Standardy Ochrony Małoletnich

1. Realizując obowiązki nałożone na NTT DATA Business Solutions Sp. z o.o. na mocy przepisów ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich oraz mając na uwadze dbałość o dobro Małoletnich wprowadza się niniejsze Standardy Ochrony Małoletnich.

2. Użyte w niniejszym dokumencie zwroty należy rozumieć w następujący sposób:

a) „Spółka” – oznacza NTT DATA Business Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie Podgórnym (62-080) przy ul. Owocowej 21B, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000042686, NIP 5270017763, REGON 010413059;

b) „Standardy” – oznacza niniejszy dokument Standardów Ochrony Małoletnich wprowadzone w NTT DATA Business Solutions Sp. z o.o.;

c) „Ustawa” – oznacza ustawę z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. z 2024 r. poz. 560 z późn. zm.);

d) „Członek Personelu” – oznacza każdą osobę zatrudnioną przez Spółkę na podstawie umowy o pracę lub współpracującą ze Spółką w oparciu o inne umowy cywilnoprawne lub powiązaną ze Spółką stosunkiem korporacyjnym, która wykonuje czynności zawodowe na rzecz Spółki związane z kontaktem z Małoletnimi;

e) „Podwykonawca” – oznacza każdy podmiot zewnętrzny, który współpracuje ze Spółką w ramach organizowanych przez nią przedsięwzięć związanych z uczestnictwem Małoletnich;

f) „Małoletni” – oznacza osobę, która nie ukończyła 18. roku życia;

g) „Opiekun Prawny” – oznacza przedstawiciela ustawowego Małoletniego, w tym rodzica, opiekuna, rodzica zastępczego lub opiekuna tymczasowego;

h) „Krzywdzenie Małoletniego” – oznacza każde zachowanie (zamierzone lub niezamierzone) względem Małoletniego polegające w szczególności na przemocy fizycznej, przemocy psychicznej, przemocy seksualnej, wykorzystywaniu seksualnym lub zaniedbywaniu, a także
czyn zabroniony lub jakiekolwiek inne działanie lub zaniechanie, skutkujące naruszeniem praw, swobód, dóbr lub prawidłowego rozwoju Małoletniego;

i) „Osoba Wyznaczona” – wyznaczony przez Spółkę Członek Personelu odpowiedzialny za sprawowanie nadzoru nad prawidłowym stosowaniem Standardów, przyjmowaniem zgłoszeń, wykonywania innych obowiązków określonych w Standardach oraz ich aktualizację.

3. Spółka podejmuje wszystkie wymagane oraz uzasadnione działania mające na celu zapobieganie sytuacjom Krzywdzenia Małoletnich, w tym w szczególności poprzez określenie w ramach Standardów:

a) zasad rekrutacji Członków Personelu oraz współpracy z Podwykonawcami,

b) zasad reagowania na sytuacje Krzywdzenia Małoletnich,

c) zasad dotyczących bezpiecznych relacji pomiędzy Członkami Personelu a Małoletnimi oraz
między Małoletnimi.

4. Treść Standardów została dostosowana do charakteru i rodzaju działalności Spółki, która może się wiązać z kontaktem z Małoletnimi, w tym w zakresie organizowania przez Spółkę akcji charytatywnych z udziałem Małoletnich oraz zatrudnianiem (w tym w ramach praktycznej nauki zawodu) Małoletnich przez Spółkę.

5. Każdy Członek Personelu, Podwykonawca oraz jego pracownicy i współpracownicy zobowiązani są do zapoznania się z treścią Standardów, stosowania Standardów oraz przestrzegania ich postanowień w przypadku wykonywania czynności związanych z kontaktem z Małoletnimi.

6. W przypadku, w którym Członek Personelu zidentyfikuje sytuację Krzywdzenia Małoletniego oraz kierując się zapewnieniem dobra Małoletniego zobowiązany jest do podjęcia niezbędnych działań na zasadach określonych w Standardach, w tym w szczególności powiadomić Osobę Wyznaczoną.

7. Zasady określone w Standardach stosuje się również wobec Małoletnich z niepełnosprawnościami lub specjalnymi potrzebami edukacyjnymi:

• przekazanie pracownikom wskazówek dotyczących sposobu zgłaszania przypadków braku zgodności;
• umożliwienie każdemu pracownikowi zgłaszania wątpliwości dotyczących niezgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi, sprawozdaniami finansowymi lub raportami;
• zapewnienie każdego pracownika, że nie powinien się wahać przed zgłoszeniem incydentu, jeśli istnieją rzeczywiste i poważne obawy, oraz że jego poufność zostanie uszanowana, a zgłoszone obawy będą przedmiotem dalszych działań; a także
• zachęcanie wszystkich pracowników do zgłaszania podejrzeń wystąpienia niewłaściwych zachowań, takich jak oszustwa, korupcja, nieetyczne zachowania i wątpliwe praktyki biznesowe oraz przekazywanie im informacji, że wątpliwości zostaną potraktowane poważnie.

