NTT DATA Business Solutions

Integracja SAP i Krajowego Systemu e-Faktur – najczęstsze pytania

Minister Finansów Andrzej Domański podczas konferencji prasowej 26 kwietnia 2024 r. ogłosił, iż obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie w 2026 roku. Podane zostały dwa terminy:

⏳ 1.02.2026 r. – od tej daty KSeF ma być obowiązkowy dla przedsiębiorstw, których obroty w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 200 mln zł.
⏳ 1.04.2026 r. – KSeF ma być obligatoryjny dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Na chwilę obecną nadal czekamy na szczegóły dotyczące zmian w Krajowym Systemie e-Faktur niemniej rekomendujemy kontynuowanie projektów wdrożeniowych. Pamiętajmy, że od 1 stycznia 2025 roku wszystkie duże przedsiębiorstwa będą zobligowane do raportowania JPK_KR już w nowej strukturze JPK_KR_PD, co stanowi kolejne duże przedsięwzięcie dla organizacji.

1. Kiedy korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne?

Minister Finansów Andrzej Domański podczas konferencji prasowej 26 kwietnia 2024 r. ogłosił, iż obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie w 2026 roku. Podane zostały dwa terminy:

1.02.2026 r. – od tej daty KSeF ma być obowiązkowy dla przedsiębiorstw, których obroty w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 200 mln zł.
1.04.2026 r. – KSeF ma być obligatoryjny dla wszystkich pozostałych podatników VAT.

Na chwilę obecną nadal czekamy na szczegóły dotyczące zmian w Krajowym Systemie e-Faktur niemniej rekomendujemy kontynuowanie projektów wdrożeniowych. Pamiętajmy, że od 1 stycznia 2025 roku wszystkie duże przedsiębiorstwa będą zobligowane do raportowania JPK_KR już w nowej strukturze JPK_KR_PD, co stanowi kolejne duże przedsięwzięcie dla organizacji.

2. Kiedy faktura zostaje uznana za wystawioną?

Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, czyli w momencie, w którym trafi do KSeF. Potwierdzeniem tego działania jest otrzymanie z KSeF Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO).

3. Czy faktury sprzedaży trzeba wysyłać do KSeF niezwłocznie czy np. raz w tygodniu?

Wygenerowana w systemie faktura sprzedażowa powinna być niezwłocznie wysłana do KSeF. Ministerstwo Finansów zezwala na wysłanie faktury w kolejnym dniu niż data wystawienia faktury w systemie, jeżeli data nie będzie miała wpływu na wykazanie operacji w innym okresie ewidencyjnym. Problem może dotyczyć więc faktur wystawianych na przełomie 15/16 dnia każdego miesiąca, jeżeli są to faktury za poprzedni okres.

4. Jaka data wystawienia faktury obowiązuje: data wystawienia faktury w SAP czy data wysłania faktury do KSeF?

Data przyjęcia faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

5. Czy liczba znaków w numerze faktury jest ograniczona?

Tak, 256 znaków.

6. Czy błędną fakturę należy wyzerować i wystawić nową?

Każda zmiana na fakturze mająca wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego musi być skorygowana fakturą korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku, akceptowana będzie zarówno faktura korygująca jak i wystawienie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

7. Co z fakturami, które mają błędy walidacji? Faktura jest już wystawiona w SAP i nie można jej poprawić.

Faktura, która ma błędy w walidacji zostaje odrzucona przez KSeF. Oznacza to, że nie został jej nadany numer referencyjny w KSeF i w praktyce nie została wystawiona. Jeżeli istnieje możliwość poprawienia błędu faktury w SAP to należy to zrobić. Jeżeli faktury nie da się poprawić, wówczas należy wystawić nową, a starą wystornować. Na chwilę obecną nie ma informacji czy w takim przypadku trzeba będzie wyjaśniać powód luki w numeracji faktur.

8. Jeżeli wystawimy fakturę, a następnie ją anulujemy wystawiając storno, to czy oba dokumenty muszą znaleźć się w KSeF?

Każda faktura, w tym faktura stornująca, musi zostać wysłana do KSeF.

9. Czy zalecają Państwo wysyłanie faktur pojedynczo czy w paczkach?

Na chwilę obecną zalecamy wysłanie faktur pojedynczo. Jest to związane z tym, że jeżeli w paczce znajdzie się choćby jedna błędna faktura to cała paczka zostanie odrzucona przez Krajowy System e-Faktur.

