Dla nas, jako firmy działającej na skalę międzynarodową, uczciwe i przejrzyste środowisko pracy ma ogromne znaczenie. Celem naszego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest ochrona pracowników, klientów, partnerów biznesowych i NTT DATA przed wszelkimi rodzajami niezgodności.
NTT DATA Business Solutions („NDBS”), jak również osoby pracujące dla lub z NDBS, zobowiązują się do przestrzegania wszystkich obowiązujących krajowych i zagranicznych przepisów prawa, regulacji, przepisów rządowych i wymogów mających zastosowanie do działalności gospodarczej oraz do przestrzegania własnego Kodeksu Postępowania w Biznesie, zapewniając, że działalność gospodarcza jest zawsze prowadzona w sposób uczciwy i etyczny.
Potencjalne lub faktyczne naruszenie Kodeksu Postępowania w Biznesie, obowiązujących przepisów prawa lub przepisów rządowych może skutkować wszczęciem dochodzenia przez organy państwowe, wniesieniem oskarżenia, nałożeniem grzywny, zabezpieczeniem roszczeń w drodze nakazu lub zakazu sądowego i innymi sankcjami wobec NDBS i osób pracujących dla lub z NDBS (w zakresie, w jakim są one odpowiedzialne za naruszenie).
W tym celu, a także w celu promowania standardów etycznych firmy, NDBS zobowiązuje się do zapewnienia miejsca pracy, które zachęca do zgłaszania potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń obowiązujących przepisów prawa i Kodeksu Postępowania w Biznesie. NDBS promuje kulturę otwartości i odpowiedzialności w zakresie zgłaszania wątpliwości i podejrzeń wystąpienia naruszeń. Można je przekazywać bez obawy, że zostanie się pokrzywdzonym. Celem niniejszej Polityki zgłaszania nieprawidłowości („Polityka”) jest zatem promowanie takiej świadomości wśród wszystkich członków kadry kierowniczej, pracowników i współpracowników NDBS oraz umożliwienie im zgłaszania potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń (zwanych również „przypadkami nieprawidłowości”) bez obawy przed odwetem.
Celem niniejszej Polityki jest zatem:
W celu zapewnienia jasności, celem niniejszej Polityki jest uzupełnienie, a nie zastąpienie lokalnych procesów w organizacji (takich jak działania podejmowane przez dział personalny) w zakresie skarg i zażaleń dotyczących zatrudnienia, ogólnych skarg lub sugestii. Zgłoszenia incydentów za pośrednictwem niniejszej Polityki muszą następować w dobrej wierze dla dobra NDBS i nie mogą być oparte na złych intencjach wobec innych pracowników, przełożonych lub kierowników.
Niniejsza Polityka ma zastosowanie do różnych zainteresowanych stron firmy. Te zainteresowane strony mogą należeć do jednej z następujących kategorii:
Mobbing: mobbing w miejscu pracy w kontekście niniejszej Polityki oznacza konfliktową komunikację w miejscu pracy pomiędzy współpracownikami lub pomiędzy przełożonymi i podwładnymi, gdzie osoba atakowana jest osobą na niższym stanowisku i jest atakowana systematycznie i długotrwale, bezpośrednio lub pośrednio, przez jedną lub więcej osób w celu i/lub ze skutkiem wyeliminowania, a osoba atakowana doświadcza tego jako dyskryminacji.
Komisja Etyki: komisja powołana przez Zarząd na wniosek Dyrektora ds. zgodności, składająca się z pięciu do siedmiu pracowników NDBS, której zadaniem jest wspieranie decyzji opiniami i sugestiami formułowanymi pod kątem etycznym. W skład Komisji wchodzą osoby z różnych dyscyplin i lokalizacji/regionów, aby zapewnić różnorodność, różne perspektywy i zrozumienie globalnych działań biznesowych firmy. Musi być zachowana równowaga pomiędzy osobami na stanowiskach kierowniczych i niekierowniczych. Komisja Etyki działa przede wszystkim reaktywnie na wniosek Zarządu lub (Głównego) Kierownika ds. zgodności i przedstawia swoje niezależne stanowisko i opinię w oparciu o wątpliwą kwestię/proces. Kadencja osób wchodzących w skład Komisji Etyki trwa pełne 2 lata (24 miesiące) od momentu mianowania na członka Komisji Etyki, o ile nie zostało to inaczej opisane w Wytycznych Komisji Etyki.
Sygnalista: Pracownik, który informuje o osobie lub firmie dopuszczającej się naruszenia Kodeksu Postępowania w Biznesie lub podejrzewanej o działanie niezgodne z prawem.