W celu zapewnienia jasności, celem niniejszej Polityki jest uzupełnienie, a nie zastąpienie lokalnych procesów w organizacji (takich jak działania podejmowane przez dział personalny) w zakresie skarg i zażaleń dotyczących zatrudnienia, ogólnych skarg lub sugestii. Zgłoszenia incydentów za pośrednictwem niniejszej Polityki muszą następować w dobrej wierze dla dobra NDBS i nie mogą być oparte na złych intencjach wobec innych pracowników, przełożonych lub kierowników.

 

Przed dopuszczeniem Członka Personelu do wykonywania czynności związanych z kontaktem z Małoletnimi, Spółka oraz Członek Personelu zobowiązani są do wykonania wszystkich obowiązków weryfikacyjnych określonych w art. 21 Ustawy.

2. Do obowiązków, o których mowa w ust. 1 powyżej, należy:

a) weryfikacja przez Spółkę czy Członek Personelu figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – z dostępem ograniczonym oraz rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, oraz

b) przechowywanie przez Spółkę wydruków z ww. rejestrów w aktach osobowych (w przypadku Członków Personelu będących pracownikami) lub w innej dokumentacji dotyczącej współpracy (w przypadku Członków Personelu współpracujących na innej podstawie niż umowa o pracę), oraz

c) złożenie przez Członka Personelu oświadczenia według wzoru obowiązującego w Spółce oraz przekazanie Spółce innych dokumentów (w tym informację z właściwych rejestrów karnych) określonych w oświadczeniu – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 1 do Standardów.

3. Niewykonanie przez Członka Personelu któregokolwiek z obowiązków, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej, może skutkować brakiem możliwości nawiązania lub kontynuowania współpracy w zakresie, który wiąże się z kontaktem z Małoletnimi. Powyższe nie wyklucza możliwości nienawiązywania lub niekontynuowania współpracy w zakresie innym niż kontakt z Małoletnim, o ile brak możliwości kontaktu
z Małoletnim ma dla Spółki istotny charakter.

4. W przypadku, w którym Spółka w zakresie prowadzonej przez nią działalności związanej z kontaktem z Małoletnimi korzysta z usług Podwykonawców, Podwykonawcy są zobowiązani do wykonania wobec swoich pracowników i współpracowników obowiązków określonych w ust. 1 i 2 powyżej, i ponoszą z tego tytułu odpowiedzialność.

5. Podwykonawcy, na każde żądanie Spółki, zobowiązani są do przedstawienia Spółce dokumentów oraz innych informacji potwierdzających wykonanie obowiązków, zgodnie z ust. 4 powyżej.

A. Zasady bezpiecznych relacji pomiędzy Członkami Personelu a Małoletnimi

1. Zasady bezpiecznych relacji określone poniżej obowiązują wszystkich Członków Personelu oraz Podwykonawców, w tym ich pracowników i współpracowników, a także inne osoby dorosłe mające kontakt z Małoletnimi na terenie Spółki i za jej zgodą.

Członkowie Personelu każdorazowo podczas wykonywania czynności związanych z kontaktem z Małoletnimi, w ramach obowiązujących przepisów prawa, wewnętrznych zasad obowiązujących w Spółce oraz swoich kompetencji, powinni kierować się w szczególności następującymi zasadami:

a) Każdorazowo należy upewnić się czy relacja lub kontakt z Małoletnim jest adekwatny, bezpieczny i uzasadniony.

b) Należy kierować się zapewnieniem dobra Małoletniego oraz jego najlepszym interesem stosownie do okoliczności.

c) Należy traktować Małoletniego z szacunkiem, z uwzględnieniem jego godności, uzasadnionych potrzeb oraz prawa do prywatności.

d) Jakakolwiek forma kontaktu lub komunikacji z Małoletnim (w tym również fizyczna, np. uścisk dłoni) powinna być adekwatna oraz bezpośrednio związana z realizacją zadań i działań służbowych przez Członka Personelu oraz dostosowana do danej sytuacji oraz stopnia rozwoju Małoletniego.

e) Należy postępować otwarcie i w sposób przejrzysty, aby zminimalizować ryzyko niewłaściwej oceny danego postępowania.

f) W każdej sytuacji należy zachować cierpliwość oraz udzielać niezbędnych informacji oraz udzielać odpowiedzi na pytania Małoletnich.

g) W kontaktach z Małoletnim należy kierować się profesjonalnym podejściem.

h) Należy wykorzystywać służbowe kanały komunikacji do kontaktu z Małoletnimi.

i) Należy zachowywać granice relacji z Małoletnim, a w przypadku ich naruszenia przez Małoletniego – należy każdorazowo wyjaśnić zasady dotyczące tych granic.

j) W sytuacji podejrzenia lub ujawnienia Krzywdzenia Małoletniego należy stworzyć możliwość wypowiedzenia się oraz wyrażenia zdania przez Małoletniego.

