Przewodnik wdrożenia SAP S/4HANA
SAP S/4HANA – przygotuj się do wdrożenia innowacyjnego systemu ERP
Zachowanie konkurencyjności w erze cyfrowej wymaga szybkości, elastyczności i innowacyjności. Te oczekiwania stawiają nowe i niełatwe zadania dotychczasowym systemom informatycznym. Aby im sprostać potrzebne są nowe rozwiązania. Jednak przejście może nastręczać różnych problemów. Ten artykuł pomoże wyznaczyć drogę do wdrożenia SAP S/4HANA, nowego pakietu biznesowego od SAP.
Pakiet SAP S/4HANA oznacza istotną zmianę strategii SAP. Działa wyłącznie na platformie in-memory SAP HANA i oferuje nowe ‘cyfrowe jądro’. Umożliwia to radykalne uproszczenie, integrację i przyspieszenie procesów. Nowe rozwiązania przynoszą nowe możliwości, pozwalające zyskać przewagę konkurencyjną na wiele sposobów. Klienci, którzy zdecydują się na konwersje do SAP S/4HANA skorzystają dzięki radykalnie uproszczonej architekturze IT, zyskując możliwość elastycznej adaptacji swoich modeli biznesowych. Działające w czasie rzeczywistym narzędzia analityczne wspomagają podejmowanie decyzji, a nowe aplikacje SAP Fiori znacznie usprawniają pracę użytkownika. Nowy pakiet biznesowy powoduje zmiany w całej organizacji, dlatego konieczne jest odpowiednie przygotowanie przejścia i zarządzanie nim.
Nieważne czy, ważne kiedy
Większość firm doskonale zdaje sobie sprawę, że pewnego dnia trzeba będzie zmienić podstawową platformę IT, by sprostać wyzwaniom współczesności, zwłaszcza że w najbliższych latach utracą dostęp do wsparcia stosowanych obecnie systemów SAP ERP. Jednak niepewność związana z wdrożeniem systemu SAP S/4HANA powoduje obawy, że ten projekt, nie dość że długotrwały i kosztowny, może dodatkowo zakłócać normalną działalność. Jednak odpowiednie przygotowania, zarządzanie zmianą oraz narzędzia i zasoby sprawią, że proces przejścia przebiegnie sprawnie i bez większego ryzyka. Przede wszystkim przed rozpoczęciem migracji warto poznać strategię i mapę drogową produktów (product roadmap) SAP. SAP koncentruje większość swoich działań badawczo-rozwojowych na rozwiązaniach dla platformy SAP HANA, uzyskując w ten sposób niezrównane tempo innowacji. Oznacza to, że im dłużej dana firma będzie zwlekać z konwersją, tym więcej na tym straci.
Przejście do SAP S/4HANA może być procesem stopniowym
Firmy odwlekające przygotowania do wdrożenia SAP S/4HANA będą coraz mniej konkurencyjne i wkrótce dostrzegą coraz większą lukę innowacyjną. Będą musiały wówczas poświęcić dużo więcej czasu i wysiłku na rozbudowę stosowanych systemów, by nadgonić opóźnienie i wdrożyć innowacje włączone do nowego pakietu biznesowego. Wybierając ten scenariusz firmy będą doskonale zdawać sobie sprawę, że działają w oparciu o fundamenty, które i tak w końcu będzie trzeba wymienić. Gdy w końcu podejmą decyzję o migracji, będą musiały uwzględnić wszystkie opracowane samodzielnie kody czy rozszerzenia. Rozpoczynając planowanie odpowiednio wcześnie można zaoszczędzić dużo niepotrzebnego wysiłku i obniżyć koszty w perspektywie długookresowej. Uproszczona architektura podstawowa wdrożenia SAP S/4HANA znacznie ułatwia udostępnianie dodatkowych możliwości, np. zintegrowanych narzędzi analitycznych czy planistycznych. W ten sposób można nie tylko uniknąć niepotrzebnych wydatków i prac rozwojowych, lecz również wybiec w przyszłość i czerpać korzyści dzięki uproszczonemu modelowi danych i większej elastyczności. Ale jak najlepiej zaplanować wdrożenie?
Wykres 1. Skutki braku decyzji
3 sposoby wprowadzenia systemu SAP S/4HANA
SAP S/4HANA można wprowadzić na trzy sposoby: poprzez nowe wdrożenie, transformację środowiska lub konwersję systemu. Chociaż w przypadku bardzo skomplikowanych systemów idealnym wyborem jest transformacja środowiska, część klientów SAP zaczyna od konwersji systemu. Dzięki temu mogą dążyć do zachowania konfiguracji stosowanych dotychczas rozwiązań SAP i skrócić czas migracji.
