Procedura zgłaszania nielegalnych treści

Celem niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych jest w szczególności:

• uregulowanie zasad zgłaszania nieprawidłowości i zarządzania zgłoszeniami oraz zapewnienie pełnej zgodności działań Spółki z przepisami dotyczącymi ochrony Sygnalistów, w tym w szczególności z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
• umożliwienie pracownikom, współpracownikom oraz innym osobom objętym niniejszą procedurą zgłaszania nieprawidłowości dotyczących działalności Spółki;
• zapewnienie, że Spółka podejmie wszelkie możliwe działania w celu ochrony osób dokonujących zgłoszeń o nieprawidłowościach i wyeliminowania nieprawidłowości występujących w jego strukturach i ochrony osób dokonujących zgłoszeń takich nieprawidłowości.

Niniejsza procedura stanowi wdrożenie polskiej ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i należy ją stosować do zgłoszeń w niej określonych. W zakresie nieuregulowanym niniejszą polityką, ale objętym przez grupową politykę „Whistleblowing Policy” (dostępnej pod adresem: https://itellicloud.sharepoint.com/sites/CorporateComplianceManagementPortal/SitePages/Whistleblowing-Policy.aspx) zgłaszający może dokonać zgłoszenia za jej pośrednictwem, na zasadach w niej określonych.

1. Działania następcze – działania podejmowane w celu oceny prawdziwości informacji przekazanych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności:

• weryfikacja Zgłoszenia;
• prowadzenie postepowania wyjaśniającego, w tym dalsza komunikacja z Sygnalistą, zebranie i analiza dowodów, rozmowy ze świadkami lub osobą podaną w Zgłoszeniu jako sprawca Nieprawidłowości;
• przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
• podejmowanie Środków zaradczych.

2. Grupa – grupa kapitałowa NTT DATA Business Solutions AG, do której należy Spółka (NTT DATA Business Solutions Sp. z o.o.).

3. Nieprawidłowość – nieprawidłowości, o których mowa w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w których skład na dzień ogłoszenia Procedury wchodzą działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• Korupcji;
• Zamówień publicznych;
• Usług, produktów i rynków finansowych;
• Przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• Bezpieczeństwa transportu;
• Ochrony środowiska;
• Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• Bezpieczeństwa żywności i pasz;
• Zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• Zdrowia publicznego;
• Ochrony konsumentów;
• Ochrony prywatności i danych osobowych;
• Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

4. Zespół – upoważnione przez Spółkę osoby, odpowiedzialne za prowadzenie Działań następczych. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.

5. Procedura – niniejszy dokument – Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości.

6. Przyjmujący Zgłoszenie – oznacza osobę lub osoby upoważnione przez Spółkę, opisane w pkt II ust. 2 niniejszej Procedury. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.

7. Spółka – “NTT DATA Business Solutions” Sp. z o. o.

8. Sygnalista – osoba fizyczna, o której mowa w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która dokonała zgłoszenia Nieprawidłowości. W szczególności pracownicy, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, członkowie organów osoby prawnej.

9. Środki zaradcze – środki, jakie mogą zostać zastosowane przez Spółkę w przypadku stwierdzenia Nieprawidłowości, m.in. środki dyscyplinujące, działania naprawcze i zapobiegawcze.

10. Zgłoszenie – przekazanie informacji o Nieprawidłowości za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeń.

11. Zgłoszenie zewnętrzne – oznacza Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

1. Każda osoba uprawniona do bycia Sygnalistą, która powzięła wiedzę lub ma uzasadnione podejrzenie o wystąpieniu Nieprawidłowości może dokonać Zgłoszenia.

2. Zgłoszenie może być dokonywane w następujący sposób:

a) za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected],

b) za pomocą ogólnogrupowej infolinii Corporate Ethics Help Line +81 (0) 50 2606 6672

c) poprzez formularz na stronie www: https://nttdata-solutions.com/pl/onas/compliance/

d) za pośrednictwem lokalnego koordynatora ds. zgodności lub Information Security Officer’a.

