Bulut tabanlı SAP Concur - Bölüm 2

Geçtiğimiz hafta Danışman arkadaşımız Esra Aydın‘ın giriş yaptığı Concur‘un, ben de bu hafta teknik detaylarından bahsedeceğim. Concur ve SAP entegrasyonunda beş farklı add-ons bulunmaktadır. SAP Software Download Center’dan aşağıdaki bileşenlere ulaşılabiliriz:

• CTE_FND 100 – Foundation Component
• CTE_HCM 100 – HCM Integration (Human Capital Management)
• CTE_FIN 100 – Financial Integration
• CTE_INV 100 – Invoice Integration
• CTE_FGM 100 – Integration with Funds Management/Grants Management (Public Sector)

CTE_FND 100 diğer tüm add-on’lar için ön koşul oluşturmaktır. Bu nedenle ilk önce bu add-on’un indirilmesi gerekmektedir. Concur bir cloud sistemdir ve düzenli aralıklarla otomatik olarak yenilenir. Stabil ve kusursuz bir sistem entegrasyonu için on-premise sistemlerin düzenli olarak güncellenmesi tavsiye edilmektedir. Böylece yeni geliştirilen fonksiyon ve düzeltmelerin on-premise sisteme uygulanabilmesine olanak sağlanacaktır.

Sistem set up’ı ve add-on kurulumlarına bağlı olarak SAP Concur Travel & Expense ve/veya SAP Concur Invoice sistemleri ile bağlantı kurulabilir. Entegrasyon set uplarını yapacak kişilere yardımcı olmak amacıyla SAP nin hazırladığı “CTE_SETUP” işlem kodu kullanılarak aşağıdaki başlıklar için hangi işlemlerin yapılması gerektiği bilgisine ulaşılabilmektedir;

• System
• Employe (HCM add-on ‘u var ise)

İlgili tüm seyahat ve masraf yerilerini yönetmeye yardımcı olur.

• Cost Object Types (FINadd-on’u var ise)
• Financial Posting (FINadd-on’u var ise)
• Payroll (HCM add-on ‘u var ise)
• Invoice (Invoice add-on’u var ise)
• Vendor
• Purchase Order
• Funds Management/Grants Management (FGM add-on u var ise)

SAP ve Concur sistemi arasındaki bilgi transferi işlemleri sırasında belgeler ve bildirimler oluşmaktadır. Daha kolay bir yönetim sağlamak için belge türleri ve statüleri gruplandırılmıştır.

SAP sistemine export edilen Concur belgelerinin türleri aşağıdaki gibi ayrıştırılmıştır;

• Expense Report: Şirket çalışanı ya da kredi kartı sağlayıcısını alacaklandırır
• Cash Advance: Çalışan seyahat etmeden önce nakit istemek için kullanır
• Payment Request (Invoice): Şirket satıcıyı alacaklandırır
• Travel Request: Gezi için bütçe rezerve edilmesini tetiklemek amacıyla kullanılır
• Payroll Document: Çalışana geri ödeme yapmak amacıyla kullanılır

Dokümanların statüleri ise aşağıdaki gibidir;

-New: Concur posting kuyruğundan gelen dokümanlar için kullanılır.

-New (Runtime Error): Kayıt sırasında dump alan belgeler için kullanılır.

-Successful: Sisteme başarılı bir şekilde gönderilen dokümanlar için kullanılır.

-Failed: Sisteme gönderilirken hata alan dokümanlar için kullanılır.

-Blocked (Temporarily): Belgenin kaydedilmesini geçici olarak önlemek amacıyla kullanılan bir statüdür.

-Blocked (Runtime Error): Daha önceden “New (Runtime Error)” statüsünde olan bir belgeyi bloke etmek için kullanılır. Belgenin kayıt sırasında sürekli dump almasını önlemek için bu statü kullanılır.

-Obsolete: Bir belgenin artık alakalı olmadığını gösterir.

-Reversed: Başarılı bir şekilde gönderilen belgenin ters kaydının alındığını gösterir.

-Successful (Cleared): Başarılı bir şekilde gönderilen seyahat istekleri için kullanılır.

Concur’a iki farklı bildirim tipi gönderilir;

Acknowledgement Sent: Belgenin SAP sistemine yeni bir statüye ulaştığını bildirmek için kullanılır.

