BASE: de juiste beslissingen met realtime inzicht

The Best Administrative System Ever. Oftewel: BASE. Dat is wat we Best Fresh beloofden tijdens onze demo. Om te kunnen groeien, slimmer te werken en om voorop te kunnen lopen in AGF door middel van actueel inzicht in de supply chain. Inmiddels is BASE live gegaan bij de eerste entiteit van Best Fresh. In november beleefde Sous Fresh in Venlo een soepele livegang. Sterker nog, directeur Roy Peters zegt daarover:

Klanten en relaties hebben praktisch niks van de livegang gemerkt. Medewerkers bleven gewoon bereikbaar en bestellingen werden keurig afgehandeld.

En dat is precies hoe we onze go-lives graag zien! Wat voor ERP-systeem we samen met Sous Fresh hebben neergezet en welke voordelen dat het bedrijf brengt? Dat lees je in deze mini-casestudy.

Een geïntegreerd systeem voor de hele AGF-supply chain

Volledig inzicht en directe mogelijkheid tot actie in de complete supply chain. Van inkoop tot productie en van het warehouse tot aan distributie. Of, zoals we terug hoorden op de werkvloer:

Ik kan nu met zes tegels op een dashboard de hele business in realtime volgen en aansturen.

Omdat het huidige systeem van Best Fresh tegen de grenzen van zijn kunnen aanliep en omdat medewerkers behoefte hadden aan een 360-graden inzicht in de dagelijkse operatie die verder ging dan alleen de eigen werkzaamheden, besloot de groep om een nieuw ERP-systeem te implementeren. Kernwoorden? Overzicht over de hele bedrijfsvoering, de juiste beslissingen kunnen nemen op de juiste momenten en muren van de silo’s van verschillende afdelingen doorbreken.

Als eerste entiteit van de groep kreeg Sous Fresh een systeem waarin alle bedrijfsprocessen in de keten met elkaar geïntegreerd zijn. In dat systeem kunnen medewerkers in realtime data-analyses doen. Bovendien kunnen afdelingen niet alleen beter met elkaar samenwerken, maar winnen ze ook veel tijd doordat processen geautomatiseerd zijn.

Gedreven team met key-users als basis voor succes

Samen met een enorm betrokken team van key-users vanuit Sous Fresh werkten we aan de implementatie van SAP S/4HANA en onze it.food accelerator. Onze solution architect Marco de Wilde zegt over die samenwerking:

“Sous Fresh maakte mensen vrij om samen met onze consultants in een kernteam het systeem eigen te maken. Die key-users waren gedreven, hadden hart voor het bedrijf en die houding kwam de resultaten ten goede. Het zorgde voor een soepele go-live en het zorgde ervoor dat anderen in de organisatie van Sous Fresh welwillend en nieuwsgierig tegenover de veranderingen in hun werkwijze stonden.”

Best Fresh koos er bewust voor om de implementatie te starten met Sous Fresh en daarna pas andere locaties over te zetten naar het nieuwe systeem. De Wilde vertelt:

“We wilden deze locatie met zo veel mogelijk functionaliteiten live laten gaan. Warehouse en productie van Sous Fresh in Venlo vinden plaats op een net iets kleinere schaal dan bij Best Fresh in Poeldijk en alles bevindt zich op één locatie. Dat maakt het tot de perfecte eerste case.”

Uitgebreid testen voor een soepele livegang

Om de go-live zo soepel mogelijk te laten verlopen, testte het BASE-team het systeem voorafgaand aan de livegang een productiedag lang.

De Wilde: “Op die manier konden we alvast kinderziektes eruit halen en wisten we bijna precies wat we konden verwachten op het moment dat het systeem écht in gebruik werd genomen.”

Peters zegt hierover: “De laatste weken stonden in het teken van testen, trainen en de laatste puntjes op de i zetten. En ineens is het dan zover en gingen we live. Spannend? Zeker! Maar het is hartstikke goed verlopen en een groot compliment aan alle betrokkenen is hier zeker op z’n plek.”