3. Zgłoszenie powinno zawierać wszelkie dostępne Sygnaliście informacje dotyczące Nieprawidłowości, np.:

a) szczegóły dotyczące osoby lub osób, które były zaangażowane w przypadek nieprawidłowości lub miały z nim rzekomy związek;

b) charakter nieprawidłowości;

c) wszelkie dostępne dowody lub świadkowie na poparcie zarzutu wystąpienia nieprawidłowości;

d) opis dokumentów, których dotyczy przypadek nieprawidłowości; oraz

e) ramy czasowe (czas i miejsce oraz nazwa firmy), w których przypuszczalnie doszło do domniemanego naruszenia.

4. Sygnalista, w przypadku posiadania materiałów mogących stanowić dowód powstania Nieprawidłowości, w miarę możliwości powinien je dołączyć do Zgłoszenia.

5. W przypadku dokonania zgłoszenia ustnego (w tym również telefonicznie), za zgodą sygnalisty sporządzane jest nagranie z rozmowy lub dokładny protokół z rozmowy. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji lub protokołu.

6. W przypadku powzięcia wiedzy o Nieprawidłowości, Sygnalista nie powinien podejmować we własnym zakresie żadnych środków zaradczych, chyba że brak działań podjętych w celu usunięcia Nieprawidłowości:

a. stworzy ryzyko naruszenia istotnych praw i wolności osób trzecich, lub

b. może grozić niepowetowaną szkodą.

7. W przypadku wskazanych w ust. 6 powyżej, Sygnalista podejmuje wyłącznie niezbędne działania w celu usunięcia Nieprawidłowości.

1. Rolę Przyjmującego Zgłoszenie w imieniu Spółki pełnią osoby wyznaczone przez Grupę, zgodnie z pkt II.2. Procedury.

2. W przypadku otrzymania Zgłoszenia przez inne osoby, w szczególności przełożonego czy osobę nadzorującą pracę zakładu, osoby te mają obowiązek przekazać Zgłoszenie Przyjmującemu Zgłoszenie.

3. Przyjmujący Zgłoszenie ma obowiązek przyjęcia Zgłoszenia, dokonania jego rejestracji oraz, jeśli to możliwe, potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia.

4. W przypadku otrzymania sygnału, który wyczerpuje cechy Zgłoszenia, Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie maksymalnie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Przyjmujący Zgłoszenie po otrzymaniu Zgłoszenia, z zachowaniem poufności, niezwłocznie, maksymalnie w terminie 1 dnia roboczego od przyjęcia Zgłoszenia, przekazuje Zgłoszenie Zespołowi.

5. W przypadku otrzymania sygnału, który nie wyczerpuje cechy Zgłoszenia, zgłaszający otrzyma potwierdzenie nie przyjęcia Zgłoszenia do rozpoznania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

6. Spółka przyjmuje również Zgłoszenia anonimowe. Co do zasady Zgłoszenia anonimowe są rozpatrywane w tym samym trybie co Zgłoszenia nieanonimowe, z uwzględnieniem ich specyfiki.

1. Po otrzymaniu Zgłoszenia od Przyjmującego Zgłoszenie, Zespół dokonuje wstępnej weryfikacji Zgłoszenia w celu ustalenia jego zasadności i zaplanowania dalszych czynności. Zespół ma obowiązek bezstronnego weryfikowania Zgłoszenia.

2. W przypadku gdy Zgłoszenie w sposób oczywisty nie stanowi Zgłoszenia Nieprawidłowości (np. nie spełnia kryteriów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, stanowi masową wysyłkę – SPAM lub jest wyłącznie zbiorem niepowiązanych ze sobą liter / znaków), Zespół nie podejmuje dalszych czynności i jeśli to możliwe, informuje osobę, która dokonała Zgłoszenia o zakończeniu działań.

3. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia, tj. stwierdzenia, że Zgłoszenie budzi uzasadnione przypuszczenie, że mogło dojść do Nieprawidłowości, Zespół niezwłocznie podejmuje Działania następcze.

