Elektro-Material AG – SAP HANA Cloud Finance

Unternehmen: Elektro-Material AG

Branche: Elektrogrosshandel

Dienstleistungen: Vertrieb von Elektroinstallationsmaterial, Kabel und Leitungen, Beleuchtungsprodukten, Kommunikationsgeräten, Elektro-Haushaltsgeräten sowie Photovoltaik- und E-Mobilität-Produkten

Anzahl der Mitarbeitenden: über 700

Hauptsitz: Zürich, Schweiz

Website: www.elektro-material.ch

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Der Weg zur SAP HANA Cloud Finance

Ende 2019 stand die Elektro Material AG vor der bedeutenden Entscheidung, ein neues Finanzsystem zu evaluieren: Die bisherige Systemlandschaft war immer wieder gewachsen und wies vielfältige Eigenentwicklungen auf. „Unsere Finanzlösung wurde 1995 eingeführt – und manche Funktionen, die heute selbstverständlich sind, waren damit nicht möglich“, berichtet Armend Imeri, Head of Accounting, Elektro-Material AG. „Dadurch liessen sich die Prozesse nicht optimal aufstellen und es ergab sich ein hoher manueller Arbeitsaufwand.“

Die Anforderungen der Finanzabteilung an das neue Finanzsystem waren dementsprechend klar definiert: Die Finanzprozesse der Zukunft sollten vereinfacht, automatisiert, beschleunigt und vollständig digitalisiert werden. Deshalb sollte das zu implementierende System der neusten Generation angehören und neben offenen Schnittstellen auch aktuelle Technologien wie Datamining, RPA und AI mit sich bringen.

Das innovativste SAP Produkt

Durch die Beratung von NTT DATA Business Solutions war schnell klar, dass die SAP HANA Cloud Finance diese Anforderungen erfüllt: Elektro-Material setzt damit auf das innovativste Produkt der SAP, das als Multi-Tenant Cloud ERP System auf standardisierten Prozessen aufbaut. Damit lassen sich nicht nur die aktuellen, sondern auch alle neuen, zukünftigen Anforderungen decken – die quartalsweisen Releasewechsel machen’s möglich.

Intensiv: die Realisierungsphase

Bei der Implementierung setzte das NTT DATA-Team auf die Einführungsmethodik SAP Activate mit agilen Projektzyklen. Das SAP Cloud ALM Dokumentationswerkzeug wies dabei sämtliche Aufgaben den zuständigen Rollen zu. So wurden im intensiven Zusammenspiel vier Kunden-Umsysteme angebunden und die Prozesse anhand der definierten Anforderungen eingeführt. Dank dieses Vorgehens konnte die Migration von Stamm- und Bewegungsdaten problemlos erfolgen: Innerhalb weniger Tage wurden die neuen Finanzprozesse in Betrieb genommen und verbinden nun auch die EPR-Prozesse in den Umsystemen.

Von manuell zu digital in 9 Monaten

In der Debitorenbuchhaltung konnte Elektro-Material von der manuellen Bearbeitung der Kontoauszüge inkl. Verbuchung auf einen vollständig digitalisieren Prozess übergehen. Die Mitarbeiter haben nun wieder Zeit, sich auf wirklich gewinnbringende Aufgaben zu konzentrieren. Und dadurch, dass die Kreditlimite der Kunden nun immer up-to-date sind, gewinnt EM nochmals ein bis zwei Tage pro Monat dazu.

In der Kreditorenbuchhaltung bedurfte es im alten System vier Zahlungsläufe, um alle Lieferantenrechnungen begleichen zu können. Zusätzlich mussten die Gutschriften vor ihrer Verrechnungverarbeitung händisch bearbeitet werden. Bei 8000 Gutschriften pro Jahr ergab sich ein hoher manueller Aufwand. Nun wird nur noch ein Zahlungslauf benötigt und Gutschriften werden automatisch verarbeitet. Und dadurch, dass Flüchtigkeitsfehler verhindert werden, verbesserte EM obendrein noch seinen DPO (Days Payable Outstanding).

Als weitere essentielle Verbesserung sieht EM die neuen Möglichkeiten im Reporting. Hier stehen nun standardmässig schon viele Reports zu Verfügung. Daten müssen nicht langwierig zusammengeführt und ausgewertet werden und Zahlen stehen adhoc zur Verfügung, was vor allem personell Ressourcen einspart.

Moderne Finanzprozesse im „Daily Business“: NTT DATA Business Solutions und Elektro-Material an der SAP NOW Switzerland

Am Finance Focus Day der SAP NOW Switzerland präsentierten Elektro-Material AG und NTT Data Business Solutions AG den Einführungsprozess der SAP S/4HANA Cloud. Die Finanzabteilung der Elektro-Material hatte vielfältige Anforderungen an eine neue SOA-basierte, integrierte Finanzlösung: Eine hohe Anwenderakzeptanz durch moderne Oberflächen, das Führen von mehreren parallelen Hauptbüchern, die Automatisierung des Abschlusses sowie die Schaffung einer Basis für die Nutzung von Artificial Intelligence.

Armend Imeri, Head of Accounting, Elektro-Material AG berichtet, was zum Entscheid für SAP S/4HANA Cloud geführt hat, wie die Einführung verlief, wo die Herausforderungen lagen und wie die neue Lösung nun das Tagesgeschäft unterstützt. Ausserdem gewährt er einen Einblick in die weiteren Pläne der Elektro-Material AG, z. B. die Senkung der administrativen Aufwände dank Nutzung von Robotic Process Automation (RPA). Anschliessend zeigt Ruth Nussbaumer, SAP Professional Consultant, NTT DATA Business Solutions AG weitere Entwicklungsmöglichkeiten auf. So bieten Robotics, Machine Learning und Analytics viel Potenzial für die Finanzabteilung der Zukunft.

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