Projekt migracji systemu SAP ERP na S/4HANA w Tokai COBEX Polska

Tokai COBEX Polska należąca do grupy Tokai COBEX, to producent wysokiej jakości produktów węglowych: bloków katodowych do wytopu aluminium, wykładzin do pieców hutniczych oraz elektrod węglowych do produkcji krzemu, fosforu i metali kolorowych. Ma dwa zakłady produkcyjne: w Nowym Sączu i Raciborzu. Jest notowana na liście 500 największych polskich firm dziennika Rzeczpospolita. W 2019 roku wygenerowała przychód w wysokości 1110 mln PLN, zatrudniając blisko 700 osób.

Tokai COBEX Polska: kompleksowy projekt migracji z SAP ERP do SAP S/4HANA

Podjęcie decyzji o transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa nie jest proste. Dla wielu firm impulsem do jej rozpoczęcia są zmiany biznesowe, którym towarzyszy potrzeba opracowania nowego krajobrazu systemów informatycznych. Proces warto zacząć od gruntownej analizy przedwdrożeniowej. Dzięki niej łatwiej jest znaleźć rozwiązania nie tylko optymalne, ale i długoterminowe. Przykładem takiego podejścia jest firma Tokai COBEX Polska, która zrealizowała projekt przejścia z SAP ERP na system S/4HANA.

Z case study dowiesz się:

• dlaczego Tokai COBEX Polska zdecydowała się na migrację do SAP S/4HANA,
• jakie przesłanki biznesowe i techniczne przemawiały za wyborem danej ścieżki migracji,
• jak w praktyce przebiega konwersja do S/4HANA i z jakimi wyzwaniami się wiąże,
• jakie korzyści biznesowe dla firmy z branży produkcyjnej niesie przejście na S/4HANA.

O czym warto wiedzieć, planując migrację do SAP S/4HANA?

Firmy, które decydują się na przejście do SAP S/4HANA, mają do wyboru kilka różnych scenariuszy migracji. W klasycznym podejściu wyróżniamy trzy ścieżki:

• reimplementacja tj. wdrożenie nowego systemu od podstaw (tzw. Greenfield),
• konwersja systemu (tzw. Brownfield),
• transformacja środowiska SAP.

Firmy mogą również wybrać hybrydowy model migracyjny.

Tokai COBEX Polska na ścieżce cyfrowej transformacji

Przykładem firmy, która stanęła przed koniecznością wyboru jednego ze scenariuszy, jest Tokai COBEX Polska – jeden z największych producentów wyrobów z węgla i grafitu, działający na skalę międzynarodową. Droga firmy do transformacji cyfrowej rozpoczęła się od bardzo głębokich zmian biznesowych. W ich wyniku doszło do wydzielenia spółki ze struktur niemieckiej grupy SGL i sprzedaży na rzecz japońskiego koncernu Tokai Carbon.

Finalnie zmiana właściciela wiązała się z innym, istotnym wyzwaniem – utratą dotychczasowego środowiska IT. System ERP, z którego korzystała spółka czyli system SAP ECC 6.0 był utrzymywany w ramach infrastruktury grupy SGL. Aby COBEX nie stracił dotychczasowych danych, konieczne stało się wydzielenie systemu z Grupy SGL (tzw. „carve-out” systemu SAP).

Stare vs nowe. Który system wybrać?

Zmiany właścicielskie i biznesowe w spółce wymagały opracowania nowej strategii zarządzania strukturą informatyczną i systemami zintegrowanymi. Planowany „carve-out” był dobrą okazją do ewentualnej zmiany dotychczasowego systemu na inny.

Tokai COBEX Polska postanowił uruchomić klasyczny proces wyboru nowego systemu ERP, by porównać technologie w obszarze zintegrowanych systemów dostępnych na rynku. Spółka przeanalizowała oferty różnych dostawców, a także szczegółowo sprawdziła referencje od klientów. Ostatecznie podjęła decyzję o ponownym wyborze systemu klasy ERP firmy SAP. Na taką decyzję wpłynęło kilka kwestii, m.in.:

• korzystna relacja ceny do oferowanych funkcjonalności,
• dostępność firm zajmujących się wdrażaniem SAP w Polsce,
• znajomość systemu przez pracowników firmy.

Droga do SAP S/4HANA w Tokai COBEX Polska

Pierwotny projekt zakładał, że po zakończeniu „carve-outu” spółka nadal będzie korzystać z wersji SAP ECC 6.0. Taki wybór wydawał się najbardziej racjonalny – pracownicy firmy dobrze znali ten system i byli zadowoleni z jego funkcjonalności.

