SAP S/4HANA Geçişinde Değişimi Yönetmenin En Doğru Yolu: Organizational Change Management

Organizational Change Management (OCM), bir kurumda gerçekleşen teknolojik ya da yapısal değişimlerin çalışanlar, süreçler ve organizasyon kültürü üzerindeki etkilerini yönetmeye yönelik sistematik bir yaklaşımdır. OCM, değişimden etkilenecek paydaşları sürece dahil ederek, yeni sistem ve süreçlerin benimsenmesini, verimlilikle uygulanmasını ve dönüşüm hedeflerine ulaşılmasını sağlar.

Bir IT yöneticisi için SAP S/4HANA’ya geçiş, yalnızca altyapı değişimi değil; iş gücü adaptasyonu, süreçlerin yeniden tanımlanması ve organizasyonel yapının yeni düzene uyarlanması anlamına gelir. Fiori arayüzü gibi yeni kullanıcı deneyimleri, gerçek zamanlı raporlama altyapısı ve otomatikleştirilen iş akışları, çalışanlardan ciddi bir alışkanlık değişimi bekler.

Finans, tedarik zinciri, üretim ve satış gibi uçtan uca iş süreçlerinde yalnızca yazılımın değil, bu yazılımı kullanan ekiplerin de dönüşüme hazırlanması gerekir. Rol değişiklikleri, süreç sahipliğinin yeniden tanımlanması ve eğitim ihtiyaçları gibi insan odaklı unsurlar, başarılı bir ERP geçişinin temel yapı taşlarıdır.

Organizational Change Management, sistemle insan arasındaki bu uyumu sağlar. OCM, sadece teknik geçişin değil; uzun vadeli başarı, kullanıcı memnuniyeti ve yatırım geri dönüşü gibi stratejik hedeflerin gerçekleşmesini de mümkün kılar.

Organizational Change Management (OCM) Stratejisinde Uygulanması Gereken 5 Temel Adım

Başarılı bir değişim yönetimi için izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

1. Tüm paydaşları belirleyin ve sürece dahil edin
2. Vizyonu net bir şekilde ifade edin
3. Çapraz fonksiyonlu ekipler oluşturun
4. Etkinleştirme programları planlayın ve yönetin
5. Başarı kilometre taşlarını paylaşın ve kutlayın

Liderler 

• Kaynak sağlamak ve projeyi açık olarak desteklemek
• Kararları vermek
• OCM ekibine geribildirimlerde bulunmak

OCM Ekipleri 

• Değişimlerin etkilerini çalışanları nasıl etkileyeceğini anlamak
• UAT testlerine katılmak
• Eğitim geliştirmek
• Canlı sonrası destek sağlamak

Proje Ekibi 

• Projeyi açık olarak desteklemek
• OCM ekibine girdi sağlamak
• Eğitimlere girdi sağlamak

End Users 

• Sisteme hakim olmak
• Eğitimlere katılmak
• Bilgilendirme oturumlarına katılmak

Şampiyonlar

• OCM ekibine girdi sağlamak
• Change Network toplantılarına katılmak
• Gruplarıyla iletişim kurmak

Kurumsal dönüşüm projelerinde başarılı bir değişim yönetimi süreci, sistematik ve planlı adımların uygulanmasıyla mümkündür. Bu süreci dört ana başlık altında ele alabiliriz: Keşif, Gerçekleştirme, Dağıtım ve Canlı Geçiş. İşte bu yolculuğun temel yapı taşları:

Keşif

Bu aşama, projenin paydaşlarını, potansiyel etkilerini ve iletişim ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla yürütülen ön çalışmaları kapsar.

• Katılımcı Analizi
  Projede yer alacak kullanıcı grupları belirlenir, roller ve sorumluluklar analiz edilir.

• Change Impact Analizi
  Yapılacak değişikliklerin organizasyon üzerindeki etkisi değerlendirilir; hangi departmanların nasıl etkileneceği ortaya konur.

• Değişim Stratejisi
  Belirlenen ihtiyaçlara göre özelleştirilmiş bir değişim yönetimi yaklaşımı oluşturulur.

• Eğitim ve İletişim Stratejisi
  Hedef kitleye yönelik etkili bir eğitim ve iletişim planı hazırlanır.

Gerçekleştirme

Planlama sonrasında, sahadaki uygulamaların hayata geçirildiği dönemdir.

• Değişim Elçileri
  Değişim sürecini destekleyecek, kurum içinden seçilen kişilerle etkileşim artırılır.

• Aksiyon Planı
  Belirlenen stratejilerin uygulanması için gerekli adımlar, zaman çizelgeleri ve sorumlular belirlenir.

• İletişim Planı
  Proje süresince yürütülecek iletişim faaliyetleri ve mesaj içerikleri planlanır.

• Eğitim Sürecinin Takibi ve Raporlanması
  Eğitimlerin etkinliği izlenir ve raporlanarak gelişim alanları tespit edilir.

Dağıtım

Bu aşama, değişimin kurum geneline yayılması ve kullanıcıların yeni sistemlerle çalışma becerilerinin değerlendirilmesini kapsar.

• Yeterlilik Değerlendirmesi
  Eğitim ve iletişim faaliyetlerinin ardından, kullanıcıların yeterlilik düzeyleri ölçülür ve eksikler belirlenir.

Canlı Geçiş

Değişimin kalıcı hale gelmesini sağlayan bu son adım, kullanıcıların yeni düzene adaptasyonunun desteklendiği dönemdir.

• Adaptasyon Takibi ve Desteği
  Canlı kullanım sürecinde ortaya çıkabilecek zorluklara karşı kullanıcılar desteklenir; geri bildirimler toplanır ve iyileştirme adımları atılır.

NTT DATA Türkiye Ekibi