Outsourcing IT: moda czy konieczność?

Z artykułu dowiesz się:

• jak wykorzystać outsourcing IT jako motor wzrostu firmy?
• jak zadbać o jakość usług dostarczanych w ramach outsourcingu IT? 
• czym są usługi oferowane w modelu managed services i dlaczego warto rozważyć je w swojej strategii IT?

Liczą się nie tylko niskie koszty – zalety outsourcingu IT

Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie współczesnych firm bez zastosowania aplikacji, programów i systemów informatycznych oraz innych narzędzi opartych na nowych technologiach. Rozwiązania te wykorzystywane są do obsługi coraz bardziej złożonych procesów związanych m.in. z finansami, obsługą klienta, komunikacją, zarządzaniem produkcją czy łańcuchem dostaw. Realna potrzeba informatyzacji tych procesów często zderza się jednak z organizacyjną rzeczywistością.

Tu w pierwszej kolejności na uwagę zasługują wysokie koszty związane nie tylko z utrzymaniem własnej infrastruktury IT, ale również koniecznością częstego aktualizowania oprogramowania. Szybkie tempo zmian na rynku nowych technologii sprawia również, że firmy mogą nie nadążać za pojawiającymi się trendami. Istotną barierę stanowi także czynnik ludzki. Od kilku lat widoczna jest presja na wzrost płac w sektorze IT. Wysoko wykwalifikowani i dobrze przeszkoleni specjaliści otrzymują wiele konkurencyjnych ofert pracy, co uwidacznia się w występowaniu takich problemów jak duża rotacyjność personelu czy też trudność w utrzymaniu pracowników odpowiadających za obsługę bardziej złożonych procesów.

Przedstawione wyżej bariery to tylko część wyzwań, z jakimi przedsiębiorstwa muszą się zmierzyć w obszarze IT. W efekcie coraz więcej firm decyduje się skorzystać z szerokiego wachlarza usług oferowanych w ramach outsourcingu IT. Tego rodzaju współpraca niesie ze sobą szereg korzyści, wśród których do najważniejszych należą:

• możliwość optymalizacji kosztów związanych z obsługą procesów IT w firmie;
• uzyskanie dostępu do zaawansowanych technologii, bez konieczności rozwoju własnego środowiska informatycznego;
• możliwość pracy zawsze na najnowszej wersji oprogramowania, które jest rozwijane, aktualizowane i utrzymywane przez dostawcę usług outsourcingowych;
• możliwość korzystania z wielu zaawansowanych usług i systemów IT w modelu abonamentowym, często rozliczając się jedynie za koszt faktycznie wykorzystanych zasobów.

Przedstawione wyżej korzyści coraz częściej dostrzegane są przez działające nad Wisłą przedsiębiorstwa. Nie dziwi zatem fakt, że w 2018 r. w Polsce blisko 71% przebadanych przez GUS firm korzystało z przynajmniej jednej usługi IT dostarczanej przez zewnętrznego dostawcę.

Outsourcing IT nie tylko dla dużych firm

Outsourcing IT to szansa w szczególności dla sektora mikro- i małych przedsiębiorstw, które często borykają się z potrzebą redukcji kosztów. Jednocześnie chcą mieć dostęp do najnowszych technologii i rozwiązań, które pozwalają na elastyczne zarządzanie procesami biznesowymi. Możliwość kupowania usług w modelu abonamentowym – począwszy od prostych pakietów biurowych, poprzez programy do obsługi księgowości aż po platformy zakupowe – pozwala na znaczącą optymalizację kosztów poprzez ich rozłożenie w czasie oraz płacenie tylko za te usługi, z których faktycznie się korzysta.

Nieco inne motywy przemawiają za korzystaniem z outsourcingu IT w średnich i dużych przedsiębiorstwach. W ich przypadku rosnącą popularnością cieszą się usługi związane z wdrażaniem, utrzymaniem i obsługą platform do zarządzania procesami biznesowymi, jak CRM czy ERP. Najwięksi gracze w modelu outsourcingu często zlecają również obsługę własnych stron i sklepów internetowych. Za stosowaniem takiego rozwiązania przemawia nie tylko możliwość wydzielenia części procesów na zewnątrz, ale także rozłożenie kosztów związanych z ich obsługą w czasie, gdyż umowy na świadczenie outsourcingu IT mogą być podpisane nawet na kilka lat.

Rysunek 1. Jak polskie firmy korzystają z outsourcingu IT?

Źródło: opracowanie własne na podstawie GUS, ITC w przedsiębiorstwach w 2018 r.