CCO (ang. Chief Compliance Officer): Dyrektor ds. zgodności
CEHL (ang. Corporate Ethics Help Line): Infolinia ds. etyki
CoC (ang. Code of Business Conduct): Kodeks Postępowania w Biznesie
NDBS: NTT DATA Business Solutions AG i jej spółki powiązane
Wszyscy pracownicy mają możliwość i obowiązek zgłaszania incydentów – które mogą być zakwalifikowane jako naruszenie obowiązujących przepisów prawa, zasad i regulacji lub CoC– w sposób poufny i, jeśli istnieje taka potrzeba, anonimowy. Odpowiednie opcje zgłaszania zostały opisane w pkt 3.3. Każda opcja zgłaszania gwarantuje, że informacje zostaną przyjęte do wiadomości i zostanie wszczęte odpowiednie dochodzenie wewnętrzne.
Zgłoszenie dokonane przez daną osobę jest niezbędne do wczesnego wykrycia, właściwego zbadania, naprawienia i zapobiegania potencjalnym i rzeczywistym naruszeniom. Niezgłoszenie uzasadnionego podejrzenia stanowi naruszenie niniejszej Polityki. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować podjęciem odpowiednich działań dyscyplinarnych, w zależności od wagi incydentu, aż do konsekwencji wynikających z prawa pracy (np. rozwiązanie stosunku pracy) i roszczeń odszkodowawczych włącznie.
Możliwe naruszenia, które mogą wchodzić w zakres niniejszej Polityki, obejmują między innymi:
Incydenty, które są już przedmiotem działań prawnych lub są związane z takimi działaniami prawnymi, znajdują się poza zakresem niniejszej Polityki zgłaszania nieprawidłowości i powinny być zgłaszane odpowiedniemu przedstawicielowi prawnemu. Jeśli pracownik zgłosi przypadek, który dotyczy podjętych już działań prawnych, wówczas w sytuacji zidentyfikowania pracownika zostanie on poinformowany o możliwości skontaktowania się z odpowiednią osobą zaangażowaną w te działania prawne, a jeśli nie zostanie on zidentyfikowany, CCO określi, czy informacje należy przekazać przedstawicielowi prawnemu.
W celu uniknięcia wątpliwości, w żadnym wypadku nie zabrania się pracownikowi złożenia raportu na temat nieprawidłowości w związku z zaistniałym incydentem niezależnie od działań prawnych.
Zgodnie z pkt. 3.5 niniejszej Polityki, NDBS zapewnia, że wszystkie zgłoszenia, które otrzymuje CCO lub inne osoby kontaktowe ds. zgodności, niezależnie od kanału komunikacji, są traktowane z najwyższą poufnością. Dopóki poufność zgłoszenia nie stanowi naruszenia obowiązującego prawa, NDBS nie jest zobowiązany do angażowania organów ścigania danego kraju i w takich okolicznościach wszystkie zgłoszenia pozostaną anonimowe.
Wszystkie zgłoszenia, które są dokonywane w sposób uczciwy i z najlepszymi intencjami, nie pociągają za sobą żadnych konsekwencji i negatywnych skutków dla Sygnalisty. Przyjmuje się jednak następujące założenia:
Sygnalista, który dokonuje zgłoszenia, oraz każdy, kto mu pomaga, przy spełnieniu tych warunków, jest chroniony przed działaniami dyscyplinarnymi, nawet jeśli zarzuty okażą się bezpodstawne. W związku z tym wszystkie zgłoszenia dokonywane w ramach niniejszej Polityki będą chroniły Sygnalistów przed wszelkimi formami odwetu. Odwet obejmuje na przykład dyskryminację, prześladowanie lub zemstę w jakiejkolwiek formie.
Jeśli pracownik nadużywa procesu zgłaszania (np. poprzez złośliwe zgłoszenie incydentu, mimo że zgłaszający wie, że jest on nieprawdziwy), zostaną wobec niego podjęte działania dyscyplinarne. To samo dotyczy każdego, kto nęka pracownika poprzez celowe zgłaszanie nieprawdziwych incydentów za pośrednictwem tej procedury zgłaszania. Jeśli zostanie to uznane za właściwe lub konieczne, przeciwko takim fałszywym zgłaszającym mogą zostać podjęte odpowiednie działania prawne.
NDBS oferuje sygnalistom kilka sposób na zgłaszanie nieprawidłowości, które dotyczą potencjalnego lub rzeczywistego naruszenia. Każdy, kto posiada wiedzę o faktycznym lub potencjalnym naruszeniu postanowień Kodeksu postępowania, obowiązującego prawa, a także pytania lub wątpliwości dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia, musi niezwłocznie zgłosić sprawę za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania. Dostępne kanały zgłaszania różnią się dla pracowników NDBS i zewnętrznych sygnalistów.
