Mieszko S.A.

O firmie Mieszko S.A.:

• Specjalizująca się w produkcji wyrobów cukierniczych, w szczególności pralin czekoladowych
• 2 zakłady produkcyjne w Raciborzu
• Obroty: 243 mln zł (2018 r.)
• Siedziba główna: Warszawa, Polska
• Strona internetowa: www.mieszko.pl

Wdrożone przez konsorcjum firm NTT DATA Business Solutions i KBJ rozwiązanie wspiera wszystkie kluczowe obszary działania firmy Mieszko SA, pozwalając na usprawnienie procesów zarządczych, ułatwienie dostępu do danych i podniesienie efektywności procesów biznesowych. W efekcie, działający na platformie SAP HANA system SAP ERP stanowi solidny fundament do realizacji strategii tego – jednego z największych w Polsce – producenta słodyczy.

Firma Mieszko S.A. (wcześniej Zakłady Przemysłu Cukierniczego „Mieszko”) z Raciborza kontynuuje tradycje produkcji wyrobów cukierniczych zapoczątkowane ponad 70 lat temu. Obecnie firma posiada dwa zakłady produkcyjne i specjalizuje się m.in. w produkcji pralinek i bombonierek pod markami, takimi jak: Michaszki, Cherrissimo, czy Magnifique. Produkty firmy Mieszko są sprzedawane nie tylko w Polsce, ale także w ponad 60 krajach z całego świata. Jednocześnie, kierownictwo firmy dużą wagę przywiązuje do innowacji w zakresie oferty, produkcji, ale też funkcjonowania organizacji biznesowej. Od 2018 roku firma Mieszko korzysta z oprogramowania SAP ERP opartego na platformie SAP HANA.

Cel: poprawa funkcjonalności i elastyczności systemu ERP

Konieczność modernizacji wykorzystywanego w firmie, centralnego systemu wspierającego zarządzanie była dość naturalna. Rozwiązanie to było bowiem oparte jeszcze na technologii poprzedniej generacji i nie zapewniało funkcjonalności oraz elastyczności niezbędnych do realizacji celów biznesowych firmy. „Nasza firma od 2003 roku użytkowała rozwiązanie Infor System 21. Opierał się on na bardzo już przestarzałej technologii. Miał też spore ograniczenia rozwojowe, ponieważ wszelkie prace wymagały zaangażowania programistów firmy zewnętrznej. Co ważne, stosowne usługi świadczy na polskim rynku tylko jeden dostawca. Rodziło to istotne ryzyko nadmiernego uzależnienia działalności od oferty tego podmiotu” – mówi Feliks Mayer, kierownik ds. informatyki i analiz w firmie Mieszko.

Od dostawcy nowego rozwiązania oczekiwano dojrzałego, scentralizowanego systemu całościowo wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Rozwiązania, które zapewni spójność procesów biznesowych, przejrzyste raportowanie m.in. w obszarze kontrolingu finansowego, a także ułatwi zapewnienie zgodności z wymaganiami związanymi z prowadzeniem działalności w ramach grupy kapitałowej oraz regulacjami prawnymi.

„W związku z intensywnym rozwojem firma potrzebowała sprawdzonego narzędzia opierającego się na standardach światowych uwzględniającego specyfikę branży spożywczej. Użytkowane wcześniej trzeba było zastąpić nowym” – dodaje Wojciech Wegner, Sales Manager w NTT DATA Business Solutions. Duże znaczenie miała też chęć wykorzystania najnowszych dostępnych rozwiązań związanych z planowaniem i sterowaniem produkcji.

Wdrożenia optymalizacji procesowych i organizacyjnych

Jednocześnie, na przestrzeni ostatnich lat w ramach środowiska IT firmy Mieszko powstało wiele dodatkowych aplikacji i narzędzi uzupełniających funkcjonalność dotychczasowego oprogramowania klasy ERP. „Niezwykle uciążliwe stało się utrzymanie i ciągłe dostosowywanie wszystkich tych narzędzi i samego systemu ERP do zmieniających się potrzeb biznesowych” – dodaje Feliks Mayer.

Ostateczna decyzja o zmianie systemu ERP zapadła w 2016 r. Realizację projektu przyspieszyły m.in. plany wdrożenia optymalizacji procesowych i organizacyjnych w firmie Mieszko. Za kluczową uznano funkcjonalność z zakresu finansów, kontrolingu, planowania produkcji, a także sprzedaży, wraz z zapewnieniem sprawnej, elektronicznej wymiany dokumentów na potrzeby obsługi największych klientów, w tym przede wszystkim sieci handlowych.