Z czasem w zespole wdrożeniowym Tokai COBEX Polska pojawiły się  sugestie, aby sprawdzić potencjał najnowszego systemu ERP od SAP. Za wyborem SAP S/4HANA przemawiały nie tylko nowe funkcjonalności, które są szczególnie atrakcyjne dla firm produkcyjnych. Dodatkowym argumentem za zmianą pierwotnej decyzji było planowane zakończenie wsparcia dla wersji ECC 6.0 przez SAP w 2027 roku. Dla spółki oznaczało to, że w ciągu najbliższych kilku lat konieczne będzie uruchomienie kolejnego projektu, polegające na zmigrowaniu danych do S/4HANA.

Mimo, że pierwotny projekt wydawał się optymalny krótkoterminowo, to jednak ostatecznie zwyciężyła perspektywa strategiczna, a zatem migracja starego systemu SAP ERP do wersji S/4HANA.

Do projektu wybrano NTT DATA Business Solutions – firmę z globalnym i lokalnym doświadczeniem we wdrożeniach S/4HANA.

„Przejście z SAP ERP na S/4HANA miało bardzo wysoki priorytet wewnętrzny, jednak biorąc pod uwagę sytuację biznesową – równoległe wydzielania spółki ze struktur kapitałowych poprzedniego właściciela – musieliśmy zagwarantować sobie współpracę z doświadczonym partnerem wdrożeniowym” – mówi Tomasz Nowogórski, Head of IT Department w Tokai COBEX Polska. „Wybraliśmy NTT DATA Business Solutions, ponieważ był pierwszym partnerem SAP w Polsce, który uruchomił produktywnie wersję S/4HANA 1709. W czasie rozmów z nami realizował także kolejne projekty wdrożeniowe S/4HANA. Uznaliśmy, że portfolio NTT DATA Business Solutions na rynku lokalnym jest gwarancją sprawnej realizacji projektu wdrożeniowego w COBEX” – dodaje.

Nowe wdrożenie czy konwersja – którą ścieżkę wybrać?

Przygotowując projekt migracyjny, eksperci z NTT DATA Business Solutions zaproponowali trzy różne scenariusze:

• wdrożenie systemu SAP S/4HANA od podstaw (Greenfield),
• konwersję SAP ECC 6.0 do S/4HANA z danymi historycznymi,
• konwersję SAP ECC 6.0 do S/4HANA bez danych.

Wybór scenariusza nie był oczywisty, każda ze ścieżek wiązała się z określonymi korzyściami. Ostatecznie, na podstawie wniosków z blueprintu systemu i biorąc pod uwagę czas migracji, jej koszt, a także redukcję niedostępności systemu, NTT DATA Business Solutions zarekomendował scenariusz hybrydowy – konwersję do SAP S/4HANA bez danych podstawowych oraz reimplementację wybranych procesów.

Takie podejście miało dwie główne zalety: po pierwsze, łatwiej i szybciej jest zmigrować dane na nowych ustawieniach systemu, niż konwertować system z danymi (zwłaszcza w przypadku wiekowego systemu bez aktualnej dokumentacji). Po drugie, taki model daje możliwość wyczyszczenia tych danych podstawowych, które w nowym systemie będą niepotrzebne. Nie bez znaczenia był również koszt tej ścieżki migracji.

Ponieważ projekt miał wyznaczone rygorystyczne ramy czasowe, do realizacji projektu włączono międzynarodowy zespół konwersyjny NTT DATA Business Solutions – Conversion Factory, którego członkowie mają na swoim koncie obecnie już ponad 50 konwersji technicznych.

Kolejnym wyzwaniem, które pojawiło się podczas migracji była kwestia braku danych historycznych w nowym systemie. Problem udało się rozwiązać, dzięki połączeniu archiwalnego systemu SAP ERP z systemem produkcyjnym SAP S/4HANA 1809 i z hurtownią danych SAP BW/4HANA.

Warto dodać, że przejście z SAP ECC 6.0 na S/4HANA w Tokai COBEX Polska jest jednym z pierwszych projektów migracji do wersji 1809 w Polsce. Oprócz migracji projekt objął również integrację nowego systemu SAP S/4HANA z narzędziami zewnętrznymi: do planowania, analityki, zarządzania handlem zagranicznym, systemem MES i platformą zakupową, a także z autorskimi produktami NTT DATA Business Solutions (it.capture^ADD oraz it.approval^ADD).