Hosting systemów a jakość obsługi

Jedną z barier w rozwoju sektora ITO stanowiła obawa o jakość dostarczanych usług, a także o zapewnienie bezpieczeństwa danych przechowywanych w systemach obsługiwanych przez zewnętrznego dostawcę. Obecnie ten problem można uregulować na mocy umowy SLA (ang. Service Level Agreement). Umowa wskazuje m.in. na wymagania dotyczące poziomu jakości i dostępności usług oferowanych w modelu outsourcingu, czasu reakcji dostawcy na zgłaszane przez klienta problemy czy sposobów monitorowania i mierzenia jakości usług. Umowy SLA przygotowywane są pod kątem potrzeb konkretnego klienta i jego wymagań dotyczących usługi. Stanowią zatem dobre zabezpieczenie interesu firmy, która planuje wdrożenie outsourcingu, np. w obszarze hostingu i obsługi systemów biznesowych.

Outsourcing IT przenosi się do chmury

Zakres rozwiązań dostępnych w ramach outsourcingu IT jest bardzo szeroki. Kategoria ta obejmuje zarówno usługi hostingowe, jak i zarządzanie bazami danych, utrzymanie infrastruktury, przeprowadzanie przeglądów systemów aż po kompleksową obsługę informatyczną i projekty realizowane w ramach wsparcia IT (IT support). Rozwojowi outsourcingu IT istotnego tempa nadaje popularyzacja usług dostępnych w chmurze. Technologia cloud computing pozwala na przetwarzanie i przechowywanie danych na serwerach znajdujących się poza lokalną siecią. Zaletami tego rozwiązania są skalowalność, a zatem możliwość elastycznego zarządzania mocą obliczeniową serwera, a także efektywność kosztowa, gdyż użytkownik chmury płaci tylko za te zasoby, które faktycznie wykorzystuje. Wysoka wydajność i bezpieczeństwo chmury obliczeniowej sprawiają, że w technologii tej dostępnych jest coraz więcej rozwiązań, wykorzystywanych do obsługi różnych procesów. W efekcie z roku na rok rośnie odsetek firm, które kupują usługi w chmurze (rysunek 2).

Rysunek 2. Odsetek przedsiębiorstw kupujących usługi w chmurze

Źródło: opracowanie własne na podstawie GUS, ITC w przedsiębiorstwach w 2016 i 2018 r.

Managed hosting coraz popularniejszy wśród dużych przedsiębiorstw

Rosnącym zainteresowaniem cieszą się również usługi kompleksowe, projektowane pod kątem potrzeb konkretnego klienta. Przykładem jest np. managed hosting – usługa polegająca na wynajmowaniu serwera dedykowanego i powiązanego z nim sprzętu. Dostawca udostępnia jednak nie tylko sprzęt i pamięć masową, ale również system operacyjny i oprogramowanie zainstalowane na serwerze. Managed hosting jest usługą szczególnie chętnie wykorzystywaną w segmencie dużych przedsiębiorstw. Jak wynika z danych GUS, w 2018 r. co trzecia firma zaliczana do tej kategorii wynajmowała przestrzeń na serwerach współdzielonych (VPS), zaś co piąta posiadała własny serwer dedykowany (rysunek 3).

Rysunek 3. Kategorie przedsiębiorstw kupujących usługi w chmurze w 2018 r.

Źródło: opracowanie własne na podstawie GUS, ITC w przedsiębiorstwach w 2018 r.

Hosting systemów ERP jako odpowiedź na problemy ze środowiskiem sprzętowym

Rozwiązania chmurowe coraz chętniej wykorzystywane są również do utrzymywania systemów i aplikacji wymagających odpowiednio zoptymalizowanego środowiska IT. Popularność takich usług jak hosting systemów ERP wynika m.in. z tego, że budowa własnej infrastruktury może okazać się nieopłacalną inwestycją, biorąc pod uwagę korzyści, jakie są w stanie zapewnić zewnętrzni dostawcy. Oprócz samego utrzymania systemu często oferują oni także dodatkowe wsparcie. Na przykład w postaci codziennego backupu danych, elastycznego zwiększania i zmniejszania mocy obliczeniowej serwera, czy też zapewniają stały dostęp do usługi dzięki jej przełączeniu na serwer w zapasowym centrum danych w przypadku wystąpienia awarii itp.

W ramach hostingu systemów ERP tworzone jest odpowiednie środowisko sprzętowe, pozwalające na szybkie i bezpieczne wdrożenie tego systemu, jak również dokonywanie późniejszych modyfikacji i integracji z innymi aplikacjami. Wirtualne serwery, na których wgrany jest system, to z kolei rozwiązania skalowalne. Pozwala zapewnić elastyczność w ich konfiguracji w zależności od wzrostu lub spadku zapotrzebowania na moc obliczeniową. Zaletą tego rozwiązania jest również możliwość jego łatwego scalenia z pozostałą wirtualną infrastrukturą klienta.