System oparty na otwartym kodzie

Jak przyznają przedstawiciele Mieszko, na etapie wyboru nowego systemu ERP pod uwagę brano kilka rozwiązań. Finalnie, na wybór rozwiązania SAP wpłynął szereg czynników, w tym: szeroka gama modułów, które można wdrażać, konfigurować i uruchamiać stopniowo, w zależności od potrzeb i rozwoju przedsiębiorstwa; wysoka popularność systemu SAP ERP na świecie i w Polsce, a także wysoka elastyczność i szeroka konfigurowalność systemu.

„W mojej ocenie możliwości konfiguracji oraz elastyczność to jedne z największych atutów rozwiązania SAP. Dodatkowo, jest to system o otwartym kodzie, który można modyfikować i kopiować, aby na tej bazie opracowywać własne rozwiązania i modyfikacje” – podkreśla Feliks Mayer. Duże znaczenie miała też powszechna dostępność źródeł wiedzy o systemie oraz możliwość poznania systemu bardzo szybką ścieżką, a także rozbudowana funkcjonalność systemu. Niemniej istotna jest też wysoka dostępność kompetencji z zakresu rozwiązań SAP na rynku pracy. „Bardzo duża dostępność firm i ludzi wspierających system pozwala uniezależnić się od jednego dostawcy usług. Dostępna na rynku pracy liczba potencjalnych pracowników potrafiących obsługiwać system SAP ERP jest także dużym atutem dla przedsiębiorstwa” – dodaje.

Po tym, jak zapadła decyzja o wdrożeniu oprogramowania SAP ERP, za oczywistą uznano konieczność wykorzystania platformy SAP HANA w roli bazy danych dla wdrażanego rozwiązania ERP. Wynikało to m.in. z konieczności zapewnienia szybkości przetwarzania danych. „Na decyzję o zbudowaniu nowego rozwiązania ERP w oparciu o technologię SAP HANA wpłynęła chęć wykorzystania charakterystyki tej platformy. Oczekiwano m.in. wysokiej dostępności danych oraz znacznego, realnego za sprawą technologii in-memory, przyspieszenia wszystkich procesów – od planowania, przez produkcję, po analitykę i predykcję” – wspomina Wojciech Wegner. Nie mniejsze znaczenie miała też chęć ułatwienia przyszłej migracji do kolejnej wersji oprogramowania SAP ERP. „Platforma HANA jest niezbędnym środowiskiem SAP S/4HANA. My zdecydowaliśmy się w 2017 roku na wdrożenie SAP ECC 6.0 z jednoczesną wizją przejścia na S/4HANA w perspektywie 3 lat. Chcieliśmy w przyszłości uniknąć już konieczności modernizacji bazy danych. Dlatego od razu postawiliśmy na platformę HANA” – mówi Feliks Mayer.

Doświadczony zespół wdrożeniowy

Podobnie, jak w przypadku samego rozwiązania, także i wybór dostawcy poprzedziła wnikliwa analiza. Objęła ona m.in. działające na polskim rynku firmy wdrażające SAP ERP. „Oferta konsorcjum firm NTT DATA Business Solutions oraz KBJ była konkurencyjna zarówno pod względem finansowym, warunków płatności, renomy i skali działalności obu firm, ilości wdrożeń zrealizowanych w Polsce, a także doświadczenia w obsłudze firmach produkcyjnych z branży FMCG” – wspomina Feliks Mayer.

„Dla firm KBJ i NTT DATA Business Solutions to już kolejny wspólny projekt wdrożeniowy. W ciągu ostatnich kilku lat wypracowaliśmy model współpracy dzieląc się obowiązkami i odpowiedzialnością zgodnie z posiadanymi kompetencjami oraz dostępnym w danym momencie najbardziej optymalnym składem osobowym zespołu. Taka kompilacja umożliwiała nie tylko dobór zasobów najbardziej rynkowo dostosowanych do potrzeb Mieszko, ale przede wszystkim pokazuje koncentrację na celu głównym, czyli sukcesie Klienta. To była współpraca modelowa” – powiedziała Danuta Franczak – Key Account Director w KBJ S.A.