3. Niedozwolone są zachowania mogące powodować lub prowadzić do sytuacji Krzywdzenia Małoletnich,
w tym polegających w szczególności na:

a) stosowaniu przemocy w stosunku do Małoletnich w jakiejkolwiek formie,

b) nawiązywaniu jakichkolwiek relacji z Małoletnimi o charakterze niezwiązanym z rodzajem czynności wykonywanych przez Członka Personelu, w tym w szczególności o charakterze seksualnym lub intymnym,

c) utrwalaniu wizerunku lub głosu Małoletniego dla potrzeb osobistych lub prywatnych Członka Personelu,

d) utrzymywaniu kontaktów opartych o jakiekolwiek korzyści finansowe lub materialne związane z satysfakcją lub zaspokojeniem potrzeb Członka Personelu,

e) nierównym traktowaniu Małoletnich, w tym faworyzowaniu niektórych Małoletnich,

f) zawstydzaniu, upokarzaniu lub obrażaniu Małoletnich,

g) podnoszeniu głosu (np. krzyk) w sytuacjach, które nie wymagają w sposób uzasadniony takiego działania,

h) ujawnianiu informacji osobistych, wrażliwych lub wstydliwych dotyczących Małoletniego wobec osób nieuprawnionych, w tym innych Małoletnich,

i) proponowaniu Małoletnim alkoholu, wyrobów tytoniowych lub innych substancji uzależniających oraz używania ich w obecności Małoletniego,

j) biciu, popychaniu lub jakiekolwiek innej formy naruszania nietykalności fizycznej Małoletniego, w tym dotykaniu Małoletniego w sposób nieprzyzwoity.

B. Zasady bezpiecznych relacji pomiędzy Małoletnimi

Małoletni przebywający na terenie Spółki, w szczególności w związku z praktyczną nauką zawodu, powinni przestrzegać zasad bezpiecznych relacji pomiędzy Małoletnimi.

2. Członkowie Personelu zobowiązani są do monitorowania relacji zachodzącymi pomiędzy Małoletnimi, a w razie potrzeby zawiadomić Osobę Wyznaczoną.

3. Małoletni we wzajemnych relacjach powinni mieć na uwadze poniższe zasady:

a) Zawsze należy kierować się wzajemnym szacunkiem, pomocą oraz zasadami koleżeństwa, a także kulturą osobistą.

b) Niedozwolone są jakiekolwiek przejawy agresji, przemocy fizycznej, przemocy psychicznej lub przemocy seksualnej.

c) Komunikacja z Małoletnimi oraz innymi osobami, w tym Członkami Personelu, powinna odbywać się z szacunkiem.

d) Niedozwolone są jakiekolwiek przejawy poniżania, wyśmiewania i upokarzania innych osób.

e) Niedozwolone są jakiekolwiek zachowania dyskryminujące inne osoby, w tym ze względu na pochodzenia, narodowość, religię, status ekonomiczny, sytuację rodzinną, wiek, płeć, niepełnosprawność.

f) Podczas komunikacji (słownej, pisemnej i elektronicznej) nie należy stosować wulgaryzmu oraz innych wyrażeń niecenzuralnych lub obraźliwych.

g) Niedozwolone są jakiekolwiek zachowania prowokacyjne lub stwarzające sytuację niezdrowej rywalizacji lub konkurencji.

h) Każdy Małoletni ma prawo do wyrażania własnych poglądów, ocen oraz myśli, o ile sposób ich wyrażenia lub ich treść nie naruszają praw oraz wolności innych osób.

i) Niedozwolone są jakiekolwiek działania nawołujące do nienawiści lub dyskryminacji z jakiejkolwiek przyczyny (np. nazizm, faszyzm), a także propagowanie symboli lub ideologii powszechnie uznanych za niestosowne.

j) W sytuacji wystąpienia jakichkolwiek przejawów lub sytuacji przemocy, wulgarności lub w inny sposób zagrażających dobru Małoletni powinni zgłosić ją do Osoby Wyznaczonej lub innej osoby dorosłej.

C. Wizerunek Małoletniego

Spółka podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wizerunku Małoletniego, z uwzględnieniem jego prawa do prywatności oraz przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Spółka w celu ochrony wizerunku Małoletniego kieruje się w szczególności następującymi zasadami:

a) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego może nastąpić wyłącznie w uzasadnionych przypadkach,

b) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego może nastąpić wyłącznie za zgodą Małoletniego oraz jego Opiekuna Prawnego,

c) materiały zawierające wizerunek Małoletniego są przechowywane z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa,

d) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego nie powinna przedstawiać Małoletniego w sytuacji, która mogłaby narazić go na sytuacje Krzywdzenia Małoletniego, w tym w szczególności rówieśniczego.

Spółka, w sytuacji udostępniania Małoletnim urządzeń elektronicznych (np. komputer, tablet, smartfon itp.) lub dostępu do sieci Internet podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa przed dostępem do treści niedozwolonych.

2. Spółka przed dopuszczeniem Małoletniego do korzystania z urządzeń elektronicznych lub sieci Internet zapoznaje Małoletniego z zasadami bezpiecznego użytkowania udostępnionych zasobów.

