Jak dobrze przygotować budżet na wdrożenie systemu klasy ERP

Ile kosztuje system ERP? To pytanie, które słyszymy wielokrotnie podczas spotkań z firmami planującymi wdrożenie systemu zintegrowanego. Tak samo jak niemożliwe jest znalezienie na rynku dwóch identycznych przedsiębiorstw, nie istnieje też uniwersalna odpowiedź czy uniwersalny kosztorys.

Na ostateczne nakłady związane z wdrożeniem oprogramowania ERP w organizacji wpływa wiele czynników. W dużej mierze są one zależne od specyfiki prowadzonej działalności. System musi precyzyjnie odpowiadać na potrzeby firmy, a te są bywają różne. Kwestia zaplanowania budżetu będzie nieco łatwiejsza w przypadku małych firm. Mogą one skorzystać z gotowych rozwiązań ERP, oferujących podstawowe funkcjonalności, takie jak wystawianie faktur czy sprzedaż internetową. Jednak i w przypadku mikroprzedsiębiorstw może pojawić się konieczność wprowadzenia do systemu pewnych modyfikacji, a to pociąga  za sobą dodatkowe koszty, których nie przewiduje podstawowa wycena.

To, co nie jest proste w skali mikro, staje się jeszcze bardziej skomplikowane w skali makro – systemy ERP dla firm średnich i dużych wycenić jest trudniej. Jak więc skalkulować budżet, by dobrze przygotować inwestycję?

Nie tylko liczba stanowisk, czyli o licencjach we wdrożeniu systemu klasy ERP

Punkt 1: licencje

Może się wydawać, że do określenia kosztu licencji wystarczy wiedza dotycząca liczby stanowisk i zachodzących w firmie procesów. Sprawa nie jest jednak tak prozaiczna. Producenci zintegrowanych systemów do zarządzania przedsiębiorstwem oferują modele licencyjne różniące się wieloma czynnikami.

Cenniki poszczególnych modułów i opisy funkcjonalności to z pewnością zbyt mało.Tym bardziej, że ceny pełnią nierzadko funkcje orientacyjne. Niezbędne jest zapoznanie się ze szczegółowymi warunkami oferty. W tym ujęciu nie zawsze rozwiązanie na pierwszy rzut oka tańsze okazuje się takie również w perspektywie długofalowej.

Licencje na programy ERP są zwykle dystrybuowane na określoną liczbę stanowisk i mogą być udostępniane na użytkownika nazwanego lub nienazwanego. Pierwsza opcja oznacza, że skorzysta z nich tylko konkretna osoba, co w praktyce może sprowadzić się do konieczności wykupienia większej liczby licencji. W drugiej, po wylogowaniu z systemu pracę z programem może prowadzić inny użytkownik.

Należy pamiętać, że licencja może być ograniczona pod względem funkcjonalnym. W tym przypadku użytkownik ma dostęp do zawężonych możliwości systemu ERP – przykładowo wyłącznie do podglądu dokumentu, bez opcji wprowadzania w nim zmian. Z czasem jednak może okazać się, że rozszerzenie funkcjonalności jest niezbędne i konieczne jest poniesienie dodatkowych kosztów.

Warto zwrócić również uwagę na czas udzielanej licencji. Najbardziej perspektywicznym rozwiązaniem jest bezterminowa licencja na użytkownika nienazwanego.

Inwestycja w przyszłość, czyli analiza przedwdrożeniowa i wdrożenie systemu ERP

Punkt 2: analiza przedwdrożeniowa i wdrożenie ERP

Zanim rozpocznie się proces wdrożenia systemu ERP, często można się spotkać z fazą zero czyli analizą przedwdrożeniową. Służy ona jak najlepszemu zdefiniowaniu potrzeb organizacji i procesów w celu dobrania optymalnych rozwiązań. Z tego kroku korzysta wiele firm. Nie powinno się go bagatelizować – im większa uwaga zostanie mu poświęcona, tym większa pewność, że kolejne fazy wdrożenia pozbawione będą nieprzewidzianych komplikacji. Błędnie zdefiniowany zakres projektu może w konsekwencji istotnie wpłynąć na budżet, dlatego warto postawić na wykonawcę, który z należytą troską podejdzie do tego kroku.

Jeżeli chodzi o wdrożenie systemu ERP, konieczne jest sprawdzenie z jakich elementów składa się finalna usługa np. czy uwzględniono wsparcie powdrożeniowe, migrację danych, szkolenia, etc. Po dokładnym przeanalizowaniu zakresu, warunków i konieczności doliczenia elementów nieuwzględnionych w podstawowym pakiecie, kalkulacja może zmienić się diametralnie. Nie należy porównywać dostawców systemu ERP, bazując wyłącznie na cenie.

Przygotowanie do zmian, czyli inwestycja w infrastrukturę IT przed wdrożeniem systemu ERP

Punkt 3: własna infrastruktura IT vs hosting ERP u zewnętrznego dostawcy

Budżet wdrożenia systemu ERP musi uwzględniać zaplecze techniczne dla nowego rozwiązania. Ta musi być odpowiednio przygotowana już podczas wdrożenia, przykładowo dla potrzeb przetestowania prototypu. W większości przypadków wdrożenie systemu ERP wiąże się z zakupem nowej infrastruktury np. serwerów oraz odpowiednim przygotowaniem zaplecza (pomieszczeń) wg określonych standardów bezpieczeństwa. Nie jest to jednak aktualnie konieczność.

