Pracownicze Plany Kapitałowe w SAP

Pracownicze Plany Kapitałowe to program długoterminowego oszczędzania, który został wprowadzony przez ustawodawcę w 2019 roku. Dla pracodawców PPK oznacza m.in. nowe obowiązki związane z obsługą wewnętrzną procesu. Zarządzanie nim można jednak zautomatyzować i zdigitalizować. Na rynku są już dostępne narzędzia informatyczne, które pozwalają na obsługę PPK bezpośrednio z poziomu systemów kadrowo-płacowych, w tym systemu SAP HR.

Z artykułu dowiesz się:

Kogo obowiązuje obowiązek PPK?
Czy PPK można obsługować w standardzie systemu SAP?
Ile trwa wdrożenie PPK w SAP?
Jakie korzyści daje firmom wykorzystanie narzędzi do obsługi PPK w SAP?

Kto nie musi obsługiwać PPK?

Obowiązkiem utworzenia PPK zostały objęte wszystkie firmy, które zatrudniają co najmniej jedną osobę. W praktyce program ten jest skierowany do mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Ustawodawca przewidział jednak dwa wyjątki. Po pierwsze, z prowadzenia PPK mogą zrezygnować firmy, w których uruchomione zostały pracownicze programy emerytalne (PPE). Warunkiem jest tutaj uczestniczenie w PPE co najmniej ¼ zespołu, a składka odprowadzana za pracownika wynosi co najmniej 3,5% jego wynagrodzenia brutto. Po drugie, z obowiązku prowadzenia PPK jest zwolniony mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszyscy jego pracownicy złożyli deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK. Jeżeli nie należysz do żadnej z tych dwóch grup, czytaj dalej!

Wdrożenie PPK – co to oznacza dla pracodawcy?

Wejście w życie ustawy o PPK nałożyło na pracodawców szereg obowiązków o charakterze administracyjnym, które w większości przedsiębiorstw są oddelegowane wewnętrznie do Działów Personalnych lub Działów Kadr i Płac. Konieczność realizacji nowych zadań, związanych np. z wyliczaniem kwoty składek i ich ewidencjonowaniem, jest dla wymienionych zespołów mocno obciążające. Ten problem może być szczególnie dotkliwy w dużych firmach, w których struktury zatrudnienia i wynagrodzeń są bardziej zróżnicowanie.

Przypominamy, że kolejność uruchamiania PPK uzależniona jest od wielkości przedsiębiorstwa. Najwcześniej, bo już 1 lipca 2019 r., obowiązek ten objął duże przedsiębiorstwa. Z początkiem 2020 r. PPK będą musiały uruchomić średnie firmy, zaś od 1.07.2020 r. również małe przedsiębiorstwa. W pozostałych podmiotach PPK mają być obsługiwane od 1 stycznia 2021 r.

W praktyce oznacza to, że od kilku miesięcy dokładnie 4034 dużych firm, w których zatrudnionych jest łącznie 3,17 mln pracowników obsługuje już PPK w swoich organizacjach. Wśród tych firm są przedsiębiorstwa pracujące na systemach SAP. Jak administrują tym procesem? Wiele z nich korzysta z rozszerzenia standardu SAP HR dla PPK.

Obsługa PPK w SAP – korzyści

PPK w SAP to rozszerzenie standardowych funkcjonalności systemu SAP HR. Zostało zaprojektowane pod potrzeby lokalnego prawodawstwa i jest w pełni zgodne z polską literą prawa. Add-on do SAP HR to kompletne i skonfigurowane narzędzie, którego zastosowanie w firmie pozwala m.in. na:

obsługę PPK bezpośrednio z poziomu rozwiązania SAP HR,
terminowe rozliczanie płatności do PPK,
obsługę zadań o charakterze administracyjnym, np. zarządzanie uczestnictwem, naliczanie i księgowanie składek, raportowanie itp.,
zarządzanie dokumentacją związaną z PPK,
automatyzację procesu PPK.

Rozszerzenie posiada także moduły do gromadzenia i generowania informacji o zdarzeniach w PPK, np. do obsługi wniosków składanych przez pracowników. Pozwala to na automatyzację tego rodzaju procesów i finalnie, redukcję kosztów związanych z ich realizacją firmie.

Możliwość obsługi pracowniczych planów kapitałowych bezpośrednio z poziomu systemu kadrowo-płacowego SAP HR zmniejsza listę obowiązków administracyjnych pracowników. Dodatkowo, firma jest zabezpieczona przed karami finansowymi, które mogą zostać na nią nałożone w przypadku braku obsługi lub błędów w naliczaniu PPK.

Jak wygląda wdrożenie PPK w SAP?

Implementacja rozszerzenia PPK w SAP HR jest bardzo szybka. Średnia długość projektu to 7 dni. Co więcej, nie jest wymagany przy tym mini-projekcie upgrade systemu SAP. Firmy decydujące się na zastosowanie rozszerzenia mogą liczyć także na pełną opiekę serwisową (maintenance) ze strony NTT DATA Business Solutions. W jej ramach zapewniamy usługi o charakterze rozwojowym dla PPK, ale także gwarancję aktualizacji dokonywanych pod kątem przyszłych zmian prawnych.

Sama obsługa PPK w SAP HR nie generuje żadych trudności po stronie key userów. Dzięki zastosowaniu przyjaznego dla użytkowników interfejsu SAP Fiori, praca z PPK w SAP jest intuicyjna i szybka.

PPK w SAP w 2020 roku

Czasochłonność procesów związanych z wewnętrznym prowadzeniem PPK sprawia, że wiele firm pracujących na rozwiązaniach SAP zdecydowało się już na wdrożenie rozszerzenia. Z początkiem 2020 roku kolejna grupa firm zostanie objęta obowiązkiem Pracowniczych Planów Kapitałowych. Zapraszamy do rozmów, aby z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować projekt i przygotować Państwa organizację do obsługi PPK od 1 stycznia przyszłego roku.