Qualtrics ile Çalışan Deneyiminde Fark Yaratın

Sanayileşme ve modernleşmenin bir etkisi olarak dünya son yüzyılda yönünü ürün ve üretim odaklılıktan deneyim ve müşteri odaklılığına çevirdi. Değişim, hatta gelişim diye adlandıracağımız bu süreç, elbette şirketlerin modernleşme sürecine de yön verdi. Bu perspektifle şirketlerin insan kaynakları departmanları, dijitalleşme süreçlerinde SuccessFactors bulut uygulamasını kullanırken, aynı zamanda tüm çalışanlarına sunduğu bu deneyimi ölçebilecekleri, değerlendirebilecekleri ve sonucundaki çıktıyı anlamlı hale getirebilecekleri bir uygulamayı da kullanmaya hazırlanıyor. Bu yazımda SAP ürün ailesinde “Employee Experience” başlığı altında yerini henüz almış olan Qualtrics adındaki bu uygulamayı ve insan kaynakları yönetimine sağladığı üç ana faydayı sizlere anlatacağım.

Anket Uygulaması

İlk olarak Qualtrics’in sunduğu birinci fayda, temelde online bir anket uygulaması olmasıdır. Çalışanlarınıza bir deneyim sunarken, konu hakkındaki düşüncelerini önerilerini ve feedback’lerini almanıza yarayan projeler hazırlayıp bu anketleri onlarla paylaşabiliyorsunuz. Daha sonra bu anket sonuçlarıyla ilgili raporlar edinip, işgücü yönetimi olarak değerlendirebiliyorsunuz. Örneğin, İnsan Kaynakları birimi çalışanları olarak aday mülakatlarınız sonrası, mülakat sürecinizi geliştirmek adına adaylarla Qualtrics anketini paylaşabiliyorsunuz. Bu sayede onların bu süreci nasıl değerlendirdikleri bilgisini edinebiliyorsunuz. Elbette bu hem aday, hem de mülakat ekibi için, hem şirketin marka değeri, hem de sunduğunuz deneyim/ürün için büyük bir katma değer oluşturuyor. Bu anketlerin SAP SuccessFactors entegrasyonu ile ilgili bilgileri ise yazımın “SuccessFactors Entegrasyonu” başlığı altında bulabilirsiniz.

Hazır Paketler

Qualtrics’in ikinci temel faydası ise, tüm dünya insan kaynakları bilgi birikimi ile oluşturduğu güncel hazır anket paketleri ve raporları ile sizlere ciddi bir bilgi birikimi (know-how) sunması. Henüz anket ve raporlama konusunda gelişmekte olan bir iş birimiyseniz, bu hazır paketleri şirkete uygulayarak gelişiminize çok ciddi bir ivme kazandırabilirsiniz. Örneğin Corona virüsünün ortaya çıkmasıyla dünya, tüm zamanların en büyük salgın tehditlerinden biriyle karşılaştı. Zorunlu seyahat yasakları, karantinalar ve yürürlüğe konulan evden çalışma uygulamalarıyla şirketler virüsün etkilerini en aza indirmeye çalışıyor. Bu elbette insanı merkez alan insan kaynakları departmanı için de bir değişim süreci demek oldu. Qualtrics bu dönem için çıkardığı özel anketler, çalışanların bu sürece verdiği reaksiyonları ölçebiliyor ve sunduğu hazır raporlar anlamlı bir veri halinde şirketin insan kaynakları kararlarına bir referans olarak kullanılabiliyor.

