Industry: Electronics and High Tech, Telecommunications
Category: Financial Management, SAP Invoice Management

Reichle & De-Massari

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Warum NTT DATA Business Solutions?
  • Umfangreiche VIM-Expertise des NTT DATA Business Solutions Teams
  • Kurze Projektlaufzeit
  • Standardisierte Implementierung
  • Investitionssicherheit durch SAP Partner (S/4 HANA)
Wir haben mit NTT DATA Business Solutions unsere Infrastruktur im Enterprise Content Management standardisiert. Der automatisierte Workflow im Rechnungswesen erhöht die Prozesssicherheit und entlastet unser Team.

Ursina Butz-Cathomas, Group Controller (Specialist SAP FI/CO), Reichle & De-Massari AG

Branche: Informations- und Kommunikationstechnologie
Produkte: Produktion & Vertrieb von Connectivity-Lösungen für Kommunikationsnetze
Anzahl Mitarbeitende: ca. 1300 (2021)
Website: www.rdm.com

Challenges and Benefits

Herausforderungen

  • Wartungsende des bisher genutzten Rechnungsworkflow-Tools
  • Prozessintegration ins SAP-System
  • Remote-Implementierung und -Produktivsetzung

Lösungen

  • SAP Invoice Management by OpenText
  • SAP Information Capture by OpenText

Vorteile

  • Standardisierung der Infrastruktur im ECM-Bereich
  • Optimierung und Automatisierung der FI-Prozesse
  • Verschlankte IT-Umgebung
  • Prozessbeschleunigung dank Statustracking im SAP VIM Analytics mit zahlreichen Reportings (Aging-Bericht, Durchlaufzeiten, etc.)
  • Reduzierte Wartungskosten, verbesserter Support
 
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Reichle & De-Massari AG, Wetzikon

VIM by OpenText automatisiert den Rechnungsworkflow

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Der Weg zum zukunftsgerechten Workflow

Ob Local Area Networks, Rechenzentren oder Public Networks: Die zunehmende Digitalisierung unterstreicht die Bedeutung von Verkabelungslösungen, wie R&M sie herstellt und vertreibt, denn Connectivity gehört mittlerweile zum Grundbedürfnis wie Wasser und Strom. Weltweit kommen Produkte und Lösungen von R&M in Bürogebäuden, Rechenzentren, der Industrie, bei Netzbetreibern und in privaten Wohnungen zum Einsatz. Dank steigender Nachfrage ist die internationale Supply Chain mit den 13 Produktionswerken stark ausgelastet. Aber auch administrative Prozesse wie bspw. die Rechnungsverarbeitung müssen digital und zukunftsorientiert organisiert sein.

Optimierter Procure-to-Pay Prozess

„Unser bisheriges Rechnungsworkflow-Tool lief aus der Wartung“, berichtet Group Controllerin Ursina Butz-Cathomas. „Deshalb planten wir die Einführung einer neuen Lösung im Bereich Enterprise Content Management, um den gesamten Procure-to-Pay Prozess zu optimieren – die Standardisierung der Infrastruktur, der Automatisierung und Digitalisierung der FI-Prozesse sowie eine verbesserte User-Experience gehörten dazu.“

Vendor Invoice Management for SAP

Das NTT DATA Business Solutions Team empfahl dafür das Vendor Invoice Management for SAP (VIM) kombiniert mit dem Invoice Capture Center for SAP (ICC) für die OCR-Erkennung und Archivanbindung. Überall sorgt SAP-Fiori mit seinem intuitiven User-Interface für eine hohe Nutzerfreundlichkeit.

Der perfekte Workflow für Reichle & De-Massari

Eingehende Rechnungen werden als gescanntes PDF oder via E-Mail ins SAP geladen. Anschliessend werden die Belege revisionssicher archiviert und automatisch von der OCR-Software zur Datenextraktion abgeholt. Die extrahierten Rechnungsdaten (Kreditoreninformationen, Referenznummer, etc.) werden direkt im SAP von der Kreditorenbuchhaltung mit Single Click Entry validiert und mit Stammdaten, z.B. Zahlungsbedingungen, Buchungsdatum oder vorbelegten Kontierungsinformationen, angereichert. Alle Rechnungen durchlaufen die von R&M festgelegten VIM-Geschäftsregeln. Wird gegen mindestens eine Regel verstossen, wird der Kreditorenbuchhaltung eine Workflow-Aufgabe (Workitem) zur Nachbearbeitung automatisch zugewiesen. Wenn notwendig, können die Rechnungsdaten zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet oder zusätzliche Informationen angefordert werden. Sind die ermittelten Rechnungsdaten formal korrekt, wird die Rechnung an den Freigabeprozess übergeben. Prüfer und Genehmiger erhalten per E-Mail den Link auf das Fiori Launchpad und können dort die Freigabe- oder Kontierungsapp zur Rechnungsbearbeitung starten. Nach Rechnungsfreigabe – Freigeber und Budgetkompetenzen werden automatisch ermittelt – wird diese der Kreditorenbuchhaltung zur Endkontrolle und Verbuchung zugeordnet. Die gebuchten Rechnungen werden mit dem SAP Standard-Zahllauf verarbeitet. Auch die Anforderungen der QR-Code Rechnung nach ISO20022 wurden schlank umgesetzt. Von dem QR-Code für alle Zahlungsarten und Zahlungsreferenzen können die Kunden und Partner, aber auch R&M selbst profitieren.

“Die reine Projektlaufzeit betrug insgesamt sechs Monate und die Lösung kann bei Bedarf global ausgerollt werden – eines von zahlreichen Entscheidungskriterien pro VIM.”, sagt Ursina Butz-Cathomas, Group Controller (Specialist SAP FI/CO), Reichle & De-Massari AG.

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