10. Czy Ministerstwo Finansów przewidziało faktury zbiorcze?

Aktualnie nie ma takiej informacji na stronach Ministerstwa Finansów. Ministerstwo Finansów rekomenduje wystawianie faktur indywidualnych. Będziemy na bieżąco śledzić zmiany/interpretacje w tym obszarze.

11. Czy po wysyłce faktury do KSeF nadal muszę wysłać fakturę mojemu kontrahentowi? Jeśli tak to w jakiej formie?

Wysłanie faktury do KSeF i otrzymanie numeru referencyjnego KSeF będzie jednoznaczne z jej wystawieniem oraz dostarczeniem do kontrahenta. Nie ma obowiązku wysyłania do kontrahenta krajowego żadnej dodatkowej komunikacji związanej z wystawieniem faktury. Kontrahent jest zobowiązany do pobrania faktury z KSeF.

12. Jeżeli KSeF nie obsługuje załączników to w jaki sposób możemy zautomatyzować przekazywanie załączników do faktur Klientowi?

W KSeF nie będzie możliwości dodawania załączników. Dodatkowe informacje będzie można wpisywać w dedykowanych do tego polach. Ministerstwo Finansów proponuje rozwiązanie polegające na dodaniu w jednym z tych pól linka do dokumentacji. Załączniki będą mogły być przekazywane również w obecnie stosowanej formie.

13. Na jakich zasadach będzie wystawiane UPO? Czy będzie wystawiane dla wszystkich faktur wysłanych w jednej paczce czy dla każdej faktury oddzielnie?

Każda faktura ma swój numer identyfikacyjny KSeF ale UPO może dotyczyć wielu faktur. To, ile faktur znajdzie się na UPO, zależy od tego czy wyślemy je jedną sesją czy w kilku sesjach. Jedna sesja oznacza jedno UPO.

14. W jaki sposób faktury będą otrzymywać osoby fizyczne, które nie mają np. dostępu do Internetu?

Praktyka i najbliższe testy pokażą, który sposób jest najlepszy. Wiele jednak będzie zależało od możliwości systemu używanego przez wystawcę faktury. Jednym z rozwiązań jest podanie numeru referencyjnego takiej faktury i ściągnięcie przez osobę fizyczną na podstawie tego numeru faktury z platformy KSeF. Inną opcją jest podanie adresu mailowego kontrahenta i wysłanie faktury na email lub też w momencie otrzymania numeru referencyjnego – wydrukowanie faktury. Rozwiązanie będzie jednak uzależnione od możliwości systemu używanego przez wystawcę faktury.

15. Czy jeżeli Klient poprosi o przekazanie faktury dodatkowo mailem lub wydruku, czy powinien otrzymać obraz faktury ustrukturyzowanej, która będzie zawierała wyłącznie zakres danych przekazanych do KSeF? Czy będzie mógł otrzymać obraz faktury jaki był prezentowany w dotychczasowych systemach łącznie z załącznikiem?

Jedynym obowiązującym formatem faktury będzie XML. Każda inna forma przedstawienia faktury będzie traktowana jako odzwierciedlenie faktury w XML. W momencie przedstawienia przez Ministerstwo Finansów wzoru faktury w formacie PDF będziemy w stanie ustalić czy taki dokument będzie mógł mieć nazwę Faktura czy też trzeba będzie stosować inne nazewnictwo. W systemie SAP będzie można wywołać aktualnie stosowany wydruk.

16. Czy EDI zostanie wyłączone w związku z wprowadzeniem KSeF?

W momencie, kiedy KSeF wejdzie w życie jako rozwiązanie obowiązkowe, wszystkie inne formy wymiany danych z kontrahentem zagranicznym będą mogły zostać wyłączone. Czy kontrahent będzie chciał pobierać faktury w formacie EDI czy z KseF zależy od podejścia kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że używanie dodatkowego narzędzia do przekazywania faktur może doprowadzić do pewnych błędów w procesie np. faktura została wysłana do KSeF oraz w formie IDOCa. Następnie okazuje się, że faktura została odrzucona przez KSeF.

17. Czy podpisujemy fakturę przesyłając ją do księgowości czy dopiero przy wysyłce?

Proces wygląda inaczej niż w przypadku JPK. Podpis elektroniczny jest użyty tylko przy nawiązywaniu połączenia z KSeF. Faktura nie jest podpisywana za pomocą podpisu kwalifikowanego.

18. Czy każdy użytkownik SAP powinien posiadać podpis elektroniczny? Mam na myśli użytkownika, który będzie brał udział w obsłudze KSeF.

