Hoe jouw IT-project in Food & Agri absoluut slaagt

Sta je aan de vooravond van een grote investering in een IT-project? We vertellen je graag wat je kunt doen om jouw ERP-implementatie te laten slagen. Zeker in Food & Agri – waar je vaak tijdens de lopende operatie ruimte moet vinden voor de migratie naar een nieuw systeem – is het belangrijk dat zo’n project first time right is. En met zo min mogelijk verstoringen op de werkvloer plaatsvindt. Dit zijn onze voorwaarden om van jouw IT-project in Food & Agri een succes te maken.

Tekst loopt verder onder dit kader

Waarom IT-projecten juist in agf first time right moeten zijn

Zoals gezegd: ICT-projecten die scheeflopen, zijn niet alleen voorbehouden aan de overheid of corporates. Recent werd bij een ERP-project bij een Nederlandse agf-importeur besloten om kort na de livegang terug te gaan het oude ERP. Orders konden met het nieuwe systeem namelijk niet goed verwerkt worden, waardoor klanten hun bestellingen niet geleverd kregen. Het bedrijf migreert daarom nu terug naar het oude systeem en start een nieuw IT-project op om zeker te zijn dat de volgende implementatie zonder complicaties plaatsvindt.

Hoewel voor elke organisatie een niet-functionerend platform een enorme strop is, ligt het bij Food & Agri-bedrijven nog gevoeliger. Daar wordt immers gewerkt met dagverse producten, zijn doorlooptijden van producten laag en zit er ook vaak een strenge kwaliteits- en traceability-component aan hun bedrijfsprocessen. Kortom: er zijn veel aspecten die onder een gefaalde livegang lijden. Als een branche downtime niet kan gebruiken is het deze wel. Anders dan bij houdbare goederen, leidt het direct tot verspilling en dat heeft ook direct gevolg voor de gehele keten. Want als de bedrijfsprocessen van een organisatie in agf vandaag verstoord raken, betekent dat dat er binnen enkele dagen misgegrepen wordt in de supermarkt.

De voorwaarden voor een geslaagd IT-project

Een nieuw IT-platform dat niet voldoet aan je verwachtingen, dat wil je voorkomen. Er zijn allerlei redenen waarom een project niet uit de verf komt. Dat kan variëren van een business case die niet voldoende is dichtgetimmerd tot communicatieproblemen tussen leverancier en klant. Maar ook te enthousiast op alle nice to haves duiken waardoor je originele scope vertraging oploopt, of de traditionele spraakverwarring tussen business en IT kunnen een bottleneck zijn. En hoewel elk project en elke klant waar je als implementatiepartner mee werkt uniek zijn, is er een aantal punten dat je vooraf – als leverancier en als klant – zéker kunt aftikken zodat de kans van slagen van jouw implementatie groeit.

1. Zorg dat software en processen op elkaar aansluiten

First time right, dat is ambitieus. Maar niet onmogelijk. Elk geslaagd IT-project zou moeten starten met een uitvoerige discovery stage. Daarin is het zowel aan ons als IT-bedrijf, als aan de klant om goed vooronderzoek te doen. Hoe wordt er nu gewerkt en welke applicaties ondersteunen daarin en waar wil een organisatie heen? Hoe kan het nieuwe systeem daarin ondersteunen? Daarin gaan wij altijd uit van processen. Want het zijn de processen die een bedrijf onderscheidend maken van concurrentie. Niet de IT.

Het proces om eisen en wensen helder te vertalen naar een passende IT-oplossing is een bijzonder belangrijk onderdeel van je hele traject. We zetten verwachtingen op papier en zijn als implementatiepartner realistisch. Wat heb je echt nodig en wat kan worden beschouwd als nice-to-have? Maatwerk kan in potentie leiden tot knelpunten, bijvoorbeeld bij het testen of een livegang. Maar ook in een later stadium bij eventuele updates.

Van IST naar SOLL, maar met realistische verwachtingen

Verandering kan lastig zijn. We zien dan ook vaak dat klanten graag willen dat je het oude systeem nabouwt. Terwijl de IST-en de SOLL-stadia echt vragen om een verschillende aanpak. Daarom gaan wij tijdens het vooronderzoek altijd procesgericht te werk. Wat is de ideale situatie in de toekomst? Wil je bijvoorbeeld voldoen aan GxP in minder tijd en met minder ruimte voor fouten? Welke afdelingen hebben behoefte aan nauwere aansluiting? Hoe bespaar je tijd met invoicing? Hoe voorkom je rondzwervende Excel-lijsten en zorg je dat iedereen met dezelfde data werkt? Wil je de vraag beter voorspellen? Met een partner die thuis is in de Food & Agri-sector – en op de hoogte is van alle best practices – kun je als organisatie je wensen allemaal aftikken.

Vermijd maatwerk, ga voor best practices

De software die geïmplementeerd wordt, moet bedrijfsprocessen dus ondersteunen. Daar zit echter wél een ‘maar’ aan. Om een implementatie te laten slagen, gaan we zoveel mogelijk uit van een standaard ERP. Maar, uiteraard moet er wél ruimte zijn voor oplossingen die specifiek van belang zijn in de Food & Agro-industrie en die niet worden afgedekt door een standaard ERP-platform.