Pracownicy mają możliwość w dowolnym momencie zgłoszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń dot. Kodeksu postępowania w NDBS lub obowiązujących przepisów prawa, za pośrednictwem lokalnych kanałów zgłaszania. Mogą kontaktować się ze swoimi bezpośrednimi przełożonymi/dyrektorami odpowiedzialnymi, lokalnymi specjalistami ds. zgodności lub Działem Personalnym.
Jeżeli pracownicy nie są usatysfakcjonowani odpowiedzią lub działaniami podjętymi przez wspomniane osoby, nie chcą, aby były one zaangażowane lub mają obawy dotyczące zgłoszenia rzeczywistego lub potencjalnego naruszenia osobom wymienionym powyżej, istnieje również możliwość bezpośredniego kontaktu lokalnym lub regionalnym kierownikiem ds. zgodności, Korporacyjnym Globalnym Zespołem ds. Zgodności lub Dyrektorem ds. Zgodności (CCO). Ewentualne naruszenia można zgłaszać anonimowo lub otwarcie za pomocą kontaktu telefonicznego, mailowego lub osobistego.
Ponadto pracownicy mają możliwość alternatywnego zgłoszenia sprawy za pośrednictwem jednego z kanałów wymienionych poniżej (Opcje zgłaszania dla sygnalistów zewnętrznych).
Sygnaliści zewnętrzni, np. dostawcy, klienci lub pracownicy partnerów biznesowych mogą zgłosić incydent dotyczący nieprawidłowości w sposób anonimowy, za pośrednictwem formularza kontaktowego znajdującego się na naszej stronie internetowej lub korzystając z ogólnogrupowej lini pomocy ds. etyki korporacyjnej.
Korporacyjna linia pomocy ds. etyki jest zarządzana i obsługiwana przez zewnętrzną kancelarię prawną w Tokio (Japonia). Zewnętrzna firma prawnicza Grupy NTT w żadnych okolicznościach nie ujawni nazwisk sygnalistów firmie NDBS ani jej podmiotom stowarzyszonym (w przypadku zgłoszeń nieanonimowych). Jeżeli sygnaliści chcą, aby ich nazwiska zostały przekazane przez kancelarię prawną, muszą poinformować o tym kancelarię na piśmie.
Jeśli sygnaliści zgłaszają incydent anonimowo, zgłoszenie musi zawierać jak najwięcej szczegółów, aby umożliwić kompleksowe dochodzenie przez odpowiednie organy w spółce. Biuro zgłaszające jest zobowiązane do zachowania poufności, a w razie potrzeby również anonimowości osoby dokonującej zgłoszenia, chyba że ujawnienie jest obowiązkowe ze względu na dochodzenie karne lub urzędowe.
Na poziomie grupy istnieje możliwość zgłoszenia przez sygnalistę incydentu do Grupy NTT za pośrednictwem ogólnogrupowego kontaktu (linia pomocy ds. etyki korporacyjnej), która umożliwia pracownikom Grupy NTT i osobom pracującym dla partnerów biznesowych zgłaszanie naruszeń. Korporacyjna linia pomocy ds. etyki jest zarządzana i obsługiwana przez zewnętrzną kancelarię prawną w Tokio (Japonia). Gwarantuje to, że przesłane zgłoszenia pozostają anonimowe. Zewnętrzni prawnicy Grupy NTT w żadnym wypadku (również w przypadku zgłoszeń nieanonimowych) nie przekażą nazwiska pracownika, który zgłosił incydent dotyczący NDBS lub jego oddziałów. Jeśli pracownik, który zgłosił incydent chce, aby jego nazwisko zostało ujawnione wówczas jest zobligowany poinformować o tym niniejszą kancelarię.
Zgłaszając potencjalne zdarzenie, Sygnalista powinien dostarczyć jak najwięcej informacji na temat podejrzewanego naruszenia. W miarę możliwości, Sygnalista powinien podać co najmniej:
Wszystkie zgłoszenia w ramach niniejszej Polityki zostaną niezwłocznie i odpowiednio zbadane. Każdy pracownik NDBS jest zobowiązany do współpracy w ramach postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszeń w przypadku nawiązania z nim kontaktu w trakcie takiego postępowania. Brak współpracy przy postępowaniu wyjaśniającym oraz celowe fałszywe lub wprowadzające w błąd ujawnienie informacji w trakcie postępowania wyjaśniającego może skutkować podjęciem przez NDBS działań dyscyplinarnych.
Z Sygnalistą, który ujawni swoją tożsamość, skontaktuje się osoba odpowiedzialna (dyrektor ds. zgodności, CCO) tak szybko, jak to możliwe, ale najpóźniej w ciągu dwóch tygodni od otrzymania zgłoszenia. W przypadku bardzo pilnego zdarzenia, z Sygnalistą zostanie nawiązany kontakt niezwłocznie, ale najpóźniej w ciągu pięciu (5) dni roboczych. W niektórych przypadkach postępowanie wyjaśniające może wymagać przekazania zgłoszenia do wewnętrznej lub zewnętrznej osoby prowadzącej postępowanie w celu uzyskania pomocy.
