İş Uygulamalarının Yapı Taşı Ana Veri

Ana Veriyi Doğru Yönetebilmek İçin İhtiyacımız Olan Araçlar Neler?

Dijital dönüşüm ve bu dönüşüme bağlı olarak değişen iş modellerini konuştuğumuz günümüz dünyasında gündemde olan konulardan biri de “Veri Yönetimi”. Bilgi çağında “21. yüzyılın petrolü” olarak adlandırılan veri, bilgiye giden hammadde olarak tanımlanıyor. Veri kavramı, farklı yapı, hacim ve çeşitlilikte karşımıza çıkıyor. Sektöre göre değişiklik gösteren süreçlerde belirli etkileşimler sonucunda elde edilen işlemsel verilerin yanı sıra kurumsal iş uygulamaları üzerinde yönetilen ve işletmelerin sahip olduğu değerli en küçük birimi ifade eden ana veriler, işletmeler için önemini her geçen gün artırıyor.

Kurumsal iş uygulamalarında ana veriler, değer zincirinde bulunan satış, planlama, tedarik, üretim ve teslimat başta olmak üzere tüm operasyonel süreçlere dahil edilmişti. Ana verilerin önemi, iş stratejilerinin başarılı sonuçlara dönüşmesinde yani stratejik süreçlerde de ön plana çıkmaktadır. Örnek olarak; ana veri yönetimi kaynaklı, üretim veya teslimat süreçlerinden karşılaşılan bir problem nihai olarak müşteri memnuniyetsizliğine yol açarak finansal hedefleri de olumsuz etkileyebilir.

“Global olarak 50’yi aşkın müşteri referansına sahip olan it.mds, Türkçe dil bakım desteğine de sahiptir. Çözüm, ana veri kalitesini artırarak SAP ERP sistemlerinde gerçek zamanlı izlenebilirliği sağlar ve karar verme mekanizmasını destekler.”

Ana veri yönetimi, işletmelerin iş uygulamalarında bulunan kritik ana veri nesnelerini kalite ve denetim ilkeleriyle tanımlama ve yönetmeye ilişkin yürütülen bir yöntemdir. Bu yöntem ile işletmeler, ana veri kalite ve tutarlılığında artış sağlamayı hedefler. Ana veri kalite ve tutarlılığında artış sağlamak için işletmeler tarafından kullanılan iş uygulamalarını destekleyecek ana veri yönetimi araçlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Çünkü; ana veri yönetimi sürecinde işletmeler tarafından sadece sözlü veya yazılı olarak kural ve yönergelerin oluşturulması yeterli değildir. Karmaşık sistem mimarilerinde ana veri sorumlularının belirlenmesinde yaşanılan zorluklar, ana veri bakımında tanımlı kural ve yönergelerin görünürlüğünün olmaması birçok probleme yol açar. Ana veriler işletme içinde birçok kullanıcı tarafından farklı amaçlar için kullanıldığı, değiştirildiği ve güncellendiği için sistem üzerinde tanımlı ve takip edilen bir iş akışı olmadığında her bir adımda hata olasılığı ve düşük veri kalitesi ihtimali artmaktadır. Bunun yanı sıra, operasyonel verilerin aksine iş uygulamalarında yönetilen ana veriler uzun ömürlüdür. Bu nedenle kullanılan ana veri yönetimi araçlarının ana veri nesnelerinin yaşam döngüsüne eşlik etmesi beklenir.

