SAP SE – Task Planning Tool für workflowbasierte Prozesse

SAP SE, Walldorf, Deutschland

Unternehmen: SAP SE
Branche: IT-Dienstleistungsbranche
Produkte: Entwicklung von Software zur Abwicklung sämtlicher Geschaftsprozesse eines Unternehmens
Mitarbeitender: 99.710 (2019)
Umsatz: 24,7 Mrd. EUR (2018)
Stammsitz: Walldorf, Deutschland
Website: www.sap.de

SAP ist führender Anbieter für Unternehmenssoftware weltweit. Seit der Gründung 1972 treibt die SAP Entwicklungen und Innovationen für jeden Geschäftsbereich eines Unternehmens oder einer Organisation voran. Durch steigende Komplexität von Unternehmensprozessen, schnellen Wachstum des Marktes sowie der Digitalen Transformation und Innovationen, sind auch die Anforderungen an die IT gestiegen. Die Anzahl an Anfragen wächst stetig, während die Reaktionszeiten so kurz wie möglich ausfallen müssen. Um Qualität und Geschwindigkeit der Planung von Wartungsereignissen zu verbessern, setzt SAP auf ihren langjährigen Partner NTT DATA Business Solutions.

Planung ist alles – Effizientere Prozesse dank Standardisierung und Simplifizierung

Die SAPIT betreut die SAP interne Infrastruktur. Dort tritt eine Vielzahl sich wiederholender IT-Wartungsereignisse auf, u.a 1.000 Datenbank-Upgrades mit großer technischer Varianz, die bedingt durch die Heterogenität der einzelnen Anwendungslandschaften nur bis zu einem gewissen Grad standardisiert sein können. Die dahinter liegenden Prozesse und Aufgaben müssen ohne große Verzögerungen und lange Ausfallzeiten präzise geplant und umgesetzt werden. Die bis hierhin hauptsächlich manuell umgesetzten und nicht standardisierten Planungsaufgaben waren sehr zeitaufwendig und erforderten Abstimmungen mit Stakeholdern aus diversen Bereichen. Daraus ergibt sich für SAP eine klare Zielsetzung: Es müssen Prozesse etabliert werden, die den Planungsaufwand in der IT verkürzen und die Auslastung unter den beteiligten Bereichen gezielt aufteilt. Dazu wurden die Prozesse im Datenbankumfeld von der SAP weitestgehend standardisiert und sollten dann mit Hilfe von Workflows modelliert werden, um das Risiko von Fehlern in der Kommunikation und Planung der Abhängigkeiten zu verringern. Damit kann die Planung der Wartungsereignisse verkürzt und die Skalierbarkeit und Qualität erhöht werden.

Hand in Hand – Kompetenzen vereinen für die Entwicklung eines neuen Tools

Die langjährige Partnerschaft der NTT DATA Business Solutions mit SAP brachte in der ersten Phase ein schnelles Verständnis für die Business Anforderungen. Darauf basierend, entwickelte NTT DATA Business Solutions in enger Zusammenarbeit mit der SAPIT eine Anwendung, die die standardisierten Abläufe mit dem SAP Cloud Platform Workflow Service modelliert. Diese Lösung verbessert die Skalierbarkeit, die Einhaltung der Compliance-Anforderungen und die Planung einer steigenden Anzahl an Aufgaben mit vorhandenen Ressourcen. Durch die Verwendung der SCP Workflows reduziert sich bei allen beteiligten Bereichen die Anforderung an das Prozesswissen, stellt aber gleichzeitig die Komplexität der Prozesse sicher. Außerdem verstärkt die verbesserte User Experience die Akzeptanz. Das neue Tool hat den Aufwand für den Planungsprozess, der über 1.000 Datenbank-Upgrades, um den Faktor 3 reduziert. Im Rahmen eines Demo-Pitches konnte sich davon auch der CIO der SAP überzeugen.

Stetige Optimierung für die Zukunft

Zur weiteren Optimierung der Planungsprozesse wurde das IT-Service-Management und zusätzlich Schnittstellen zu Focused Run für SAP Solution Manager, Microsoft Office 365 und das hauseigene IT Stammdaten System integriert. Damit wird eine hohe Einhaltung der Prozesse sichergestellt. Zudem verkürzt sich der Zeitaufwand der End-User durch die teamübergreifende Ressourcenplanung und automatisierte Bereitstellung konsolidierter Daten. Die neue Applikation wird weltweit zeitgleich zur Verfügung gestellt und trägt im gesamten Bereich IT Operation der SAP zur weiteren Standardisierung von Planungsprozessen bei. In Zukunft ist die sukzessive Integration von zahlreichen weiteren IT-Prozessen in das neue „Task Planning Tool“ geplant.