e-Fatura Uygulaması Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Yeni gelişen teknolojiler ile birlikte kurum ve şirketlerde yaşanan dijital dönüşüm artık günlük yaşamın bir parçası haline geldi. e-Fatura dijitalleşmenin en önemli ayaklarından birisi ve firmaların bu siteme geçişi zorunlu hale gelirken Honey Badgers ekibi olarak oluşturduğumuz altyapı ve geliştirdiğimiz kullanışlı ekranlar sayesinde e-Fatura sistemine entegre olmak artık daha kolay. Özel entegratör olarak hizmet veren NTT DATA Business Solutions, firmaların e-Fatura’ya geçişini hızlandırıyor.
e-Fatura nedir?
5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. Kısaca ifade etmek gerekirse, işletmelerde kullanılan faturaların kağıda basılması yerine dijital ortamda hazırlanıp paylaşılmasıdır.
GİB tarafından yönetilen e-Fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Teknik açıdan e-Fatura uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir.
e-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir. Kullanıcı Hesabı tanımlanan mükellefler e-Fatura uygulamasını entegrasyon yoluyla veya e-Fatura portali aracılığı ile kullanabilir.
e-Fatura uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
- Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilir.
- Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilir,
- Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.
e-Fatura’ya geçiş zorunlu mu?
Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerindeki tüm işletmelerin e-Fatura kullanması zorunludur. Ayrıca e-Fatura’nın avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler de gönüllü olarak bu uygulamaya geçiş yapabilir. Gönüllü olarak katılan firmalar, diledikleri zaman sistemden ayrılabilir ancak, e-Fatura döneminde kestikleri faturaları 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.
E-Fatura’ya geçiş adımları nelerdir?
Sisteme dahil olmak isteyen firmalar için herhangi bir önkoşul bulunmuyor. GİB’e başvurup ‘mali mühür’ edinilmesiyle beraber alınacak sertifika ile artık e-Dönüşüm sistemine girmiş oluyorsunuz ve fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
GİB’nın e-Fatura sistemini kullanma yöntemlerinden biri olarak sunduğu “Özel Entegrasyon” ile e-Fatura’ya başvuruda bulunmak isteyen mükellefler için gereken başvuru adımları aşağıdaki gibidir;
- Kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür sertifikası alınmalıdır.
- e-Fatura’ya geçiş yapmak isteyen mükellef ile gerekli izinleri almış özel entegratör arasında e-Fatura için sözleşme imzalanır.
- Elektronik fatura uygulamasına başvuru yapmak isteyen mükelleflerin veya temsilcilerinin http://www.efatura.gov.tr adresindeki e-Fatura başvuru bağlantısına tıklayarak gerekli formları doldurup onaylamaları gerekmektedir.
Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler için başvuru işlemi elektronik imza araçları (tüzel kişiler için MALİ MÜHÜR, gerçek kişiler için NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA ya da MALİ MÜHÜR) ile elektronik ortamda yapılmaktadır. Bu nedenle, söz konusu başvuru işlemi öncesinde mükelleflerin elektronik imza araçlarını temin etmiş olmaları gerekmektedir.
- Destek alınan özel entegratör (NTT DATA Business Solutions), firmaya tanımlama linki gönderir ve mükellef linke tıklayarak firma bilgileri ile gerekli alanları doldurur.
- Mükellef tanımlamalarını tamamladığında, bilgiler otomatik olarak destek alınan özel entegratör firmanın ekranlarına düşer ve gerekli kontroller yapılır. Herhangi bir sorun yok ise, firmaya aktivasyon linki gönderilir.
- Firma, destek alınan özel entegratör tarafından gönderilen aktivasyon linkini mali mühürü ile imzalar. Bu esnada, GİB’e destek alınan özel entegratörün mali mühürü ile e-Fatura uygulamasını kullanacağına dair otomatik bildirim yapmış olur. Bu bildirim sayesinde, firmanın faturaları özel entegratör tarafından toplu halde imzalanır.
- GİB onayladığında, aynı gün içinde firmanın süreçleri tamamlanarak firma, e- Fatura sistemine dahil olmuş olur.
e-Fatura kullanmanın avantajları nelerdir?
- Kağıda basılı fatura yerine kullanılan e-Fatura hem firmanın maliyetlerini düşürmesini sağlar hem de doğayı korur. Elektronik ortamda çalışan uygulama; zarf, kağıt, mürekkep gibi çeşitli kırtasiye masraflarını ortadan kaldırır. E-Fatura için kağıt kullanılmadığından dolayı; baskı, yazdırma, imzalama, kaşeleme, postalama ve arşivleme gibi ciddi masraflar da ortadan kalkar. Yanlış bilgileri düzeltmenin maliyeti de oldukça düşer.
- Faturalama ve ödeme süreçlerini hızlandırır.
- Bir kağıt faturayı hazırlama, basım, kontrol, kayıt, gönderim, ulaştırma ve arşive ekleme aşamaları ortalama 5 gün sürer. Yani iş yükünü arttırırken zaman da alır. e-Fatura ise bir dakikadan az bir sürede hazırlanıp alıcıya ulaştırılabilir. Kağıt fatura bastırmanıza gerek kalmaz. e-Fatura elektronik ortamda hazırlanır ve gönderilir.
- İhtiyaç anında faturalara tek bir tıkla ulaşılabilmesi kullanıcılara pratiklik sağlar. Kağıt fatura kullanımında ise faturaya ulaşmak için fiziksel arşivde boşa zaman kaybedilir, pratiklik ve zaman açısından kullanıcının zararınadır.
- Kayıt dışılığın engellenmesi ve verilerin güvenli ortamlarda uzun süreler saklanması sağlanır.
- Faturaların müşteriye gönderimi için kargolamaya gerek kalmaz. e-Fatura anında müşterinize iletilir.
- e-Faturalar dijital ortamda arşivlenir ve arşivleme işleminden kurtulursunuz.
- Faturalarınızın kaybolma riskini ortadan kaldırır.
- Tahsilatlarınızı hızlandırmanızı sağlar. Muhasebe işlemlerini kolaylaştırır.