3. Spółka nie ma wpływu na treści, do których dostęp Małoletni posiada w prywatnym sprzęcie elektronicznym z dostępem do sieci Internet innym niż udostępnionym przez Spółkę. Kierując się jednak zapewnieniem bezpieczeństwa w takim przypadku, Spółka na prośbę Małoletniego może udzielić mu wsparcia w bezpiecznym wykorzystywaniu urządzeń elektronicznych oraz sieci Internet, z zachowaniem
prawa do prywatności Małoletniego.

4. Do zagrożeń związanych z wykorzystywaniem urządzeń elektronicznych oraz sieci Internet można zaliczyć w szczególności następujące sytuacje:

a) Dostęp do treści lub materiałów o charakterze pornograficznym, seksualnym, wulgarnym, rasistowskim, dyskryminacyjnym, pedofilskim, ukazującym przemoc.

b) Dostęp do treści lub materiałów ukazujących lub nawołujących do przemocy, śmierci, samobójstwa, samookaleczania lub innego rodzaju działań autodestrukcyjnych, okrucieństwa wobec zwierząt, przestępczości.

c) Dostęp do treści lub materiałów (m.in. portali, serwisów, kontaktów lub innych materiałów lub usług on-line) ukazujących lub umożliwiających praktykowanie hazardu, zakup alkoholu, papierosów lub innych substancji szkodliwych.

d) Dostęp do materiałów reklamowych nieprzeznaczonych lub nieodpowiednich dla Małoletnich, w tym dotyczących alkoholu, papierosów, działalności erotyczne.

e) Dostęp do serwisów, portali lub innych usług on-line umożliwiających wchodzenie w interakcje z innymi osobami, w tym o charakterze portali randkowych.

5. Spółka udostępniając Małoletnim dostęp do sieci Internet podejmuje działania, których celem jest zminimalizowanie ryzyka związanego z dostępem Małoletnich do treści nielegalnych, szkodliwych, nieodpowiednich (w tym tych, o których mowa w ust. 3 powyżej) w szczególności poprzez:

a) zabezpieczenie sieci Internet hasłem,

b) korzystanie z urządzeń posiadających aktualną wersję oprogramowania oraz z oprogramowania antywirusowego,

c) stosowanie środków technicznych mających na celu blokowanie dostępu do treści nielegalnych, szkodliwych lub nieodpowiednich.

6. W przypadku zidentyfikowania przez Spółkę wystąpienia jakiejkolwiek sytuacji, o której mowa w ust. 4 powyżej, Spółka podejmie niezbędne działania w celu weryfikacji zdarzenia oraz zminimalizowania ryzyka jego powstania w przyszłości, w tym w szczególności:

a) zdarzenie zostanie przeanalizowane oraz udokumentowane, z uwzględnieniem informacji o osobach objętych zdarzeniem oraz materiałów dokumentujących zdarzenie,

b) przeprowadzenie rozmów z osobami objętymi zdarzeniem, z uwzględnieniem sytuacji Małoletnich,

c) powiadomienie Opiekuna Prawnego Małoletniego,

d) w sytuacji podejrzenia, że zdarzenie miało charakter czynu zabronionego (przestępstwa) Spółka zawiadomi właściwe organy publiczne,

e) dodatkowo Spółka podejmie działania zmierzające do zminimalizowania ryzyka wystąpienia podobnego zdarzenia w przyszłości (o ile są możliwe), w tym poprzez wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń technicznych.

A. Zasady ogólne

1. Przejawy Krzywdzenia Małoletnich mogą być zróżnicowane oraz przybierać różne formy i przebiegać w różny sposób, w tym w szczególności zróżnicowany może być krąg osób, które dopuściły się Krzywdzenia Małoletniego.

2. Członkowie Personelu zobowiązani są do reagowania na wszystkie przejawy lub podejrzenia Krzywdzenia Małoletnich, kierując się każdorazowo dobrem Małoletnich. Standardy mają na celu wyznaczenie sposobu i kierunku podejmowania działań oraz ułatwienie Członkom Personelu reagowania na tego typu sytuacje.

3. W sytuacji, gdy Członek Personelu podejrzewa wystąpienie Krzywdzenia Małoletniego lub poinformowaniu o takiej sytuacji bezpośrednio przez Małoletniego lub jego Opiekuna Prawnego Członek Personelu zobowiązany jest do sporządzenia notatki uwzględniającej wszystkie istotne informacje oraz przekazania jej wraz z zawiadomieniem o zdarzeniu Osobie Wyznaczonej.

4. Osoba Wyznaczona zobowiązana jest niezwłocznie poinformować Spółkę o zaistnieniu zdarzenia oraz rozpocząć działania interwencyjne adekwatne do okoliczności sprawy. W sytuacji, gdy zdarzenie dotyczy Osoby Wyznaczonej, Spółka podejmuje decyzje o innej osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie działań interwencyjnych dotyczących tego zdarzenia.

5. W sytuacjach uzasadnionych, w szczególności w przypadku sytuacji Krzywdzenia Małoletnich o skomplikowanym lub brutalnym, Osoba Wyznaczona może zaangażować specjalistów, w szczególności w dziedzinie psychologii lub pedagogiki.

