Wanneer ben je klaar voor de cloud? It’s all in the mind(set)

Tuurlijk, de cloud is reuze interessant. Maar hoe weet je wanneer jouw organisatie klaar is voor de overstap? Solution Architect René Vijverberg heeft het antwoord: als je organisatie een cloud mindset heeft. In dit blog legt hij uit wat dat inhoudt – en welke drie overtuigingen iedereen binnen jouw organisatie moet omarmen.  

Je wil je kunnen focussen op je core business. Open deur, denk je vast. Maar toch zijn organisaties vaak nog te veel bezig met randzaken. Non-stop discussies over welke gegevens de juiste zijn, verwoede pogingen om processen beter te stroomlijnen en bakken met geld uitgeven aan beheer en onderhoud van on-premise servers. Vrij logisch om je dan af te vragen of dat anders kan. Met een overstap naar een cloud-ERP, zoals SAP S/4HANA Cloud, public edition, tackle je die uitdagingen in één keer.  

De cloud zorgt voor één versie van de waarheid: jouw gehele organisatie beschikt over dezelfde informatie, altijd en overal. Daarmee realiseer je naadloze bedrijfsprocessen en werk je efficiënter. Innoveren kan continu dankzij slimme cloudtools en je kunt de IT-infrastructuur van je organisatie gemakkelijk opschalen, bijvoorbeeld in piekperiodes. Je schaalt net zo eenvoudig weer af als de drukte afneemt. Bovendien betaal je alleen voor wat je gebruikt, dus je houdt controle over de kosten. Daar komt nog bij dat je grote investeringen in hardware, software en beheer vermijdt door te werken in de cloud. Dat neemt een cloudprovider namelijk allemaal voor je uit handen.  

Een stap naar de cloud hoeft bovendien geen jaren te duren: dankzij beproefde best practices profiteer je binnen afzienbare tijd van de voordelen van een cloud-ERP. 

Drie elementen van een cloud mindset

Kortom, de voordelen van de cloud zijn haast eindeloos. Maar hoe weet je of jouw organisatie er daadwerkelijk klaar voor is om de overstap te maken? Simpel.  

Je bent klaar om over te stappen naar de cloud als je een cloud mindset hebt. Een cloud mindset kun je zien als een andere benadering van je IT- en bedrijfsprocessen. Een verschuiving in het denken in middelen, zoals servers en netwerken, naar het denken in oplossingen. Van het denken in een dichtgetimmerde IT-infrastructuur naar een fluïde IT-omgeving. En van langdurige ontwikkelcycli naar een agile en iteratieve benadering van softwareontwikkeling.  

Voordat we in de drie elementen van een cloud mindset duiken, moet één ding kraakhelder zijn: íedereen moet deze mindset omarmen. Van de directeur en managers tot key users en business process owners. En vergeet ook je consultants niet! Pas als iedereen een cloud mindset heeft, houdt niets of niemand je tegen en kun je concrete stappen zetten. Uit welke drie belangrijke overtuigingen bestaat een cloud mindset dan? Ik zet ze voor je op een rijtje: 

1. Denk in end-to-endprocessen

Wie in de cloud wil werken, moet afscheid nemen van het denken in silo’s en het werken met gefragmenteerde data. Wees bereid om traditionele – en vaak vastgeroeste – processen los te laten. De cloud geeft jouw organisatie de kans om de denkbeeldige grenzen tussen afdelingen te doorbreken en meer geïntegreerd te werken. Dat bereik je door op een andere manier naar je bedrijfsprocessen te kijken, namelijk als end-to-endprocessen zoals Order to Cash en Plan to Produce. Deze processen overstijgen afdelingen en moeten altijd het uitgangspunt vormen voor alles wat je doet.  

2. Omarm de standaard

Laat ik maar meteen met de deur in huis vallen: de bedrijfsprocessen van jouw organisatie zijn minder uniek dan je denkt. Een verkoopproces is bij de meeste organisaties hetzelfde bijvoorbeeld. Maar wát je verkoopt, dat is wel uniek. Daarom loont het meer om je bezig te houden met je product, dan met je bedrijfsprocessen. In de cloud kun je profiteren van bewezen best practices uit vrijwel iedere branche. Daarmee richt je end-to-endprocessen op een standaardmanier in, zodat je er vrijwel direct mee aan de slag kunt. Op die manier hoef je niet opnieuw het wiel uit te vinden. Dat zorgt voor een snelle implementatie en geeft je meer tijd en energie om je te focussen op waar je wél het verschil kunt maken: je product. 

Moet je dan álles standaardiseren? Niet helemaal, want flexibiliteit is uiteraard een van de speerpunten van de cloud. Er zijn dus voldoende mogelijkheden om processen nog naar je hand te zetten, maar dat doe je buiten de standaard end-to-endprocessen om. Door bijvoorbeeld applicaties voor planning of factuurscanning via API’s te koppelen aan je cloudomgeving. Zo kun je jouw processen meer passend maken voor jouw organisatie, terwijl je de end-to-endprocessen standaard houdt. Vandaar de stelregel: keep the core clean. 

3. Vertrouw de cloud

Verandering is vaak uitdagend, dat is menseigen. Dus ook de stap naar de cloud kan spannend voelen. Wat helpt, is te beseffen dat je in de cloud bouwt op jarenlange kennis en ervaring. Neem SAP S/4HANA Cloud, public edition als voorbeeld. SAP is al decennialang dé ERP-marktleider in diverse sectoren. Daardoor kennen ze die branches als geen ander en hebben ze de meest optimale end-to-endprocessen volledig uitgekristalliseerd. Je kunt er dus op vertrouwen dat de best practices die SAP aanbiedt voor jouw processen ook daadwerkelijk beproefde best practices zijn. Door de best practices als uitgangspunt te nemen voor de implementatie van je cloud-ERP kun je bovendien na zo’n drie dagen al aan de slag, in plaats van na enkele maanden. 

Schakel de juiste hulp in

Het hebben van een cloud mindset is een belangrijke factor voor het succesvol implementeren van een cloud-ERP. Het vraagt om het loslaten van oude patronen en openstaan voor een nieuwe manier van werken.  

Gelukkig hoef je de stap naar de cloud uiteraard niet alleen te zetten. Bij NTT DATA Business Solutions helpen we je graag snel en overzichtelijk naar de cloud toe met RISE with SAP. Dat is één pakket met de belangrijkste componenten voor een succesvolle transformatie naar de cloud. Uiteraard onder begeleiding van onze consultants en voorzien van vakkundig advies.