4. Jeśli prowadzenie Działań następczych wymaga posiadania wiadomości specjalistycznych możliwe jest skorzystanie z pomocy osób działających w ramach organizacji lub podmiotów zewnętrznych np. kancelarii prawnej czy specjalistów z zakresu księgowości.

5. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, w razie, gdy jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, Zespół przedstawia Spółce rekomendacje co do dalszego postępowania.

6. Spółka podejmuje decyzję o sposobie usunięcia Nieprawidłowości.

7. Działania następcze powinny zostać przeprowadzone w maksymalnym okresie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku niemożliwości potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia. Po ich zakończeniu, jeśli to możliwe, przekazuje się Sygnaliście informację zwrotną dotyczącą przeprowadzonego postępowania i
działań podjętych w celu usunięcia Nieprawidłowości.

1. W przypadku potwierdzenia wystąpienia Nieprawidłowości, Spółka podejmuje odpowiednie kroki w celu wyeliminowania Nieprawidłowości oraz zapobieżenia ich powstania w przyszłości.

2. Spółka może ponadto zdecydować o zastosowaniu w stosunku do osoby, która dopuściła się Nieprawidłowości odpowiednich środków dyscyplinarnych lub innych działań przewidzianych w obowiązujących przepisach. Powyższe obejmuje także możliwość zawiadomienia odpowiednich organów lub wszczęcie postępowania na drodze cywilnej.

1. Każde Zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń, prowadzonego przez Spółkę w formie elektronicznej.

2. W rejestrze zgłoszeń gromadzone są następujące dane:

a. przedmiot naruszenia;

b. dane osobowe Sygnalisty (jeśli zostały podane) oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

c. adres do kontaktu Sygnalisty;

d. datę dokonania Zgłoszenia;

e. informację o podjętych Działaniach następczych;

f. datę zakończenia sprawy.

1. Spółka podejmuje wszelkie środki mające na celu zapewnienie Sygnaliście a także osobom pomagającym w dokonaniu Zgłoszenia oraz osobom powiązanym z Sygnalistą, ochrony przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

2. W związku z dokonaniem Zgłoszenia, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

a. odmowie nawiązania stosunku pracy;

b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,

d. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,

e. przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy,

f. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

g. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze.

3. Powyższy zakaz obejmuje także próbę lub groźbę dokonania czynności wymienionych w ust. 2.

4. Spółka każdorazowo jest zobowiązana do samodzielnej, rzetelnej oceny, czy podejmowanie wobec Sygnalisty działań, o których mowa w ust. 2 ma charakter działań odwetowych i/lub jest związane z dokonaniem lub treścią Zgłoszenia.

5. Ponadto, wszyscy Sygnaliści a także osoby pomagające w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązane z Sygnalistą, objęte są ochroną przewidzianą w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

6. Jakiekolwiek działania odwetowe w stosunku do Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą mogą być przedmiotem postępowania dyscyplinarnego wszczętego przez Spółkę.

1. Administratorem danych osobowych zawartych w rejestrze, o którym mowa w niniejszej procedurze jest Spółka.

2. Dane osobowe zgromadzone w ramach wykonywania działań wskazanych w Procedurze chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz obowiązującymi w Spółce regulacjami wewnętrznymi w zakresie ochrony danych osobowych.

3. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.

4. Zapisu zawartego w punkcie 3 powyżej nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania
prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie (podstawa prawna: art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów i art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

5. Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie takich danych następuje w terminie 14 dni od chwili
ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze z nich wynikające lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1. Niezależnie od dokonania Zgłoszenia przy użyciu wewnętrznych kanałów zgłoszeń, do czego Spółka zachęca, Sygnalista może także dokonać Zgłoszenia zewnętrznego tj. Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego nie pozbawia Sygnalisty ochrony.

3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia za pomocą kanałów wewnętrznych.

4. Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są zgodnie z osobnymi Procedurami przewidzianymi przez poszczególne organy publiczne.