Vorstand oder dem Top Management des jeweiligen Landes von dem NDBS Compliance Committee ein vertraulicher Bericht vorgelegt, der letztendlich über die zu ergreifenden Massnahmen entscheidet.
Alle Informationen, die im Rahmen einer Meldung zur Verfügung gestellt werden und im Laufe der Untersuchung offengelegt oder erlangt werden, bleiben vertraulich, einschliesslich der Identität des Hinweisgebers und der Identitäten aller an der Untersuchung beteiligten Parteien, es sei denn, dies ist für die Durchführung der Untersuchung und die Ergreifung von Behebungsmassnahmen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht erforderlich.
Hinweisgeber haben die Möglichkeit, Verstösse anonym zu melden oder als anonym zu kennzeichnen. In diesem Fall werden alle angemessenen Schritte unternommen, um die Anonymität des Hinweisgebers zu schützen. Für einige strafrechtliche oder behördliche Ermittlungen kann jedoch die Bekanntgabe der Quelle oder des Hinweisgebers erforderlich sein, da es sonst nicht möglich ist, ein abschliessendes Ergebnis zu finden. In diesen Fällen kann die Anonymität nicht in jedem Fall garantiert werden. Sofern NDBS dazu verpflichtet ist, die Identität des Hinweisgebers offenzulegen, wird NDBS den Hinweisgeber zum frühstmöglichen Zeitraum darüber informieren.
Es ist wichtig, dass der Hinweisgeber und/oder die Mitarbeitenden, die an dem Ermittlungsprozess teilnehmen, verstehen müssen, dass sie sowohl während als auch nach Abschluss der Untersuchung, jederzeit zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Wenn die Meldung nicht anonym erfolgt ist, kann NDBS den Hinweisgeber nach eigenem Ermessen und in angemessener Weise über den Status der Untersuchung der Meldung (aber nicht über die Einzelheiten) auf dem Laufenden halten, wobei stets das geltende Recht und Überlegungen zum Schutz der Privatsphäre der Personen, gegen die Anschuldigungen erhoben werden, zu beachten sind.
Alle Dokumente im Zusammenhang mit der Berichterstattung, Untersuchung und Durchsetzung gemäss dieser Richtlinie werden von NDBS in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht aufbewahrt und vernichtet. Der Zugang zu allen Berichten und Aufzeichnungen ist auf eine „Need to know“-Basis beschränkt und unterliegt in jedem Fall der Geheimhaltungspflicht. Meldungen und daraus resultierende Ermittlungen, Berichte oder daraus resultierende Massnahmen werden nicht veröffentlicht, es sei denn, dies ist gesetzlich oder durch andere Vorschriften vorgeschrieben.
NDBS kann diese Richtlinie jederzeit einseitig und ohne Vorankündigung ändern, ergänzen oder aussetzen. Dies kann unter anderem erforderlich sein, um die Einhaltung geltender Gesetze aufrechtzuerhalten, und/oder organisatorische Änderungen innerhalb von NDBS zu berücksichtigen. NDBS kann auch weitere Regeln und Verfahren aufstellen, um der Absicht dieser Richtlinie und dem Ziel einer guten Unternehmensführung Wirkung zu verleihen.
Die Anordnung, gegen eine dieser Bestimmungen oder gegen das Gesetz zu verstossen, stellt in jedem Fall einen Machtmissbrauch dar.
Im Falle eines Konflikts zwischen einem länderspezifischen Gesetz und dieser Richtlinie – hat das jeweilige Recht Vorrang.
Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an das Corporate Compliance Team: [email protected]