Uzyskane korzyści biznesowe w SAP S/4HANA

Efektem migracji SAP ECC 6.0 do SAP S/4HANA w wersji 1809 jest zbudowanie środowiska IT, które pozwala na optymalizację istniejących procesów i obsługę nowych. W tym kontekście główne korzyści, jakie oferuje nowa architektura, to m.in.:

• kompleksowe planowanie potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnych na wszystkich poziomach,
• aktywacja księgi materiałowej dzięki uzupełnieniu technologii produkcyjnych w S/4HANA,
• prognozowanie sprzedaży przeniesione z Excela do SAP,
• integracja i unifikacja klientów oraz dostawców za pomocą SAP Business Partners,
• implementacja nowego planu kont i nowych procesów księgowych.

Wśród korzyści warto także wspomnieć o optymalizacji procesów wspierających poprzez możliwość cyfrowego zatwierdzania dokumentów dzięki rozwiązaniom it.capture^ADD oraz it.approval^ADD, a w przyszłości harmonizację i zarządzanie danymi dzięki it.mds^ADD.

Projekt podzielono na kilka głównych etapów (rysunek 3).

Projekt migracji systemu SAP ERP na S/4HANA w Tokai COBEX Polska zakończył się sukcesem. Uruchomienie systemu (tzw. Go-live) miało miejsce 23 stycznia 2020 roku. Realizacja projektu zajęła łącznie 12 miesięcy. Sama konwersja systemu bez danych trwała około 8 tygodni. Krótki czas prac konwersyjnych pozwolił uzyskać dodatkowy czas na reimplementację i przetestowanie wybranych procesów biznesowych.

„Z mojej perspektywy przejście na S/4HANA nie jest wyłącznie projektem technologicznym. Efektem końcowym jest oczywiście cyfrowy system zintegrowany, który oferuje wiele usprawnień w stosunku do poprzedniej wersji SAP ERP. Jednak jedną z głównych wartości projektu przejścia na S/4HANA w Tokai COBEX był audyt aktualnej sytuacji, zaplanowanie działań pod dalszy rozwój i ekspansję w ramach nowych struktur właścicielskich. Migracja z SAP ERP na S/4HANA zmotywowała nas do kompleksowej analizy procesów, sposobu działania i zdiagnozowania obszarów wymagających zmian lub całkowitej reorganizacji. W czasach, gdy oczekiwania klientów i technologie zmieniają się tak szybko, musimy dostosować się do ich tempa. S/4HANA jest doskonałym fundamentem pod budowę inteligentnego przedsiębiorstwa na miarę naszych globalnych ambicji biznesowych” – mówi Andrzej Hotloś, Prezes Zarządu Tokai COBEX Polska.

Tokai COBEX Polska wybiera S/4HANA Private Cloud

NTT DATA Business Solutions, jako partner projektów migracji na S/4HANA, zaoferował Tokai COBEX Polska również usługi kompleksowego utrzymania systemu SAP w postaci managed services dla SAP w modelu dual data center.

System S/4HANA Tokai COBEX Polska od początku projektu oraz po starcie produktywnym jest utrzymywany w Data Center firmy NTT DATA Business Solutions w modelu Private Cloud opartym na procesorach Power8 firmy IBM.

Tokai COBEX Polska zdecydował się na przekazanie technicznego utrzymania w ręce zewnętrznych ekspertów m.in. ze względu na gwarancję najwyższej dostępności systemów na poziomie 99,8%. Dodatkowo w ramach usługi S/4HANA Private Cloud spółka korzysta ze wsparcia w obszarze administracji, monitoringu, backupu czy High Availability.

Czas na nowe

Przykład projektu w Tokai COBEX Polska udowadnia, że nie ma jednego uniwersalnego scenariusza migracji, który sprawdziłby się w każdej firmie. Wybierając konkretne rozwiązanie, trzeba wziąć pod uwagę wyniki technicznej analizy aktualnego środowiska IT i inwentaryzacji procesów biznesowych. Niemniej, ważne są korzyści i ryzyko związane z realizacją każdego ze scenariuszy. „Kropką nad i” powinny być umiejętności partnera wdrożeniowego w zakresie wskazania najlepszej ścieżki migracji i rozwiązywania pojawiających się w tym procesie nieoczekiwanych wyzwań.

Dla Tokai COBEX Polska wdrożenie SAP S/4HANA stanowi dopiero początek transformacji cyfrowej. Przed spółką kolejne projekty technologiczne. Najbliższe zmiany będą dotyczyć m.in. wdrożenia narzędzi do zarządzania relacjami z klientem, harmonogramowania produkcji oraz wymiany dotychczasowego systemu MES. Jednak fundamenty pod budowę inteligentnego przedsiębiorstwa są już stabilne.