RPA Projelerinde Süreç Mühendisi Bulunmaması Nelere Yol Açabilir?

Dijital dönüşüm çerçevesinde RPA teknolojisini süreçleri içerisinde konumlandıran firmaların (dış kaynak veya kendi ekibi fark etmeksizin) proje ekiplerindeki rol ve sorumluluklar incelendiğinde, genellikle süreç mühendisi rolünün bulunmadığını veya bu rolün ilerleyen aşamalar için planlandığını görüyoruz.

Yazılım dünyasında uzun senelerdir temel ve vazgeçilmez olarak görülen bu rolün, kimi RPA ekiplerince tercih edilmeme nedeni bizce; RPA projelerinin süreç bazlı olarak ilerlemesi ve süreçlerin olduğu gibi RPA’e aktarılacağı varsayımdır. Ne var ki, RPA teknolojisinde süreçler birbirinden bağımsız geliştirilse ve kullanılsa da, son kullanıcı ve firma için RPA süreçleri çözüm olarak bir bütün arz etmektedir.

Ayrı Dünyaların İnsanları: “Süreç Mühendisi ve Yazılım Mühendisi”

Yazılım projelerinde her iki rolün ortak hedefi “çözüm” olsa da, süreç mühendisi ve yazılım mühendisi bu sonuç için farklı bakış açılarına sahiptirler. Yazılım mühendisi sonuca giden en hızlı ve kendisi için en kolay yola yönelirken, süreç mühendisi öncelikle müşterinin talebini ve sorunun kaynağını anlamaya çalışır. Müşteriye farklı çözüm yolları sunar ve bu çözümlerin avantajlarını ve dezavantajlarını irdeler. Yani süreç mühendisi, müşteri ile çözümü tartışır ve ona uygun olan çözümü uygular.

İletişim Uzmanı: Süreç Mühendisi

Projelerde süreç mühendisinin kilit rollerinden birisi de yazılım mühendisi ve müşteri arasındaki iletişimi sağlamak ve bu iletişimi kolaylaştırmaktır. Hem yazılım mühendisleri hem de iş birimleri kendi uzmanlık alanları ilgilenirler ve diğerlerinin bunu anlamasını beklerler. Tam olarak bu noktada süreç mühendisi her iki tarafla konuşacak ve onların ihtiyacını anlayacak donanıma ve iletişim yeteneğine sahiptir.

Madenci: Süreç Mühendisi

RPA projelerinde doğru süreç seçimi çok kritik bir öneme sahiptir. Öyle ki, her şeyin doğru yapıldığı projelerde bile yanlış süreç seçimi ve yanlış süreçlerin önceliklendirilmesi sebebiyle dijital dönüşüm maceraları sekteye uğrayabilmekte hatta sonlanabilmektedir.

Süreç mühendisleri yalnızca seçilen süreci anlama, analiz etme ve iyileştirmede değil, doğru sürecin seçilmesi ve önceliklendirilmesi adımlarında da kritik rol oynar.

Sektör Uzmanı: Süreç Mühendisi

Süreç mühendislerini değerli kılan bir diğer nokta ise, daha önceden yer aldıkları projelerden elde ettikleri farklı sektör tecrübeleridir. Benzer müşteri ile veya sektörde yeni bir projeye başlayan mühendisin, müşteriye sağlayacağı katma değer oldukça yüksek olacaktır. Zira gereksinimler, sorunlar ve muhtemel çözüm yolları hakkında müşteriyi yönlendirebilecek ve projeyi hızlandıracaktır. Kimi ekiplerce maliyeti artırdığı düşünülen bu rol, orta-uzun vadede maliyeti düşürecek ve verimliliği artıracaktır.

Yazılım Mühendisinin Halinden Anlayan Proje Yöneticisi: Süreç Mühendisi

Firmaların RPA’e giriş seviyesi ve beklentileri farklı gösterebilir. Bazı firmalar hızlı bir girişle yoğun ve uzun soluklu çalışmak isterken, bazı firmalar daha temkinli başlayabilir. Özellikle temkinli yaklaşan firmalarda iş yoğunluğu düşük olduğundan proje yöneticisi rolü fazla gelebilir ve bu rolün sorumluluklarını süreç mühendisi büyük oranda üstelenebilmektedir.

Son Test Bükücü: Süreç Mühendisi

Tıpkı diğer yazılım projelerinde olduğu gibi RPA projelerinde de testler büyük önem arz eder. Yazılım mühendislerinin çözümü geliştirirken yaptığı “Unit” testler son derece önemli olsa da, bağımsız bir kişi tarafından uçtan uca çözüm sınanmalı ve zorlanmalıdır.

Bu noktada süreç mühendisi hem kullanıcı gibi düşünerek gerçeğe uygun senaryoları test eder, hem de yazılım mühendisi gibi bazı “Exception” senaryoları düşünerek çözümü zorlayabilir. Ayrıca süreç mühendisi son aşamada müşteri ile beraber UAT gerçekleştirerek anahtar teslim olarak süreci tamamlar.

Söz Uçar Yazı Kalır

Diğer rol ve taraflara göre bir süreç mühendisinin en iyi ve özenle yaptığı işi en sona bırakmak istedik, tabii ki dokümantasyon.

Çok hızlı şekilde çok fazla sürecin canlıya alındığı organizasyonlarda, kısa vadede bile dokümanların hayat kurtardığına hepimiz şahit olmuşuzdur. Çünkü düzenli B12 alsanız bile hafızanız sizi yarı yolda bırakır. Ya da aylarca sorunsuz çalışmasıyla mest eden ve kendini unutturan süreç en kritik zamanda patladığında doküman sizin için oradadır.