Planzer Transport AG

Transport- und Logistikdienstleistungen – ca. 3700 Mitarbeitende – Hauptsitz in Dietikon

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An eine Niederlassung werden Rechnungen geschickt. Die Filiale prüft und kopiert sie und schickt die Rechnungen danach auf dem Postweg an die zentrale Buchhaltung weiter. Die zentrale Buchhaltung verbucht sie. Ein langwieriger und aufwendiger Arbeitsprozess. Besonders dann, wenn es sich um 120.000 Rechnungen jährlich handelt – wie es bei der Planzer Transport AG aus Dietikon der Fall ist.

Die Transparenz war dadurch natürlich nicht gegeben: Denn niemand wusste ganz genau, wo sich eine bestimmte Rechnung gerade befand. So konnte Planzer seinen Kunden zwar über den Status der Warenlieferung genau Auskunft geben . Die Lieferanten blieben in Bezug auf den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen allerdings häufig im Unklaren.

„Darüber hinaus gab es auch finanziell Optimierungspotential. Wir konnten Skonti schliesslich kaum wahrnehmen. Die Durchlaufzeit der Rechnungen waren zu lang. In der Regel haben wir zwei bis drei Wochendafür benötigt“, betont Andrea Bova, Leiter Kreditoren bei Planzer.

Das Transport- und Logistikunternehmen entschied sich im Jahr 2009, neue Prozesse auf Basis von SAP einzuführen. Gleichzeitig zentralisierte das Unternehmen den Rechnungseingang und lagerte die Scan-Prozesse aus. Um die Rechnungsbearbeitung transparenter zu gestalten, entschied sich Planzer für OpenText Vendor Invoice Management for SAP (VIM). Als Einführungspartner wählte Planzer den IT-Komplettdienstleister NTT DATA Business Solutions, da sich die Berater sowohl in der  SAP Welt als auch in den OpenText Produkten bestens auskennen und die Branchenerfahrung mitbrachten.

Umstellung auf VIM läuft reibungslos

Die Einführung von VIM in der Kreditorenbuchhaltung am Hauptsitz von Planzer in Dietikon lief über einen Blueprint, in dem die Prozesse definiert wurden. Anschliessend folgte eine Test-und Umsetzungsphase. „Da wir nicht nur den Kreditoren-Workflow, sondern auch das ERP-System umstellten, benötigten unsere Mitarbeiter eine längere Einarbeitungs- und Akzeptanzphase. Jetzt sind alle sehr zufrieden mit dem System.  Technisch lief die Einführung reibungslos“, so Andrea Bova.

Heute laufen alle Rechnungen zentral ein, werden gescannt und von den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung in VIM gebucht. Alle Prozesse laufen effizient in OpenText VIM: von der ersten automatisierten oder manuellen Prüfung, Vervollständigung, Zuordnung und Archivierung von Rechnungen über die mehrstufige Genehmigung bis hin zur Übergabe in das ERP-System zur Zahlung. Die Aktivitäten aller Prozessbeteiligten werden im System lückenlos dokumentiert. Treten später einmal Fragen auf, kann mit wenigen Klicks dank des VIM-Reportings nachvollzogen werden, wer zu welcher Zeit etwas geändert oder genehmigt hat.

„Die Transparenz hat sich dank OpenText VIM enorm verbessert. Ruft ein Lieferant oder ein Mitarbeiter wegen einer Rechnung an, müssen wir jetzt nur ins System schauen und können den Bearbeitungsstatus genau nachvollziehen. Wir haben zudem automatisierte Vertreterregelungen eingeführt. Ist ein Kollege also längere Zeit nicht im Büro, passt sich der Workflow entsprechend an“, freut sich Bova.

Schnellere Durchlaufzeiten und grössere Arbeitseffizienz

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Planzer konnte seine Durchlaufzeiten um rund 40 Prozent reduzieren. In der Zusammenarbeit zwischen den Filialen und der zentralen Buchhaltung können dadurch über 20 Prozent des zeitlichen Aufwands eingespart werden. Doppelte oder unberechtigte Rechnungen werden sofort erkannt. Und die Skonti kann Planzer jetzt ohne organisatorische oder technische Restriktionen wie gewünscht wahrnehmen. „Wir würden uns heute wieder für VIM von OpenText entscheiden, da es die gewünschte Transparenz in der Rechnungsbearbeitung bringt und gleichzeitig auch als internes Kontrollsystem genutzt werden kann“, zieht Bova ein positives Fazit.