Bütçe Dönemlerini Kolaylaştıran Personel Bütçe Planlama Çözümü

Teknoloji ile birlikte İK süreçlerinin değişen ve gelişen talepleri, farklı çözümlerin gelişmesine öncülük ediyor. Birçok şirket de kullandıkları SAP sistemini daha fonksiyonel hale getirmek için farklı süreç iyileştirmeleri arıyor. NTT DATA Business Solutions olarak, SAP standartlarını temel alarak müşteri ihtiyaçlarına göre şekillendirilen bütçe dönemlerini çözüm paketimiz ile şirketlerin personel ve işçilik giderlerinin bütçeleme sürecini en kolay, sağlıklı ve sürdürebilir hale getiriyoruz. Bütçe dönemlerinde şirketin iç süreçlerini hızlandırma, detaylı raporlamayı artırma ve maliyetlerin gerekli sistemler ile entegre yapısını kurma amacıyla dönüşüm gerçekleştiriyoruz.

Yalnızca Türkiye lokalizasyonu değil, global düzeyde tüm lokalizasyonlara sağlanmış mevcut bordro süreçlerini kolaylıkla bütçeleme sürecine adapte edebiliyor ve şirketlerin global düzeyde tek bir yerden raporlama yapabilmesini sağlıyoruz. Oluşturduğumuz bütçe alt yapısı ile temel paketin sunduğu tüm çözümlere ek,  bu temeli müşteri ihtiyaçlarına göre özelleştirerek en doğru çözümleri en hızlı şekilde müşterilerimize sunuyoruz.

Projenin Analizi ve Şekillendirmesi

Projenin başlangıcında müşterinin mevcut süreçleri analiz edilir. Daha önceki bütçe çözümleri genel olarak incelenir ve nasıl bir süreç ile bütçeleme yapıldığı tespit edilir. Bu şekilde şirket ihtiyaçları çıkarılır ve bir süreç haritası oluşturulur. Bütçe çözümümüzün sunmuş olduğu alt yapı ile birlikte İhtiyaçlar doğrultusunda teknik süreç, anaveri yönetimi, raporlamalar ve mali işler ile entegrasyon süreçleri ele alınır. Alt yapı müşterinin mevcut ERP sistemine (SAP) implemente edilir. Gerekli tüm teknik alt yapı danışmanlar tarafından hazırlanır. Raporlamalar ve entegrasyon özelinde ihtiyaçlar doğrultusunda müşteriye özgü çalışmalar gerçekleştirilir. Oluşturulan yeni bütçe yapısının anahtar kullanıcılar ile testleri gerçekleştirilir. Gerekli testler sonrasında canlı sisteme tüm süreçler taşınarak sistem bütçe sürecine hazır hale getirilir.

Süreç Detayı

Personel bütçe planlama paketi canlı sistemde konumlandırılmıştır. Güncel kullanılan bordro şeması referans alınarak bütçeye özgü simülasyon şeması oluşturulur. Bu da bordro hesaplamaları ile bütçe hesaplamalarının birebir ilerlemesi için teknik alt yapıyı sağlar.

Bütçe süreci öncelikle canlı personel anaverilerinden direkt olarak beslenmektedir. Personellerin organizasyon tayinleri, masraf yeri, SGK gruplaması, mevcut temel ücreti gibi bordro ilişkili tüm veriler simülasyon çalışmasında referans olarak alınır. Bütçeye özgü geliştirdiğimiz bilgi tipi aracılığı ile temel ücret artış oranları, planlanan fazla mesai girişleri, bütçelenecek tüm ek ödemeler tek bir tablo ile yönetilir. Tüm ücretlerin tutulduğu bu bilgi tipi ekranında versiyon bazlı olarak anaveri yönetimi sağlanabilir.