6. Wszyscy Członkowie Personelu mający dostęp w jakimkolwiek zakresie do informacji o zdarzeniach Krzywdzenia Małoletniego zobowiązani są do zachowania ich w tajemnicy oraz nieprzekazywania ich osobom nieupoważnionym w jakiejkolwiek formie. Obowiązek nie jest ograniczony terytorialnie i czasowo.

7. W przypadku zagrożenia życia lub zdrowia Małoletniego należy niezwłocznie zawiadomić odpowiednie służby ratunkowe. W takiej sytuacji do zawiadomienia służb ratunkowych zobowiązany jest Członek Personelu, który jako pierwszy powziął informację o zagrożeniu życia lub zdrowia. W takiej sytuacji Członek Personelu sporządza notatkę, którą przekazuje Osobie Wyznaczonej.

B. Podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego przez Członka Personelu

1. W sytuacji, gdy zostało zgłoszone podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego przez Członka Personelu należy kierować się poniższymi wytycznymi co do sposobu postępowania i prowadzenia interwencji:

a) W miarę możliwości należy przeprowadzić rozmowy z Małoletnim, Opiekunem Prawnym oraz innymi Członkami Personelu lub innymi osobami, które mogą posiadać wiedzę o okolicznościach zdarzenia. Rozmowy mają na celu ustalenie przebiegu zdarzenia oraz innych istotnych okoliczności.

b) W miarę możliwości Spółka wraz z Osobą Wyznaczoną przeprowadza rozmowę z Członkiem Personelu, którego dotyczy zdarzenie w celu wyjaśnienia sytuacji oraz ustalenia okoliczności sprawy.

c) Do czasu wyjaśnienia okoliczności sprawy oraz podjęcia decyzji co do dalszych kroków, Członek Personelu, którego dotyczy zdarzenie powinien zostać odsunięty od wykonywania jakichkolwiek czynności związanych z kontaktem z Małoletnimi, w tym w szczególności z pokrzywdzonym Małoletnim.

2. Po przeprowadzeniu interwencji Spółka wraz z Osobą Wyznaczoną podejmuję decyzję:

a) w przypadku, gdy zdarzenie stanowi przestępstwo (czyn zabroniony) – o dokonaniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do właściwych organów oraz o innych działaniach dyscyplinarnych zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami obowiązującymi w Spółce,

b) w pozostałych przypadkach – o innych działaniach dyscyplinarnych, w tym nałożeniu kar porządkowych zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami obowiązującymi w Spółce.

C. Podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego przez Opiekuna Prawnego

1. W sytuacji, gdy zostało zgłoszone podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego przez Opiekuna Prawnego należy kierować się poniższymi wytycznymi co do sposobu postępowania i prowadzenia interwencji:

a) W miarę możliwości należy przeprowadzić rozmowę z Małoletnim, którego dotyczy zdarzenie oraz innymi Członkami Personelu lub innymi osobami, które mogą posiadać wiedzę o okolicznościach zdarzenia. Rozmowa ma na celu sprawdzenie czy do zdarzenia doszło oraz
ewentualnie ustalenie jego przebiegu i innych istotnych okoliczności.

b) Jeżeli nie zaszkodzi to prawidłowemu przeprowadzeniu interwencji lub nie spowoduje zwiększenia zagrożenia dla Małoletniego – przeprowadzenie rozmowy z członkiem rodziny Małoletniego lub innym Opiekunem Prawnym (innym niż Opiekun Prawny, którego dotyczy
zdarzenie).

2. Po przeprowadzeniu interwencji Spółka wraz z Osobą Wyznaczoną podejmuje decyzję:

a) w przypadku, gdy zdarzenie stanowi przestępstwo (czyn zabroniony) – o dokonaniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa do właściwych organów,

b) w przypadku, gdy zdarzenie stanowi przemoc domową (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29.07.2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej) – o podjęciu działań zmierzających do wszczęcia procedury Niebieskiej Karty,

c) w innych przypadkach – o złożeniu wniosku o wgląd w sytuację dziecka do sądu rodzinnego.

D. Podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego rówieśniczego

1. W sytuacji, gdy zostało zgłoszone podejrzenie Krzywdzenia Małoletniego rówieśniczego należy kierować się poniższymi wytycznymi co do sposobu postępowania i prowadzenia interwencji:

a) W miarę możliwości należy przeprowadzić rozmowę z Małoletnim będącym pokrzywdzonym oraz jego Opiekunami Prawnymi oraz odrębnie z Małoletnim będącym podejrzewanym o krzywdzenie oraz jego Opiekunami Prawnymi. Rozmowy mają na celu sprawdzenie czy do zdarzenia doszło oraz ewentualnie ustalenie jego przebiegu i innych istotnych okoliczności.

b) W miarę możliwości przeprowadzenie rozmowy z Członkami Personelu lub innymi osobami, które mogą posiadać wiedzę o okolicznościach zdarzenia. Rozmowa ma na celu sprawdzenie czy do zdarzenia doszło oraz ewentualnie ustalenie jego przebiegu i innych istotnych okoliczności.