Jeśli Sygnalista dokona zgłoszenia anonimowo, NDBS nie będzie w stanie skontaktować się z nim w celu uzyskania dalszych informacji lub kontynuacji rozmów. Sygnalista nie jest uprawniony do otrzymywania dalszych informacji dotyczących jego zgłoszenia.
Obowiązkiem osoby prowadzącej postępowanie jest przeprowadzenie go niezwłocznie i w odpowiedni sposób. Jej zadaniem jest ocena, zbadanie i uzasadnienie lub odrzucenie zgłoszenia.
W trakcie postępowania wyjaśniającego osoba prowadząca postępowanie może przesłuchać potencjalnych świadków i/lub Sygnalistę oraz zebrać wszelkie niezbędne informacje. W zależności od charakteru i wagi rzekomego incydentu, NDBS może, ale nie musi, przekazać sprawę do organów nadzorczych lub organów ścigania.
Zarząd lub CCO może zdecydować o zaangażowaniu Komisji Etyki NDBS w celu wydania niezależnej opinii na temat etapów procesu w danych okolicznościach i uzyskanych wyników w trakcie postępowania wyjaśniającego.
Na koniec postępowania wyjaśniającego zespół dochodzeniowy ds. zgodności złoży poufny raport do Zarządu i/lub najwyższego szczebla kierowniczego w danym kraju, który ostatecznie zadecyduje o działaniach, jakie należy podjąć.
Wszystkie informacje przekazane w ramach zgłoszenia oraz ujawnione lub uzyskane w trakcie postępowania wyjaśniającego pozostają poufne, w tym tożsamość Sygnalisty i tożsamość wszystkich stron zaangażowanych w postępowanie wyjaśniające, z wyjątkiem zakresu niezbędnego do jego przeprowadzenia i podjęcia działań naprawczych zgodnie z obowiązującym prawem.
Sygnaliści mają możliwość zgłaszania naruszeń anonimowo lub oznaczania ich jako anonimowe. W takim przypadku zostaną podjęte wszelkie uzasadnione kroki w celu ochrony anonimowości Sygnalisty. Niektóre postępowania karne lub dochodzenie przez organy państwowe mogą jednak wymagać ujawnienia źródła lub tożsamości Sygnalisty, w przeciwnym razie osiągnięcie ostatecznego rozstrzygnięcia może być niemożliwe. W takich sytuacjach anonimowość nie może być zagwarantowana w każdym przypadku. Jeśli NDBS jest zobowiązany do ujawnienia tożsamości Sygnalisty, NDBS poinformuje go o tym na najwcześniejszym możliwym etapie.
Ważne jest, aby zrozumieć, że Sygnalista lub pracownicy uczestniczący w postępowaniu wyjaśniającym są zobowiązani do zachowania poufności przez cały czas trwania postępowania wyjaśniającego i po jego zakończeniu.
Jeśli zgłoszenie nie jest anonimowe, NDBS może, według własnego uznania i w zależności od potrzeb, informować Sygnalistę o statusie postępowania wyjaśniającego w sprawie zgłoszenia (ale nie o szczegółach), zawsze z poszanowaniem obowiązującego prawa i względów prywatności osób, przeciwko którym kierowane są zarzuty.
Wszystkie dokumenty związane z dokonywaniem zgłoszeń, postępowaniem wyjaśniającym i egzekwowaniem przepisów w ramach niniejszej Polityki będą przechowywane przez pewien okres, a następnie niszczone przez NDBS zgodnie z obowiązującym prawem. Dostęp do wszystkich zgłoszeń i dokumentów jest ograniczony i oparty za zasadzie „ścisłej potrzeby” i w każdym przypadku podlega obowiązkowi zachowania poufności. Zgłoszenia i wynikające z nich postępowania wyjaśniające lub działania nie będą upubliczniane, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub inne uregulowania.
NDBS może jednostronnie zmienić, uzupełnić lub zawiesić niniejszą Politykę w dowolnym momencie bez powiadomienia. Może to być konieczne, między innymi, dla zachowania zgodności z obowiązującym prawem i/lub w celu dostosowania do zmian organizacyjnych w NDBS. NDBS może również ustanowić dodatkowe zasady i procedury w celu realizacji celu niniejszej Polityki oraz celu należytego ładu korporacyjnego.
Polecenie naruszenia którejkolwiek z niniejszych zasad lub prawa stanowi nadużycie władzy.
W przypadku sprzeczności pomiędzy prawem obowiązującym w danym kraju a niniejszą Polityką, prawo miejscowe ma charakter nadrzędny.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Polityki, prosimy o kontakt z Zespołem ds. zgodności: [email protected]