Gerçek personel verilerine müdahale etmeksizin, personellerin ana masraf yerlerinde güncelleme ve planlı işten ayrılışlar için girişler de sağlanabilmektedir. Mevcut canlı personellere ek olarak, planlı kadro artışları için ise BPC personel olarak adlandırdığımız sanal personeller sistemde oluşturulabilmektedir. Gerçek personellerden referans alınarak BPC personeller oluşturulabilir ve bu sicillere bütçe veri girişleri sağlanabilir. Bu sayede canlı sistemde SAP sicil numarası oluşturulmadan ek kadrolar için maliyet hesaplamaları kolaylıkla yapılabilmektedir.

Bütçe anaveri bakımları sonrasında yine versiyon bazlı olarak simülasyon bordro çalıştırma süreci tamamlanır. Oluşturulan simülasyon sonuçları detay icmaller ile raporlanabilir ve versiyonlar arası karşılaştırma sağlanabilir. Ek olarak, bütçe simülasyon sonuçları ile gerçekleşecek olan bordro sonuçları karşılaştırmalarının sağlandığı raporumuz ile de yapılan bütçe kolaylıkla raporlanabilir.

HR Bütçe süreci tamamlanması sonrası ise mali işler birimine raporlama aşamasında, şekillendirilen rapor formatı sistem tarafından üretilir. BPC sistemleri ile de masraf yeri bazlı raporlanmalar için bütçe sonuçları otomatik entegrasyonu yapılabilmektedir.

Kazanımlar

Bordro süreçlerinin yönetildiği canlı sistem üzerinde bütçeleme yapılmaktadır. Bu da sistem kopyalama gibi eforların önüne geçilmesine ve sürdürülebilir bir sistem oluşturulmasına yarar sağlar. Yıl bazlı, tüm bütçeleme süreçleri aynı sistemde gerçekleştirileceğinden dolayı geçmişe yönelik raporlamaların çok daha sağlıklı ve hızlı yapılması temel oluşturulmuştur. Temel bordro verilerinin tamamı (organizasyonel veriler, temel ücret, asgari geçim indirimi, SGK gruplaması ve kanunlar, gibi) bütçe simülasyon yapılırken referans alındığından dolayı tekrar bir anaveri güncellemesine ihtiyaç olmamaktadır. Sadece oransal artışların ve bütçe verilerinin yönetimi simülasyon gerçekleştirilmesinde yeterli olacaktır.

• BPC personel oluşturma yapısı ile çok daha az bir eforla, sadece referans personel numarası gösterilerek sistemde sanal siciller yaratılabilir. Yeni kadrolamalar için maliyet hesaplamaları kolaylıkla sağlanabilir.
• Bütçeye özgü tüm anaverilerin yönetilebileceği toplu excel aktarım ve düzenleme ekranı ile anaveri yönetimi en hızlı şekilde tek bir ekran üzerinden sağlanabilir.
• Versiyonlama mantığı ile farklı senaryolar ve farklı oranlar ile bütçeleme çalışılabilir ve bunların karşılaştırılması sağlanabilir.
• Bütçe simülasyon programı versiyonlar ile sonuçları oluşturur. Oluşan bütçe sonuçları simülasyon raporları, detay icmal aracılığı ile raporlanabilir.
• İstenilen versiyon ve dönem aralığında raporlamaların sağlanması çok daha sağlıklı ve hızlı gerçekleştirilir.
• Versiyonlar aracılığı ile farklı senaryoları karşılaştırma kolaylıkla yapılabilir.
• Canlı sistemde çalışıldığı için ise her zaman simülasyon bütçe sonuçları ve gerçekleşen bordro sonuçları kolaylıkla karşılaştırılabilir.
• Oluşturulan bütçe sonuçları, var ise BPC sistemleri ile ya da istenilen farklı sistemler ile kolaylıkla entegre olabilir.
• Müşteri ihtiyacına göre temelde oluşturulan bütçe sonuçlar istenilen formatlarda oluşturulabilir, çıktısını sağlanabilir ve gerekli sistemler ile entegrasyonunu şekillendirilebilir.

Çözümümüz ile ilgili daha detaylı bilgi almak için bize ulaşın

Kaynaklar;

How a personnel security policy can combat the insider threat (ifsecglobal.com)

E-tools – Product Finder and calculation programs – Forbo Movement

In 7 stappen aan de slag met Google Analytics – Frankwatching