Uzaktan çalışma sürecinde çalışanlarınızın hayatını kolaylaştırabilecek çözümler

SAP SuccessFactors Entegrasyonu

Üçüncü olarak hepimiz için yeni ve sevindirici olan bir haberi daha sizlerle paylaşmak isterim. İnsan Kaynaklarını SAP SuccessFactors ile dijitalleştiren ve yöneten müşterilerimize, Qualtrics ile ana iki entegrasyonu bulunuyor. Bu uyarlama aşağıdaki gibi bir süreç izlenerek uyarlanıyor:

Bunlardan ilki SF üzerindeki çalışan verilerinizin Qualtrics‘e akması ve burayı bir raporlama ve analiz aracı olarak kullanabilmeniz. Yukarıdaki tablodan da anlaşılacağı üzere temel çalışan aktarımı SFTP ile gerçekleştiriliyor. Bu ana entegrasyon “the EmployeeXM” başlığı altında toplanıyor. Buradan SF ile entegre olan yeni projeler yaratabiliyorsunuz. Aynı zamanda AD kullanıcınız ile entegre olabilecek SSO girişini de destekler yapıda olduğu için giriş güvenliğini de sağlayabiliyorsunuz.

Ana entegrasyona ek olarak Qualtrics’in SF modülleriyle entegrasyonları da mevcut. Modül bazlı entegrasyonlar gelişmekte olup, şu anda Qualtrics ile üç modülün entegrasyonu bulunuyor. Bu modüller: Performans, İşe Alım ve İşe Başlama (Onboarding) modülleri. Bu modüllerde otomatik çalışan ve “In-App Surveys” olarak adlandırılan anketleri kullanabiliyorsunuz. Performans Yönetimi modülü entegrasyonunda Self-Assessment Performans Review sonunda çalışana otomatik bir anket sunması sağlanıyor. İşe alım modülünde ise iki farklı entegrasyon mevcut. Bunlardan ilki kariyer sitenizde adayın başvuru formu sonuna koyacağınız otomatik bir anket ekleyebiliyorsunuz. Diğeri ise RMK ana sayfasına Qualtrics Feedback tab’i eklemek mümkün oluyor. Son olarak, Onboarding 2.0 modülünde kullanabileceğiniz Qualtrics’in yeni çalışan anketlerini oryantasyon sürecinde otomatik başlatabiliyorsunuz. Dilerseniz yeni çalışana 30/60/90 gün periodlarında anketler gönderebiliyorsunuz. Bu modüllere ek olarak, SF Employee Central – Qualtrics entegrasyonu kapsamında, belirli event’lerle tetiklenebilecek Qualtrics anketlerini içeren emailler tasarlayabiliyorsunuz. Bu mailleri Business Rule yapısını kullanarak ihtiyacınıza göre kolaylıkla şekillendirebiliyorsunuz. SAP’nin yayınladığı son dökümanda desteklenen mail anket senaryoları aşağıdaki gibi sıralanmış. Özellikle bir fikir vermesi açısından değerli olduğu için paylaşıyorum:

• EC Yeni Çalışan
• EC Yönetici Değişikliği
• EC Yeni Eşzamanlı İstihdam (Concurrent Employment)
• EC Global Assignment Eklemesi
• EC Global Assignment Bitmesi
• EC Çalışan İşten Çıkışı

Dahası “SAP SuccessFactors Secure File Transfer Protocol (SFTP) Purge Policy” prosedürü ile Qualtrics’e aktarılan çalışan bilgileri GDPR kapsamında veri güvenliğini de destekliyor. SF’deki Proxy (yerine geçme) özelliğini Qualtrics desteklemiyor, bu sayede anket sonuçlarının güvenilirliğini de sağlamış oluyorsunuz. Lokalizasyon konusunda ise anketlerin dil çevirileri destekleniyor. Kullanıcının arama motoru dilini algılayarak anketleri otomatik lokal dilleriyle getirebiliyor. Eğer bu dilin çevirisi yoksa daha önce sizin tanımladığınız dillerden seçim yaparak default dili değiştirebiliyor. Sonuç olarak Qualtrics, anket uygulamaları, hazır anket paketleri, ve özellikle SuccessFactors ile çeşitli entegrasyonları sayesinde insan kaynakları yönetiminde fark yaratmayı sağlıyor.