2. Po przeprowadzeniu interwencji Spółka wraz z Osobą Wyznaczoną, w sytuacji, gdy zdarzenie stanowi przestępstwo (czyn zabroniony) podejmują decyzję o zawiadomieniu właściwych organów (Policja, prokuratura sąd rodzinny) – w zależności od wieku Małoletniego będącego podejrzanym o krzywdzenie.

E. Plan wsparcia po ujawnieniu Krzywdzenia Małoletniego

1. Wobec Małoletnich będących ofiarą zdarzeń stanowiących Krzywdzenie Małoletnich Osoba Wyznaczona, w zależności od realnych możliwości Spółki, przygotowuje indywidualny plan wsparcia. W razie potrzeby Osoba Wyznaczona może zaangażować do opracowania planu wsparcia specjalistów, w szczególności w dziedzinie psychologii lub pedagogiki.

2. W planie wsparcia uwzględnia się indywidualną sytuacje Małoletniego oraz określa w miarę możliwości zasady umożliwiające funkcjonowanie Małoletniego w Spółce w sposób odizolowany od osób podejrzanych o Krzywdzenie Małoletniego oraz formy i sposoby uzyskania wsparcia w innych instytucjach.

3. Plan wsparcia ustala się z Opiekunem Prawnym Małoletniego (chyba, że jest on podejrzany o Krzywdzenie Małoletniego), a po jego zaakceptowaniu przedstawia się Małoletniemu.

F. Zasady dokumentowania incydentów Krzywdzenia Małoletnich

1. Każda interwencja powinna zostać udokumentowana poprzez prowadzenie karty interwencji. W karcie interwencji należy opisać wszystkie istotne okoliczności dotyczące zdarzenia, przeprowadzone czynności, a także kroki podjęte po przeprowadzeniu interwencji. Wzór karty interwencji stanowi Załącznik nr 2 do Standardów.

2. Spółka prowadzi rejestr interwencji, który zawiera karty interwencji. Osoba Wyznaczona zobowiązana jest do aktualizowania rejestru po każdej interwencji.

1. W celu zapewnienia skutecznego wdrożenia i przestrzegania Standardów, Spółka wyznaczyła Osobę Wyznaczoną.

2. Do zadań Osoby Wyznaczonej należy w szczególności:

a) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wdrożeniem i stosowaniem Standardów w Spółce,

b) przygotowanie Członków Personelu do stosowania Standardów, w tym poprzez organizację szkoleń oraz wsparcie w bieżących czynnościach regulowanych Standardami,

c) przyjmowania zgłoszeń dotyczących Krzywdzenia Małoletnich oraz innych nieprawidłowości,

d) prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających w przypadku naruszenia Standardów lub sytuacji Krzywdzenia Małoletniego oraz koordynacja wsparcia udzielanego Małoletnim,

e) prowadzenie wewnętrznego rejestru zgłoszeń,

f) kierowanie wniosków lub składanie zawiadomień do właściwych organów publicznych w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku wystąpienia Krzywdzenia Małoletnich,

g) cykliczna weryfikacja, przegląd oraz aktualizacja Standardów,

h) nadzorowanie działań związanych z zagrożeniami związanymi z wykorzystywaniem przez Małoletnich udostępnionych im przez Spółkę urządzeń informatycznych oraz sieci Internet.

3. Osoba Wyznaczona może, za zgodą Spółki, upoważnić innych Członków Personelu do wspierania Osoby Wyznaczonej w realizacji jej zadań.

4. Osoba wyznaczona na bieżąco ewidencjonuje wszystkie podejmowane przez nią czynności w ramach wykonywania zadań określonych w Standardach, w szczególności w ust. 2 powyżej. 5. Członkowie Personelu zobowiązani są do bieżącego wspierania Osoby Wyznaczonej w wykonywaniu przez nią zadań.

6. Z Osobą Wyznaczoną można skontaktować się w następujący sposób:

a) pisemnie na adres Spółki: ul. Owocowa 21B, 62-080 Tarnowo Podgórne

b) mailowo pod adresem: [email protected]

c) osobiście w siedzibie Spółki (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu).

1. Osoba Wyznaczona, nie rzadziej niż raz na 2 (dwa) lata przeprowadza przegląd i ewaluację stanu przestrzegania i znajomości Standardów oraz potrzeby w zakresie ich aktualizacji, w tym zapoznaje się i w miarę możliwości uwzględnia ewentualne wnioski Członków Personelu w tym obszarze.

2. Przebieg oraz wyniki przeglądu, o którym mowa w ust. 1 powyżej, w tym również wnioski i rekomendacje powinny zostać utrwalone w formie pisemnego raportu oraz przechowywane w Spółce.

3. Osoba Wyznaczona na podstawie raportu, o którym mowa w ust. 2, przekazuje Spółce rekomendacje dotyczące konieczności aktualizacji Standardów. W przypadku podjęcia decyzji o aktualizacji Standardów, Osoba Wyznaczona jest odpowiedzialna za przygotowanie zaktualizowanej wersji Standardów, uwzględniających wnioski z raportu, o którym mowa w ust. 2 powyżej.