Hoe we die behoefte aan specifieke oplossingen buiten het standaard ERP aanpakken? Met accelerators. Hoewel elk bedrijf uniek is, vertoont een behoorlijk deel van de bedrijfsprocessen grote overeenkomsten met elkaar. Voor 90 procent dekt het systeem waar wij mee werken – SAP S/4HANA – deze processen af. Voor de overige 10 procent van de industriespecifieke processen hebben we voor Food & Agri zogenaamde accelerators gebouwd die specifiek van toepassing zijn voor de Food & Agri-markt waarin we al jarenlang opereren. Daarin zitten alle best practices die bij deze branche om de hoek komen, verwerkt. Van werken met dagverse producten tot global batch traceability.

2. Test uitvoerig en ga bij twijfel gefaseerd live (met praktijkvoorbeeld)

Het kan verleidelijk zijn om in de Food & Agri-branche, die vaak 24/7 doordraait, minder aandacht te besteden aan testen. Want testen kost tijd en in de dynamische Food en Agri wereld is tijd schaars. En daar is eigenlijk geen speelruimte voor. Maar, ook daar zijn work-arounds voor. Door bijvoorbeeld gefaseerd te testen en live te gaan. Bij Vreugdenhil Dairy Foods hebben we tijdens het piekseizoen voor melkproductie een fabriek gemigreerd naar SAP S/4HANA zonder grote verstoringen. Samen kozen we vanwege de uitdagende omstandigheden voor een gefaseerde livegang. Een keuze die succes opleverde en die in deze specifieke situatie goed werkte. Er werd steeds één productiefaciliteit per keer live gezet met tussenpozen van drie tot vier weken. In die weken werden er ervaringen en feedback verzameld en die inzichten werden meegenomen naar de volgende productiefaciliteit. En Vreugdenhil? Die organisatie is nog elke dag blij met haar geïntegreerde systeem!

3. Verandermanagement: een niet te missen onderdeel

ERP-implementaties zijn duur. En je gaat vaak naar een nieuwe manier van werken, waardoor voor iedereen de manier waarop je je werk doet, verandert. Meer dan eens komen we tegen dat een klant het gewoon heel spannend vindt om in een dergelijk traject te investeren en dat het moeilijk kan zijn om het oude los te laten.

Een IT-project verandert bijna altijd je manier van werken

Van finance tot order-entry en van procurement tot warehousing: kies je voor een geïntegreerd ERP-platform zoals SAP S/4HANA, dan gaat er veel veranderen in je manier van werken. En ook die omslag is een vitaal onderdeel van je projectplanning. Medewerkers moet je voorbereiden op een nieuw systeem en veranderende processen. Door een geïntegreerde softwareomgeving wordt de noodzaak voor Excel-applicaties en aanverwante rapportages bijvoorbeeld veel minder. Daar staat tegenover dat dit type systeem je van nieuwe inzichten voorziet.

Samen met onze klanten bespreken we het onderwerp change management altijd voorafgaand aan het implementatietraject. Want het succes van een implementatie hangt niet alleen af van technologie. Als iemand toch blijft werken met Excels of gefragmenteerde applicaties, dan kun je je single source of truth kwijtraken. En ook wij willen ons project meteen goed neerzetten, mét blije eindgebruikers.

Betrek toekomstige gebruikers al vroeg bij je implementatie

Draagvlak creëren en medewerkers betrekken is wat ons betreft essentieel. Daarom is het ook goed om vooraf te onderzoeken waar medewerkers behoefte aan hebben en ze te betrekken bij het implementeren en testen. Want uiteindelijk moeten zij ermee gaan werken. Hun feedback is van groot belang.

Kies voor een partij die je snapt

First time right? Het helpt om dan een partner aan je zijde te hebben die niet alleen jouw specifieke processen in Food & Agri kent, maar ook weet hoe in jouw industrie IT-projecten het beste worden neergezet. Om af te sluiten hebben we een checklist gemaakt voor de ideale partner. Ga voor een partij die:

• de goede vragen stelt zodat de juiste oplossing gekozen wordt waar je het meest aan hebt.
• slagvaardig is, omdat hij of zij dankzij diepgaande ervaring en kennis weet wat te doen.
• verschillende organisaties van binnen heeft gezien en daardoor de valkuilen kent, maar ook best practices meeneemt vanuit eerdere trajecten.
• kennis heeft van zowel businessprocessen als IT.
• de volgorde van een implementatie kent en kan prioriteren.
• een implementatieplan kan ontwikkelen voor je organisatie.
• de juiste methodieken en handvatten kent en daarin kan adviseren.
• workshops kan organiseren waarin medewerkers worden betrokken en kennis maken met het nieuwe systeem of de applicatie.
• kan ondersteunen in de uitvoering. Van A tot Z. En wanneer hij of zij hulp nodig heeft, beschikt over een uitgebreid netwerk van experts.