Confirmation Sent: Belgelerin başarılı bir şekilde gönderilip gönderilmediğini konusunda bildirmek için kullanılır. Başarısız olan gönderimler için ek bilgiler bulunmaktadır.

 

 

SAP sistemi ile Concur arasındaki data alış veriş döngüsünün tamamlanması Feedback Loop olarak adlandırılmaktadır. Döngü şu şekilde işlemektedir;

• Onay işleminden sonra gider rapor belgeleri Concur kuyruğuna düşer
• Otomatik içe aktarma etkin ise, gider raporu kuyruktan otomatik olarak SAP sistemine aktarılır ve belge durumu “New” dir.
• SAP sistemi tarafından, Concur sistemine gider raporunun geldiğini ve kabul edildiğine dair bir bildirim gönderilir.
• Başarılı ya da başarısız bir şekilde belge “posting” gerçekleşir ve buna göre bir onay gönderilir. Hata alınması durumunda çalışan ya da yönetici masraf raporunu Concur sisteminde düzelterek yeniden kayıt kuyruğuna gönderebilir.

Yukarıdaki adımlar otomatik yapıldığı gibi manuel olarak da tetiklenebilir. Manuel olarak işlem yapılacak ise yukarıda belirtilen adımlar her belge türü için tekrarlanmalı ve tamamlanmalıdır.

Concur kurulumu yapılırken aşağıdaki soruların cevapları aranır. Verilecek olan cevaplar doğrultusunda uygulama aktif hale getirilir ve şekillendirilir;

• Şirket ne tür giderleri takip etmektedir, gider gruplamaları ne bazdadır?

Best practice’e göre masraflar “Travel Expenses, Transportation, Meals, Communications, Office Expenses, Fees, Other” gibi üst gruplara ayrılmıştır. Her grup altında ise daha ayrıntılı gruplar oluşturulmuştur. Örneğin transportation grubunun altında “Car Rental, Fuel, Parking, Public Transport, Taxi…” gibi ayrıntılı gider kalemleri bulunmaktadır.

• Yeni sistemde hangi masraf nesneleri ile giderler takip eidlmek istenmektedir?

Departman, masraf yeri gibi giderlerin hangi objeler bazında takip edileceği bilgisi tespit edilmektedir.

• Onay stratejisi ne olmalıdır?

Gider raporlarının incelenerek, düzenli onay yolunun dışındaki bir yönetici tarafından ek onaya tabi tutulması sağlanabilir.

• Çalışanlara nasıl geri ödeme yapılmalıdır?

Aynı ülkedeki insan gruplarına farklı geri ödeme programları ya da yöntemleri uygulanabilir. Kişilere payroll ya da belirli aralıklarla expence pay olarak ödeme yapılabilir. Bu bölümde  ödeme tipi ve sıklığının nasıl yapılacağına karar verilir.

• Concur içinde otomatik kredi kartı beslemesi yapılacak mı?
• Nakit avans uygulaması etkinleştirilecek mi?
• Sistem içerisinde hangi fatura işleme seçenekleri etkinleştirilmelidir?

Otel, yemek, yakıt gidi giderlerin girişine izin verilirken, araç kilometresi girişine izin verilmesi engellenebilir.

• Kullanıcının faturası yok ise ilgili gider için masraf girişine izin verilecek mi?
• İzlenmesi gereken katılımcı durumları nelerdir?

İş yemekleri ve etkinlikler gibi bazı gider çeşitleri için kullanıcının ilgili gider ile ilgili katılımcı tanımlaması gerekebilir. Bazı durumlarda katılımcıların isimlerinin girilmesi gerekirken bazı durumlarda sadece katılımcı sayısının girilmesine izin verilebilir.

“İş konuğu, eş, iş arkadaşı, HCP(Healthcare Professional)” otomatik olarak gelen katılımcı türleridir. Bunlara eklemeler yapılabilir.

• Ne tür raporlara ihtiyaç duyulmaktadır?

SAP Concur standardında pek çok rapor çeşidi bulunmaktadır.

Public folderlarda bulunan raporlar kopyalanarak kişisel raporlar oluşturulabileceği gibi Query Studio ile çok çeşitli raporlar tasarlamak mümkündür.

 

Raporlar istenilen formata getirildikten sonra download edilebilir ya da birden fazla kişiye concur içerisinden e-posta ile gönderilebilir.

 

Detaylı bilgi için bizimle [email protected] adresinden iletişime geçebilirsiniz.