4. Po zaktualizowaniu, zgodnie z ust. 3 powyżej, Standardy podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w ust. 6 poniżej, a Członkowie Personelu są zobowiązani do zapoznania się z aktualnymi Standardami oraz respektowania ich postanowień.

5. Spółka opracowała również standardy ochrony małoletnich w wersji skróconej, przeznaczonej dla Małoletnich, które stanowią Załącznik nr 3 do Standardów.

6. Nie przeprowadza się aktualizacji Standardów, jeżeli przegląd, o którym mowa w ust. 1 powyżej, wykaże brak konieczności ich aktualizacji.

7. Standardy (w wersji zupełnej oraz skróconej – przeznaczonej dla Małoletnich) Spółka udostępnia w taki sposób, aby możliwe było zapoznanie się z nimi przez Członków Personelu, Małoletnich oraz Opiekunów, w tym w następujący sposób:

a) udostępnia w widocznym miejscu w siedzibie Spółki,

b) udostępnia na stronie internetowej Spółki,

c) udostępnia Członkom Personelu służbowymi kanałami komunikacji.

8. Niniejsza procedura obowiązuje w NTT DATA od dnia 01.04.2025 r.

KWESTIONARIUSZ DLA OSÓB WYKONUJĄCYCH CZYNNOŚCI WYMAGAJĄCYCH KONTAKTU Z MAŁOLETNIMI

Szanowny Panie / Szanowna Pani,

mając na uwadze, że czynności wykonywane na rzecz NTT DATA Business Solutions Sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie Podgórnym (dalej: „Spółka”) mogą wiązać się z kontaktem z osobami małoletnimi, przepisy prawa – w szczególności art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (dalej: „Ustawa”) – nakładają na Spółkę oraz Pana / Panią konkretne obowiązki związane z dodatkową weryfikacją.

I. Dane osobowe

W celu prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z Ustawy (w tym w szczególności abyśmy mogli zweryfikować Pana / Panią m.in. w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym) Spółka zobowiązana jest do przetwarzania poniższych danych:

Podanie powyższych danych jest niezbędne do wykonania obowiązków określonych w Ustawie, a ich niepodanie może skutkować brakiem możliwości wykonywania czynności wymagających kontaktu z małoletnim.

II. Oświadczenia

Dodatkowo, mając na uwadze obowiązki wynikające z Ustawy, jest Pan / Pani zobowiązany do złożenie poniższych oświadczeń:

III. Zaświadczenia

Jednocześnie, mając na uwadze obowiązki wynikające z Ustawy, jest Pan / Pani zobowiązany/a do przedłożenia Spółce wraz z niniejszym oświadczeniem poniższych dokumentów:

1) Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.

2) Jeżeli posiada Pan / Pani obywatelstwo innego niż Rzeczpospolita Polska państwa – informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, a jeżeli taka informacja nie jest wydawana w państwie obywatelstwa – informację z rejestru karnego tego państwa (z zastrzeżeniem oświadczenia z pkt II.2.
powyżej).

3) Jeżeli w ciągu ostatnich 20 lat zamieszkiwał/a Pan / Pani w państwie innym niż Rzeczpospolita Polska (zgodnie z oświadczeniem złożonym w pkt II.1. powyżej) – informację z rejestru karnego tego państwa uzyskaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, a jeżeli taka informacja nie jest wydawana w tym państwie – informację z rejestru karnego tego państwa (z zastrzeżeniem oświadczenia z pkt II.2. powyżej).

_________________________                  _________________________
Miejscowość i data                           Podpis

KARTA INTERWENCJI

I. Osoba kontaktowa

1. Spółka wyznacza osobę odpowiedzialną za sprawowanie nadzoru nad prawidłowym stosowaniem Standardów Ochrony Małoletnich, przyjmowaniem zgłoszeń, wykonywania innych obowiązków określonych w Standardach Ochrony Małoletnich oraz ich aktualizację.

Z Osobą Wyznaczoną można skontaktować się w następujący sposób:

a) pisemnie na adres Spółki: ul. Owocowa 21B, 62-080 Tarnowo Podgórne

b) mailowo pod adresem: [email protected]

c) osobiście w siedzibie Spółki (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu).

II. Zasady postepowania

2. Należy traktować Małoletniego z szacunkiem, z uwzględnieniem jego godności, uzasadnionych potrzeb oraz prawa do prywatności. Jakakolwiek forma kontaktu lub komunikacji z Małoletnim (w tym również fizyczna, np. uścisk dłoni) powinna być adekwatna oraz bezpośrednio związana z realizacją zadań i działań służbowych przez Członka Personelu oraz dostosowana do danej sytuacji oraz stopnia rozwoju Małoletniego. Należy zachowywać granice relacji z Małoletnim, a w przypadku ich naruszenia przez Małoletniego – należy każdorazowo wyjaśnić zasady dotyczące tych granic.