Nie jest to wymagane, ale może zostać tak zaimplementowane, żeby każdy użytkownik SAP wykorzystywał swój osobisty token. Będzie to rozwiązanie trudniejsze w utrzymaniu. Zalecamy użycie pieczęci kwalifikowanej i jednego tokena na jednostkę organizacyjną.

19. Proszę podać jakie rodzaje podpisów najlepiej zamówić np. w KIR i/lub specyfikacje do pieczęci elektronicznej?

Odpowiedź: polecamy zamówienie pieczęci kwalifikowanej w Certum (Asseco).

20. Czy dokumenty sprzedaży wystawiane w systemie SAP muszą być tworzone w module SD? Czy obciążenia na klientów wystawiane poza VAT, w module FI manualnie, też powinny być w SD?

KSeF dotyczy wszystkich faktur w rozumieniu ustawy VAT. W związku z tym, do KSeF nie muszą być wysyłane np. faktury proformy.

21. Dla jakiej wersji systemu SAP dedykowane jest rozwiązanie KSeF Simplified?

Rozwiązanie KSeF Simplified dedykowane jest dla każdej wersji systemu SAP ECC 6.0 i wzwyż oraz dla systemu SAP S/4HANA.

22. Czy rozwiązanie KSeF Simplified dotyczy tylko faktur wystawianych w SAP ?

Za pomocą aplikacji KSeF Simplified można wysłać fakturę z dowolnego systemu, który potrafi utworzyć plik faktury XML zgodny ze schematem FA_VAT. Jest także możliwość stworzenia przez nas serwisu, który odbierze dane w innym formacie i przekształci je do wymaganej struktury.

23. Jak wygląda model i koszt licencjonowania?

Zapraszamy do kontaktu w celu przygotowania indywidualnej oferty: [email protected]

24. Jakie są Państwa szacunki, jeśli chodzi o czas wdrożenia KSeF Simplified? Ile tygodni może to zająć?

Harmonogram może być określony po fazie analizy. Zapraszamy do kontaktu w celu przygotowania oferty: [email protected]

25. Czy Państwa system współpracuje z modułem SAP CRM? W tej chwili fakturowanie odbywa się u nas w CRM, a nie w ERP. Stąd też w ERP nie znajduje się dokument sprzedażowy/billing (VF03), a jedynie dokument księgowy/finansowy (FB03). Jaki ma to wpływ na Państwa rozwiązanie?

Nasze rozwiązanie bazuje jedynie na dokumentach sprzedażowych wystawianych w module sprzedażowym.

26. Czy obecny sposób tworzenia faktury w SAP i jej wydruk ulegnie zmianie? Czy faktura będzie wystawiana w KSeF Simplified czy bezpośrednio w SAP?

Proces wystawienia faktury w SAP nie ulegnie zmianie. Wysłanie faktury do KSeF będzie inicjowała podpięta specjalna informacja wyjściowa. Jeżeli będą Państwo chcieli utrzymać aktualnie używany dodruk faktury, będzie można zachować aktualną informację wyjściową generującą taką fakturę i w ten sposób zachować proces.

27. Jak i gdzie są mapowane dane SAP do pól, jak i gdzie są mapowane dane faktury do XML?

Po podpisaniu zamówienia, klient otrzymuje plik Excel z mapowaniem wszystkich pól.

28. Czy rozwiązanie KSeF Simplified uwzględnia samofakturowanie (selfbilling/SBI)?

Proces samofakturowania będzie obsługiwany przez KSeF Simplified. Dobrze jest jednak wcześniej ustalić ten proces z kontrahentem, z którym współpracujemy w ramach Selfbilingu.

29. Czy aplikacja KSeF Simplified nie pozwoli zarejestrować dwukrotnie tej samej faktury?

Rozwiązanie KSeF Simplified weryfikuje duplikaty faktur.

30. Czy w KSeF Simplified będzie można edytować XML dla faktur sprzedaży?

Istnieje możliwość uruchomienia takiej funkcjonalności. Edycja faktury nie jest jednak przez nas rekomendowana.

31. Jak rozumiem, można masowo generować XML z fakturami sprzedażowymi na stronie Ministerstwa. Czy Państwa rozwiązanie KSeF Simplified umożliwia generowanie i pobieranie masowo dokumentów PDF z tych XML-ów?

Zgodnie z informacją MF, przewidziana jest możliwość masowego pobierania faktur z KSeF ale wyłącznie w postaci XML. PDF będzie można wygenerować w rozwiązaniu KSeF Simplified.