Przejście do nowego pakietu biznesowego może być procesem wielokrotnym: nie wszystko trzeba zrealizować w jednym podejściu. Chociaż klienci, a zwłaszcza ci, którzy dotąd nie korzystali z systemów SAP, mogą wybrać jednoczesne wdrożenie SAP S/4HANA i innych specjalistycznych rozwiązań branżowych, nie jest to jedyna droga. Można również zacząć od podstaw, by następnie stopniowo zmierzać do wdrożenia pełnej wersji SAP S/4HANA. Jednak migracja nie jest zadaniem tylko technicznym. Nowy pakiet biznesowy powoduje zmiany w całej firmie, umożliwiając zarówno dostosowanie dotychczasowych, jak i stworzenie zupełnie nowych procesów. To dlatego w procesie przejścia tak ważne jest zarządzanie zmianą. Przy budowie mapy drogowej klient musi najpierw starannie przeanalizować swoje metody działania i wskazać obszary, w których można wprowadzić usprawnienia. Gdy dobrze rozpozna te uwarunkowania, może określić dokładnie, w jaki sposób będzie w pełni wykorzystywać nowe możliwości SAP S/4HANA.
Narzędzia wspierające migrację do SAP S/4HANA
Wszystkie zadania dotyczące wdrożenia SAP S/4HANA można podzielić na dwie grupy: zadania techniczne i zadania semantyczne. Zadania semantyczne obejmują działania, które można zrealizować przed rozpoczęciem projektu. Pomagają one ocenić skutki przejścia i przygotować się na zmianę. W ten sposób powstają odpowiednie warunki do zaplanowania właściwego wdrożenia. W fazie przygotowawczej można korzystać z wielu cennych zasobów. Jednym z najważniejszych jest lista uproszczeń: Simplification List for SAP S/4HANA. Ten całościowy dokument obejmuje cały zakres ERP i pomaga ocenić lukę funkcjonalną. Lektura tego dokumentu to doskonały początek, ponieważ dzięki temu klienci mogą zrozumieć, które zmiany wpłyną na ich metody działania. Kolejnym istotnym zadaniem semantycznym jest analiza całego spersonalizowanego kodu występującego w stosowanym dotychczas systemie SAP. Przed rozpoczęciem wdrożenia klienci muszą dobrze rozpoznać ten kod. Umożliwi im to ocenę jego działania i sprawdzenie jego kompatybilności z nowymi aplikacjami SAP S/4HANA. Następnie będą mogli wskazać elementy wymagające refaktoryzacji, zaplanować optymalizację i zidentyfikować niewykorzystywane należycie zasoby. Przeprowadzenie tej procedury przed migracją znacznie uprości cały proces. SAP udostępnia szereg użytecznych narzędzi i zasobów wspomagających realizację tego zadania, w tym dokument „Adaptacja spersonalizowanego kodu” (Custom Code Adaption) oraz aplikację Custom Code Lifecycle Management.
W przypadku konwersji systemów absolutnie koniecznym zadaniem technicznym jest zastosowanie narzędzia Maintenance Planner. Ta aplikacja analizuje aktualne środowisko, w tym jego wszystkie elementy: funkcje biznesowe, rozwiązania branżowe i dodatki, a następnie wskazuje, które elementy będą obsługiwane przez SAP S/4HANA, a które trzeba zmienić. Po zakończeniu tego zadania można uruchomić Software Update Managera, aby przeprowadzić konwersję swoich systemów do SAP S/4HANA. Poprzednio to zadanie trzeba było realizować etapami: najpierw uaktualnienie oprogramowania ERP, następnie migracja baz danych do SAP HANA, a na koniec migracja do SAP S/4HANA. Jednak obecnie wystarcza jeden krok – dzięki opcji migracji baz danych Software Update Managera. Ta metoda znacząco zmniejsza liczbę niezbędnych cykli testowych i istotnie przyspiesza konwersję systemu.
Analiza konwersji – sprawdź, którą drogę wybrać
Wdrożenie SAP S/4HANA to poważne przedsięwzięcie, lecz zdecydowana większość klientów SAP zrealizuje je w ciągu najbliższych kilku lat. W ostatecznym rozrachunku firmy, które przystąpią do realizacji tego zadania wcześniej, zużyją mniej czasu i pieniędzy na zamknięcie luki innowacyjnej i zyskają przewagę konkurencyjną. Im wcześniej klient rozpocznie przygotowania do swojego przejścia, tym szybciej i łatwiej zrealizuje cały projekt.
Dobrze jest zacząć proces od sprawdzenia możliwości konwersji systemu SAP ERP do systemu SAP S/4HANA. Można to zrobić w formie analizy, której wynikiem będzie ocena możliwości wykonania konwersji posiadanego systemu SAP ECC 6.0 wraz z listą wymagań niezbędnych do przeprowadzenia konwersji.
NTT DATA Business Solutions jako globalny lider w realizacji projektów SAP S/4HANA, realizuje również projekty analizy konwersji. Jeżeli są Państwo zainteresowani ofertą analizy konwersji do SAP S/4HANA, zapraszamy do kontaktu.