Można w tym obszarze skorzystać z outsourcingu – usług takich jak hosting ERP oraz implementation hosting w czasie projektu. To podejście jest gwarantem wysokich standardów bezpieczeństwa, o które dbają wyspecjalizowani eksperci. Usługi tego typu świadczą często same firmy wdrożeniowe lub zweryfikowani przez nich partnerzy. Ten model jest finansowo atrakcyjny dla przedsiębiorstw ze względu na transparentność i przewidywalność przeznaczanego na ten cel budżetu.

Przy okazji omawiania infrastruktury, warto pamiętać też o wzmożonym zapotrzebowaniu na przesyłania danych i konieczności opracowania polityki backupów. A także o tym, że realny kształt wyceny przygotowanej jest ściśle zależny od dobrej współpracy z firmę wdrożeniową i zgodnego z rzeczywistością oszacowania zasobów, którymi dysponuje na starcie zlecający usługę.

Nowa perspektywa, czyli obsługa powdrożeniowa oprogramowania ERP

Punkt 4: wsparcie powdrożeniowe

Po wdrożeniu, z chwilą gdy program ERP zaczyna w pełni funkcjonować, rozpoczyna się okres objęty gwarancją, której warunki mogą być różne. Należy zweryfikować jak dostawca podchodzi do tematu wsparcia powdrożeniowego. Podobnie jak w poprzednich punktach, rozwiązanie najtańsze nie zawsze okaże się takie w długofalowej perspektywie. Nie każda firma dostarcza powdrożeniowy support w standardzie.

Kolejną kwestią jest konieczność wykonywania cyklicznej aktualizacji systemu klasy ERP. Warto zwrócić uwagę na to, czy gwarancja producenta (maintenance) obejmuje dostęp do nowszych wersji programu, zapewniając organizacji bezpieczeństwo pod względem prawnym. Najlepiej jeszcze przed inwestycją sprawdzić, jaka jest polityka producenta w kwestii aktualizacji software`u. Jeśli jego polityka w tym zakresie nie jest uogólniona, oznaczać to będzie zindywidualizowane koszty za dostęp do kolejnych wersji oprogramowania. W obniżeniu wydatków pomoże natomiast z pewnością wybór rozwiązania sprawdzonego producenta, który nie pozbawi nas możliwości upgrade’u.

Własne zaangażowanie, czyli koszty wewnętrzne wdrożenia programu ERP

Punkt 5: koszty wewnętrzne

Wdrożenie projektu ERP to gra zespołowa dostawcy i firmą zlecającej projekt. Zaangażowanie przedstawicieli klienta jest konieczne, aby zrealizować projekt. Naturalne jest, że wybrani pracownicy z różnych działów organizacji są włączeni w prace związane z projektem. To nowe obowiązki, które na kilka miesięcy mają priorytetowy charakter i dodatkowo obciążą pracowników. Warto zabezpieczyć się i dodatkowe fundusze dla osób zaangażowanych w dodatkowe prace np. w postaci zaplecza premiowego.

Z implementacją systemu ERP wiążą się też inne koszty wewnętrzne. Brak ujęcia ich w wycenie nie zmienia faktu, że ich poniesienie będzie konieczne. O czym mowa? Przykładowo o zatrudnieniu kadry IT odpowiedzialnej za utrzymanie i administrację oprogramowania. Należy uwzględnić ich absencję, koszty podnoszenia kwalifikacji, możliwą rotację pracowników. Ten obszar (utrzymanie i administracja systemu ERP), podobnie jak hosting, jest procesem dość często przekazywanym w ręce zewnętrznego dostawcy.

ERP – inwestycja, która procentuje

Wdrożenie systemu ERP to przedsięwzięcie o charakterze inwestycyjnym na lata lub wręcz dekady. Dobrze skrojony budżet, uwzględniający kluczowe wewnętrzne i zewnętrzne elementy, pomoże nam optymalnie przeprowadzić projekt i racjonalnie weryfikować wydatki podczas projektu.

• Pamiętaj, że nie zawsze rozwiązanie najtańsze okazuje się takim w długofalowej perspektywie.
• Zapoznaj się ze szczegółowymi warunkami licencji, które rozpatrujesz.
• Sprawdź ofertę w zakresie analizy przedwdrożeniowej i zastanów, czy nie jest przydatnym krokiem w Twoim przypadku.
• Pamiętaj o infrastrukturze i kwestii utrzymania systemu po wdrożeniu.
• Bezpieczeństwo systemu to priorytet – nie zapomnij o backup`ach.
• Szukaj kompleksowego dostawcy – współpraca z jednym partnerem zwiększa skuteczność projektu.
• Zatroszcz się o pracowników i ich motywację do zmian.

Masz jakieś pytania lub uwagi? Skontaktuj się z nami.