32. Czy aplikacja KSeF Simplified jest zintegrowana z Państwa rozwiązaniem JPK Simplified?

Tak, rozwiązanie KSeF Simplified może częściowo pobierać dane z konfiguracji wykorzystywanej w JPK Simplified.

33. Czy Państwa rozwiązania MAKIRA (wcześniej it.capture) i it.approval będą integrowały się z KSeF Simplified?

Rozwiązanie KSeF Simplified jest tak przygotowane aby mogło zostać zintegrowane z MAKIRA oraz it.approval. Integrację rozpoczniemy wraz z pierwszym wdrożeniem u klienta, który te rozwiązania stosuje.

34. Posiadamy już Państwa rozwiązanie it.approval do obsługi faktur zakupowych. Jaki model wdrożenia aplikacji KSeF Simplified Państwo proponują?

Jedną z możliwości przeprocesowania faktur przez narzędzie it.approval jest format EDI. Ponieważ rozwiązanie KSeF Simplified opiera się na IDOCu, rozwiązanie it.approval będzie w stanie przeprocesować fakturę pobraną z KSeF Simplified. Jako, że znaczna część z naszych klientów korzysta z it.approval, planujemy zintegrować aplikację z KSeF Simplified wraz z pierwszym wdrożeniem u klienta, który posiada oba te rozwiązania.

35. Czy w aplikacji KSeF Simplified możliwy jest podgląd faktury? czy istnieje wizualizacja faktury w PDF?

W naszym rozwiązaniu KSeF Simpified jest możliwość wygenerowania, wyświetlenia i zapisu faktury w formacie PDF.

36. Czy można zwalidować fakturę w KSeF Simplified przed przesłaniem do KSeF?

Tak, faktura jest walidowana przed wysłaniem do KseF.

37. Czy stosowanie maili w BP w SAP jest konieczne?

Wysłanie faktury sprzedażowej do KSeF i otrzymanie numeru referencyjnego z KSeF poświadczającego wystawienie takiej faktury i jednocześnie jej dostarczenie kończy proces obiegu faktury. Dodatkowo w naszym rozwiązaniu istnieje możliwość wysłania do kontrahenta takiego emaila z informacją o wystawieniu faktury. Jest to jednak funkcjonalność dodatkowa, do której nie są Państwo zobligowani.

38. Czy baza danych PostgreSQL jest konieczna, aby wdrożyć KSeF Simplified?

Tak, baza danych dla komponentu integracyjnego jest konieczna, ale możemy zastąpić ją inną, np. MS SQL, MySQL lub podobną.

39. Czy w aplikacji KSeF Simplified token generowany jest dla każdego użytkownika?

Generujemy jeden token dla całej organizacji, za pomocą pieczęci elektronicznej. Nie ma potrzeby generować i dodatkowo zarządzać tokenami pracowników.

40. Co z bezpieczeństwem PIN-u do osobistej karty kryptograficznej w momencie wpisywania go do aplikacji, która nie była pierwotnie rekomendowana przez KIR?

PIN do karty nie jest zapisywany przez aplikację. Jest użyty przez krótką chwilę, podczas komunikacji z urządzeniem do podpisywania. Istnieje także możliwość wykonania podpisu poza naszą aplikacją, jednak wymagać to będzie dodatkowych kroków. Czas na podpisanie żądania autoryzacyjnego to 10 minut.

41. Czy JPK będzie potrzebował numer ID z KSeF? Czy ten numer jest przechowywany w tabeli w aplikacji KSeF Simplified czy jest przypisany w SD np. w tabeli VBRK?

Numer referencyjny ID z KSeF jest pobierany i przechowywany w naszym rozwiązaniu w SAP. Na chwilę obecną numer ten nie musi być przekazywany do JPK.

42. Czy UPO będzie przechowywane w aplikacji KSeF Simplified czy trzeba będzie je samemu archiwizować?

Tak, numer UPO będzie przechowywany w rozwiązaniu KSeF Simplified.

43. Czy istnieje możliwość opóźnienia generowania faktury w KSeF Simplified? Na przykład jedną godzinę po wystawieniu faktury, tak aby można było ją anulować w SAP zanim wygenerujemy nieodwracalną fakturę w KSeF.

Tak.

Kontakt

Masz dodatkowe pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur?

Chcesz skorzystać z bardziej szczegółowego doradztwa w zakresie integracji z KSeF i przygotowania organizacji na wejście nowych przepisów? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszego rozwiązania KSeF Simplified do obsługi e-Faktur w SAP?

Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!