Prenons l’exemple d’un de nos clients, leader mondial dans la fabrication d’équipements de nettoyage professionnel. Son objectif, trouver un moyen de réduire les saisies manuelles et les erreurs dans ses processus de gestion des données de base – produit.
NTT DATA Business Solutions
Gestion des données de base : Industrie manufacturière
Le défi
Avec plus de 61 sites de production à travers 43 pays dans le monde et une flotte de 4 900 collaborateurs, l’entreprise est en pleine croissance et rencontre aujourd’hui des problématiques liées à son développement : chaine logistique dynamique, demande client fluctuante et besoin de déterminer de manière précise les délais de fabrication pour les usines et équipements.
Afin de faire fonctionner la machine, 250 ingénieurs travaillent sur le lancement chaque année de 30 produits sur le marché. On comptabilise aujourd’hui 3 000 produits disponibles, le nombre de créations et de modifications de matériel effectuées chaque jour est colossal. À titre d’exemple, un seul matériel sur 61 sites requiert 3 615 champs dans SAP ERP (voir le schéma n°3). Et pour couronner le tout, l’équipe de planification de la chaîne logistique doit pouvoir rapidement prendre en compte les changements qui affectent l’ensemble des 135 000 références produit.
Par exemple, les erreurs dans les données de matériel peuvent être critiques si elles empêchent les agents dans l’entrepôt de traiter le bon matériel. Cela peut même causer ainsi de nombreuses heures de retard et des amendes coûteuses. L’organisation a donc besoin d’efficacité et de précision pour une réelle efficience.
Avant : 3 615 champs pour un matériel et 61 sites
La solution
Un collaborateur enregistre en moyenne entre 50 et 100 matériels dans le système chaque jour. Grâce aux processus de gouvernance transparente et de maintenance automatisée de la solution it.mds, le nombre de champs devant être contrôlés pour un seul matériel dans SAP ERP est passé de 3 615 à 199, soit une réduction de 94,4 %. Par ailleurs, la valeur d’it.mds dans l’entreprise a augmenté au fur et à mesure de l’utilisation de l’outil et de la création de règles individuelles. Avec le temps, le nombre de champs à contrôler est passé de 199 à moins de 30.
Après : it.mds réduit le nombre de champs pour un matériel à 199
Aujourd’hui, grâce à une démarche de contrôle des données basée sur des règles, un utilisateur peut classer un matériel dans une catégorie donnée, permettant ainsi que remplir automatiquement entre 20 et 30 champs SAP en un seul clic.
« Le nombre de saisies manuelles économisé équivaut à des milliers d’heures de travail chaque année. »
Les champs restants sont gérés de manière automatique pour chaque matériel : ainsi, chacun des 3 615 champs est mis à jour correctement dans SAP ERP pour toute l’organisation. Les usines et filiales qui n’utilisent pas SAP peuvent également bénéficier d’it.mds en déployant une interface web qui simplifie la mise en œuvre conjointe d’un contrôle central et d’une maintenance décentralisée.
Des milliers de champs de données dans l’ERP – comment relever le défi en trois étapes
Le nombre de saisies manuelles économisé équivaut à des milliers d’heures de travail chaque année. Dans un même temps, le taux d’erreurs a diminué et la qualité des données a augmenté car les collaborateurs n’ont pas besoin de retenir et de saisir machinalement de nombreuses données de base (et souvent sans rapport avec leurs tâches quotidiennes) dans les champs de SAP.
Classez une fiche dans une catégorie donnée et, en un clic, entre 20 et 30 champs seront automatiquement remplis.
Le système de requêtes de la solution garantit l’intégrité des données. L’équipe en charge de la gestion des données de base est rapidement alertée lors de saisies incorrectes ou insuffisantes. Par ailleurs, si nécessaire, elle peut facilement créer ou modifier une règle afin de résoudre des problèmes récurrents. Le fabricant a ainsi créé près de 2 000 règles automatisées qui simplifient grandement les difficultés quotidiennes issues des données de matériel.
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