Managed services jako wyższy poziom outsourcingu IT

Jednym z trendów na rynku IT są usługi outsourcingowe oferowane w modelu managed services, w przypadku których usługodawca zapewnia kompleksową obsługę wskazanego przez klienta procesu. Rozwiązanie to znajduje zastosowanie m.in. w obszarze utrzymania systemów ERP, gdzie dostawca usługi odpowiada za pełną opiekę nad systemem, a w tym:

• zarządzanie infrastrukturą sprzętową;
• utrzymanie, rozwój i aktualizację aplikacji;
• przetwarzanie danych i tworzenie ich kopii zapasowej na wypadek awarii;
• wsparcie techniczne.

Ten model współpracy nie tylko zapewnia firmom dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych, ale również pozwala im elastyczniej zarządzać portfelem oferowanych usług. To z kolei otwiera drogę do dalszej optymalizacji kosztów wynikających ze stosowania outsourcingu. Z raportu przygotowanego przez firmę Markets and Markets wynika, że dzięki usługom oferowanym w modelu managed services przebadane firmy odnotowały ponad 50% wzrost efektywności operacyjnej przy nawet 40% redukcji kosztów związanych z obsługą procesów.

Rysunek 4. Korzyści wynikające z zastosowania managed services w obszarze IT

Źródło: opracowanie własne na podstawie raportu C-Level, Managed Services – Nowy trend na rynku usług outsourcingowych.

Outsourcing IT – Polska w gronie liderów

Polski rynek outsourcingu IT od kilku lat charakteryzuje się dodatnią, dwucyfrową dynamiką wzrostu. Z danych opublikowanych przez PMR wynika, że udział firm outsourcingowych w polskim rynku IT w 2018 r. wyniósł ok. 22%, przekraczając wartość 8 mld zł. Wzrost widoczny jest również w obszarze zatrudnienia – już teraz w segmencie ITO pracuje ok. 92 tys. osób, a zatem niemal co trzeci zatrudniony w sektorze usług outsourcingowych w Polsce.

Rysunek 5. Zatrudnienie w centrach usług biznesowych – podział ze względu na kategorie obsługiwanych procesów

Źródło: Raport ABSL, Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce w 2018 r.

To wszystko przekłada się na silną pozycję Polski w segmencie usług outsourcingowych, nie tylko w skali europejskiej, gdzie otwieramy czołówkę zestawienia, ale również w skali globalnej. Wzrost branży outsourcingowej napędza rozwój innych sektorów, w których wykorzystywane są nowoczesne technologie. W efekcie rynek ten ma strategiczne znaczenie dla rozwoju krajowej gospodarki.

Własne data center gwarancją jakości usług outsourcingowych

Managed services oraz outsourcing IT to mocny punkt oferty firmy NTT DATA Business Solutions, która od kilkunastu lat z powodzeniem dostarcza klientom kompleksowe usługi outsourcingowe związane m.in. z utrzymaniem i administracją systemów klasy enterprise. Zapewnienie wysokiej jakości usług, związanych m.in. z hostingiem systemów ERP, wynika z bogatego doświadczenia spółki w projektach cloud computing, w szczególności zaś w obszarze Private & Public Managed Cloud. NTT DATA Business Solutions posiada również globalną sieć Data Center, w tym dwa centra zlokalizowane w Polsce, wyposażone w nowoczesną i bezpieczną infrastrukturę techniczną. Zastosowanie modelu Dual Data Center wpływa nie tylko na poziom bezpieczeństwa danych, ale również pozwala na zachowanie ciągłości działania i dostępności systemów IT na poziomie 99,8%. Mocną stroną firmy są również jej pracownicy. Eksperci z NTT DATA Business Solutions obsługują zarówno lokalne, jak i globalne projekty IT, realizowane m.in. we współpracy z takimi dostawcami jak SAP, Amazon Web Services i IBM.

Co polskim firmom daje outsourcing IT?

Przedstawione w artykule dane bezsprzecznie wskazują, że polskie firmy coraz aktywniej korzystają z szerokiego wachlarza usług IT oferowanych w modelu outsourcingu. Wydzielanie procesów na zewnątrz nie jest modą, ale skuteczną praktyką biznesową, która pozwala odnieść szereg korzyści w obszarze kosztów, zatrudnienia czy jakości obsługiwanych procesów. Prognozy dla branży wskazują, że rynek outsourcingu IT ma tendencję rozwojową. To wpływa na rosnącą profesjonalizację usług, ale również wzrost bezpieczeństwa rozwiązań dostarczanych w tym modelu.

Masz jakieś pytania lub uwagi? Skontaktuj się z nami!