Dünyada yaygın olarak kullanılan ERP uygulamalarında dijital dönüşüm ve çevresindeki kavramlar doğrultusunda her geçen gün oldukça yeni işlevsellikler sunulmasına rağmen detaylı olarak ana veri yönetimi yapılmasını destekleyecek araçlar bulunmamaktadır. Bu gerçeklik ele alındığında, birçok işletmenin ana veri yönetimini ele almasını sağlayacak uygulamalara sahip olmadığı gözlemlenmektedir. Bu doğrultuda NTT DATA Business Solutions olarak, işletmelere uzun soluklu iş ortaklığımız ile fayda sağlayabilmek için karmaşık iş kurallarına dayalı ana veri yönetimi sürecinin, SAP ERP sistemleri üzerinde tanımlanan kural ve iş akışları doğrultusunda yönetilmesini destekleyecek it.mds (Master Data Simplified) çözümünü geliştirdik. SAP tarafından sağlanan esnek veri modelinden faydalanan çözüm, hem SAP R/3 hem de yeni nesil ERP sistemi S/4HANA üzerinde çalışabiliyor. it.mds, sistem üzerinde yer alan ana verileri merkezi bir denetim yapısıyla yöneterek ana verinin kalitesini iyileştirmenin yanı sıra, kontrolsüz ana veri girişini %95 oranında azaltıyor.

Peki, it.mds çözümü bütün bunları nasıl sağlıyor?

SAP standartlarında ana veri oluşturulurken temel veri, satış, satın alma, mip görünümü gibi farklı görünümlerde veri girişi yapılması gerekmektedir. Bu veri girişleri şirket içerisinde farklı departmanların sorumluluğunda olduğu için merkezi olmayan bir denetim yapısı ile süreç yönetilir. Merkezi olmayan denetim yapısı departmanlar arasında oluşabilecek iletişim eksikliği sebebiyle ana veri yönetiminde potansiyel riskler oluşturur. Bu durum, şirketleri merkezi bir denetim yapısı oluşturmaya yani ana veri yönetimi sürecinden sorumlu bir departman kurmaya yönlendirir. Ana Veri Yönetiminden sorumlu departman, ana veri oluşturulması ve bakımı esnasında uyulması gereken kural ve yönergelerin takibini düzenli olarak yapabileceği için ana veri kalitesinde optimizasyon sağlanır. Fakat bu departmanda görev alan çalışanların oluşturduğu maliyet ve yüksek iş yükleri sebebiyle oluşabilecek darboğaz göz önünde bulundurulduğunda bu denetim yapısı da istenilen sonucu vermez.

it.mds ile hedefimiz merkezi bir denetim yapısı oluştururken merkezi olmayan bir uygulama metoduyla süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamaktır. Bu denetim yapısında ilgili departmanlar, kendileri için tanımlanan sorumluluklar doğrultusunda veri girişi gerçekleştirirken sistemde tanımlı kural ve kural setlerine uyum sağlayıp sağlamadıkları merkezi olarak kontrol edilir. it.mds çözümü, otomasyon, sadeleştirme ve yönetişim kavramlarını esas alan bir yaklaşımı benimsemektedir. Sistemde alan bazında tanımlanabilecek kural setleri ile ana verileri oluşturma, doğrulama, onaylama ve değiştirme adımlarında işletme içerisindeki kullanıcıların sorumluluklarını SAP ERP sistemi içerisinde yönetiyor. Bu tanımlamalar herhangi bir kodlama ihtiyacı olmadan SAP ERP sisteminde son kullanıcılar tarafından parametrik olarak yönetilebiliyor. Yapılan kural tanımlamaları doğrultusunda kullanıcıların sistem üzerinden sadece kendi sorumluluklarındaki alanları görüntülemeleri sağlanıyor. Aynı zamanda kullanıcılar ilgili alanlara veri girişi yaptığında otomatik olarak farklı bir alan değerinin belirlenmesi yine kural tanımları ile yönetilebiliyor. Bu sayede, ana veri oluşturma veya değiştirme sürecinde harcanan süreyi azaltan it.mds, ana veri yönetimi sürecini sadeleştiriyor ve karmaşıklığı azaltıyor. Süreç karmaşıklığı, it.mds ile tanımlanan iş ve onay akışlarıyla da sadeleştiriliyor.

Global olarak 70’i aşkın müşteri referansına sahip olan it.mds, Türkçe dil bakım desteğine de sahiptir. Çözüm, ana veri kalitesini artırarak SAP ERP sistemlerinde gerçek zamanlı izlenebilirliği sağlar ve karar verme mekanizmasını destekler.