Robotyzacja usprawnia obieg dokumentów i przyspiesza obsługę faktur

Innowacyjność w globalnym biznesie

Zapewnienie wysokiego poziomu obsługi klienta jest kluczowe dla firmy Mieszko SA, która sprzedaje swoje produkty w ponad 60 krajach z całego świata. Klient od ponad 70 lat jest producentem pralinek i bombonierek, które znane są pod markami Michaszki, Cherrissimo i Magnifique. Nowoczesne podejście do oferty przekłada się na działanie samej organizacji. Najpierw klient zadecydował o wdrożeniu systemu SAP ERP. W 2021 roku zwrócono uwagę na potrzebę kompleksowej automatyzacji obsługi dokumentów. Do obsługi tego procesu wybrano it.capture – autorskie rozszerzenie do systemu SAP firmy NTT DATA Business Solutions.

Digitalizacja dokumentów wpisana w strategię

Strategia firmy Mieszko jest oparta między innymi na cyfryzacji procesów i ograniczaniu działań, które wymagają najwięcej pracy ręcznej. Do takich należy obsługa dokumentacji i wprowadzanie kluczowych informacji. Zautomatyzowane rozpoznawanie i przetwarzanie dokumentów jest możliwe dzięki technologiom uczenie maszynowego i sztucznej inteligencji, które wykorzystywane są w oprogramowaniu it.capture.

Dzięki zoptymalizowaniu procesów, dokumenty są wysyłane pocztą elektroniczną jako załącznik w formacie PDF, a następnie wprowadzane do systemu przez robota programowego. Powyższy mechanizm pozwala na zautomatyzowanie skanowania i rozpoznawania dokumentów, a także ich rejestrowanie i efektywne zarządzanie w systemie SAP ERP. „Kompleksowe usprawnienie procesu obsługi faktur pozwala na przyspieszenie i zwiększenie jakości obsługi klientów. Podnoszona jest też efektywność pracy i zgodność danych” – mówi Feliks Mayer, Kierownik ds. Informatyki i Analiz w Mieszko SA.

Oszczędność czasu i przejrzystość danych

Manualne konwertowanie dokumentów w jeden format, wprowadzanie dokumentów oraz weryfikacja informacji są czasochłonne. Oprogramowanie it.capture pozwala na automatyczne rejestrowanie i kategoryzowanie wszystkich wartości dokumentu (np. na fakturze) w systemie SAP. Dzięki algorytmom sztucznej inteligencji, rozwiązanie powiązuje dane i zdobywa coraz więcej informacji wraz z dokumentami już zarejestrowanymi. System uczy się wzorców rozpoznawania, również wtedy gdy format dokumentu ulega zmianie. W takiej sytuacji dokumenty cyfrowe są tworzone bez ryzyka utraty informacji. Rozwiązanie it.capture jest elementem pakietu it.document handling suite, który pozwala na obsługę wielu typów dokumentów: faktur, zleceń sprzedaży, certyfikatów i dokumentów kadrowych. Zastosowanie takiego oprogramowania w organizacji pozwala na zaoszczędzenie co najmniej 60% czasu poświęconego na obsługę dokumentów.

Zaufany partner

Priorytetem jest skonfigurowanie procesów biznesowych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Na uwagę zasługuje też współpraca przy wdrożeniu rozwiązania. „NTT DATA Business Solutions to zaufany partner, a doświadczenie ekspertów wpływa na sprawne wdrożenie rozwiązania skutecznego i zgodnego z naszymi potrzebami” – mówi Feliks Mayer. Zaangażowanie zespołu przekłada się na efekty widoczne już od pierwszego dnia po wdrożeniu.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniu it.capture