Opracowane w ramach projektu rozszerzenia dotyczyły m.in. obszarów planowania produkcji i sprzedaży. Przygotowano także szereg dodatkowych narzędzi wspomagających działanie standardowej funkcjonalności SAP ERP w kontekście unikalnych potrzeb firmy Mieszko. Na potrzeby tych prac, NTT DATA Business Solutions dostarczyła także niezbędne licencje oprogramowania SAP, a także usługi serwisowe. Na czas wdrożenia wykorzystano również infrastrukturę zlokalizowanego pod Poznaniem centrum danych NTT DATA Business Solutions. Miało to pozwolić na skrócenie czasu realizacji wdrożenia. Było to szczególnie istotne, ponieważ jednym z założeń było zrealizowanie projektu w ciągu ledwie 6 miesięcy. „Wykorzystanie infrastruktury partnera dało nam czas na przemyślenie i zbudowanie własnej infrastruktury serwerowej pod SAP ERP i bazę danych SAP HANA bez opóźniania projektu” – podkreśla Feliks Mayer.

Odwzorowanie pełnego obrazu działalności firmy

Prace wdrożeniowe podzielono na dwa etapy. W ramach pierwszego z nich, specjalistom NTT DATA Business Solutions powierzono opracowanie koncepcji opartego na systemie SAP ERP oraz platformie SAP HANA rozwiązania dopasowanego do specyfiki biznesu firmy Mieszko. Następnie – już w ramach konsorcjum NTT DATA Business Solutions i KBJ – przystąpiono do faktycznej realizacji prac wdrożeniowych. Za jeden z celów projektu postawiono sobie m.in. utrzymanie w systemie SAP pełnego obrazu działalności firmy pod względem finansowym. „Posiadamy bardzo rozbudowany system kontroli kosztów oraz przychodów i dlatego na ten moduł padł szczególny nacisk. Założenia do modułu kontrolingu CO narzuciły oczywiście w pewien sposób konfigurację pozostałych modułów, które generują dane dla niego” – mówi Feliks Mayer.

„Wdrożenie rozpoczęło się i zakończyło według planu, choć na etapie realizacji nastąpiły pewne zmiany w harmonogramie. Wynikały one przede wszystkim z konieczności zapewnienia niezbędnych, dwukierunkowych integracji SAP ERP z wykorzystywanym w firmie Mieszko rozwiązaniem klasy WMS” – mówi Krystian Stypczyński, Consulting Senior Manager i architekt rozwiązań w obszarach produkcji i logistyki w firmie NTT DATA Business Solutions. Był to najtrudniejszy element na etapie realizacji wdrożenia. Stworzenie rozbudowanych interfejsów integracyjnych okazało się niezbędne m.in. przez wzgląd na duży poziom szczegółowości transakcji materiałowych, które miały być rejestrowane, a następnie analizowane i rozliczane w systemie SAP. W efekcie niezbędne było m.in. wnikliwe przetestowanie rozwiązania integracyjnego na dużym zbiorze realnych danych biznesowych tak, aby zagwarantować ich prawidłowe funkcjonowanie po stracie produkcyjnym.

„Projekt ukończyliśmy w zadanym czasie i uruchomiliśmy pełny system w trybie produkcyjnym 8 stycznia 2018 roku. Projekt trwał 12 miesięcy wraz z formalnościami związanymi z wyborem dostawcy, analizą i samym wdrożeniem. Z perspektywy czasu przyznaję, że realizacja tak rozbudowanego projektu w tak krótkim czasie i z tak obciążonym zespołem użytkowników kluczowych było bardzo karkołomnym założeniem, ale determinacja wszystkich zaangażowanych osób przyczyniła się do ostatecznego sukcesu” – podsumowuje Feliks Mayer. Wraz z wdrożeniem SAP ERP pracownicy firmy Mieszko otrzymali do dyspozycji także szereg nowych narzędzi. W szczególności udostępniono nowe rozwiązania wspierające kontrolę jakości oraz obiegu dokumentów w zakresie skanowania faktur.

Obecnie z SAP ERP w firmie Mieszko korzysta ponad 200 osób. „Do głównych osiągnięć tego projektu zaliczam pełne rozliczenie i transparentność transakcji w module kontrolingu i księdze materiałowej, co przekłada się na szczegółowe raportowanie, a w efekcie możliwość podejmowania świadomych decyzji zarządczych, usprawnienie obiegu faktur, akceptacji i płatności, a także – precyzyjne rozliczanie i śledzenie produkcji” – uważa Feliks Mayer.

Zapraszamy do kontaktu!