3. Niedozwolone są zachowania mogące powodować lub prowadzić do sytuacji Krzywdzenia Małoletnich, w tym polegających w szczególności na:

a) stosowaniu przemocy w stosunku do Małoletnich w jakiejkolwiek formie,

b) nawiązywaniu jakichkolwiek relacji z Małoletnimi o charakterze niezwiązanym z rodzajem czynności wykonywanych przez Członka Personelu, w tym w szczególności o charakterze seksualnym lub intymnym,

c) utrwalaniu wizerunku lub głosu Małoletniego dla potrzeb osobistych lub prywatnych Członka Personelu,

d) utrzymywaniu kontaktów opartych o jakiekolwiek korzyści finansowe lub materialne związane z satysfakcją lub zaspokojeniem potrzeb Członka Personelu,

e) nierównym traktowaniu Małoletnich, w tym faworyzowaniu niektórych Małoletnich,

f) zawstydzaniu, upokarzaniu lub obrażaniu Małoletnich,

g) podnoszeniu głosu (np. krzyk) w sytuacjach, które nie wymagają w sposób uzasadniony takiego działania,

h) ujawnianiu informacji osobistych, wrażliwych lub wstydliwych dotyczących Małoletniego wobec osób nieuprawnionych, w tym innych Małoletnich,

i) proponowaniu Małoletnim alkoholu, wyrobów tytoniowych lub innych substancji uzależniających oraz używania ich w obecności Małoletniego,

j) biciu, popychaniu lub jakiekolwiek innej formy naruszania nietykalności fizycznej Małoletniego, w tym dotykaniu Małoletniego w sposób nieprzyzwoity.

4. Małoletni we wzajemnych relacjach powinni mieć na uwadze poniższe zasady:

a) Zawsze należy kierować się wzajemnym szacunkiem, pomocą oraz zasadami koleżeństwa, a także kulturą osobistą.

b) Niedozwolone są jakiekolwiek przejawy agresji, przemocy fizycznej, przemocy psychicznej lub przemocy seksualnej.

c) Komunikacja z Małoletnimi oraz innymi osobami, w tym Członkami Personelu, powinna odbywać się z szacunkiem.

d) Niedozwolone są jakiekolwiek przejawy poniżania, wyśmiewania i upokarzania innych osób.

e) Niedozwolone są jakiekolwiek zachowania dyskryminujące inne osoby, w tym ze względu na pochodzenia, narodowość, religię, status ekonomiczny, sytuację rodzinną, wiek, płeć, niepełnosprawność.

f) Podczas komunikacji (słownej, pisemnej i elektronicznej) nie należy stosować wulgaryzmu oraz innych wyrażeń niecenzuralnych lub obraźliwych. Niedozwolone są jakiekolwiek zachowania prowokacyjne lub stwarzające sytuację niezdrowej
rywalizacji lub konkurencji.

h) Każdy Małoletni ma prawo do wyrażania własnych poglądów, ocen oraz myśli, o ile sposób ich wyrażenia lub ich treść nie naruszają praw oraz wolności innych osób.

i) Niedozwolone są jakiekolwiek działania nawołujące do nienawiści lub dyskryminacji z jakiejkolwiek przyczyny (np. nazizm, faszyzm), a także propagowanie symboli lub ideologii powszechnie uznanych za niestosowne.

j) W sytuacji wystąpienia jakichkolwiek przejawów lub sytuacji przemocy, wulgarności lub w inny sposób zagrażających dobru Małoletni powinni zgłosić ją do Osoby Wyznaczonej lub innej osoby dorosłej.

III. Ochrona wizerunku

5. Spółka podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa wizerunku Małoletniego, z uwzględnieniem jego prawa do prywatności oraz przepisów z zakresu ochrony danych osobowych. Spółka w celu ochrony wizerunku Małoletniego kieruje się w szczególności następującymi zasadami:

a) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego może nastąpić wyłącznie w uzasadnionych przypadkach,

b) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego może nastąpić wyłącznie za zgodą Małoletniego oraz jego Opiekuna Prawnego,

c) materiały zawierające wizerunek Małoletniego są przechowywane z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa,

d) utrwalenie i publikacja wizerunku Małoletniego nie powinna przedstawiać Małoletniego w sytuacji, która mogłaby narazić go na sytuacje Krzywdzenia Małoletniego, w tym w szczególności rówieśniczego.

6. Definicje

„Małoletni” – oznacza osobę, która nie ukończyła 18. roku życia.

„Krzywdzenie Małoletniego” – oznacza każde zachowanie (zamierzone lub niezamierzone) względem Małoletniego polegające w szczególności na przemocy fizycznej, przemocy psychicznej, przemocy seksualnej, wykorzystywaniu seksualnym lub zaniedbywaniu, a także czyn zabroniony lub jakiekolwiek inne działanie lub zaniechanie, skutkujące naruszeniem praw, swobód, dóbr lub prawidłowego rozwoju
Małoletniego.

„Opiekun Prawny” – oznacza przedstawiciela ustawowego Małoletniego, w tym rodzica, opiekuna, rodzica zastępczego lub opiekuna tymczasowego.