Jak finanse mogą skorzystać na optymalizacji zakupów?

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie wyzwania w obszarze zakupów są stawiane przed działami finansów i jak im sprostać?
• dlaczego współpraca między działami finansów i zakupów jest kluczowa, aby zoptymalizować procesy zakupowe?
• jakie są przykładowe korzyści dobrej optymalizacji zakupów?
• jakie rozwiązania technologiczne wspierają efektywną kooperację miedzy finansami i zakupami?

Optymalizacja zakupów od zamówień do płatności? Zacznijmy od współpracy

Idealna sytuacja w przedsiębiorstwie ma miejsce wtedy, gdy poszczególne działy efektywnie ze sobą współpracują. Można natrafić jednak na przypadki, kiedy to dane departamenty wyspecjalizują się do tego stopnia, że jednocześnie zamykają się na komunikację z innymi działami, operując wyłącznie na własnych danych i wiedzy. Takie podejście, w którym ustaje dialog i współpraca między działami, odbija się negatywnie na wyniku finansowym przedsiębiorstwa.

W przypadku optymalizacji procesów zakupowych należy przede wszystkim zwrócić uwagę na współpracę między działami finansów i zakupów. Bez właściwego obiegu informacji między tymi jednostkami efektywne zarządzanie zakupami nie jest możliwe, a na pewno nie przynosi satysfakcjonujących rezultatów.

Właściwy obieg informacji pomiędzy działem zakupów i finansów

Choć zadania, jakie realizują działy zakupów i finansów w procesie zakupowym, są różne, to na ogół oddziałują na siebie i są od siebie zależne. Szczególnie ważnym elementem tej zależności jest właściwy obieg informacji. Gdy oba wspomniane działy udostępniają sobie na wzajem ważne informacje i po prostu mówią tym samym językiem, to robią pierwszy i najważniejszy krok w stronę optymalizacji. Warto przyjrzeć się temu, jak powinno to wyglądać w praktyce.

Zespół zakupów jest odpowiedzialny za dostarczanie firmie tych materiałów i surowców, które są potrzebne do produkcji towarów. Z kolei dział finansów informuje obszar zakupów o możliwościach finansowych przedsiębiorstwa, a także o aktualnych priorytetach firmy.

To dzięki wiedzy na temat rezerw pieniężnych Dyrektor Zakupów może na przykład złożyć większe zamówienie i tym samym wynegocjować od dostawcy większy rabat. Może on też zadeklarować wcześniejszą spłatę w zamian za niższą o kilka procent cenę. Analogicznie wygląda sytuacja, gdy finanse spółki przedstawiają się gorzej. Jeżeli dział zakupów ma wiedzę o tym, że płynność finansowa firmy została chwilowo zachwiana, to ma czas, aby negocjować odroczenie płatności lub wydłużenie terminów wskazanych na fakturach. Krótko mówiąc: im pełniejszą informację o stanie finansów posiada departament zakupów, tym lepsza i efektywniejsza będzie jego praca.

Współpraca między działami przekłada się też na wspólne cele:

• obu działom zależy na tym, aby zakupy korporacyjne były tańsze. Ma to bezpośredni wpływ na wynik finansowy organizacji.
• zarówno dla działu finansów, jak i zakupów ważne jest terminowe opłacanie faktur. Dzięki regulowaniu należności we właściwym czasie dział zakupów może budować dobre relacje z dostawcami. Z kolei działowi finansów łatwiej jest zachować cashflow.
• dla obu działów ważna jest analiza i kontrola wydatków w danej kategorii zakupowej. Daje to okazję do generowania dodatkowych oszczędności.

Co utrudnia CFO i CPO efektywną współpracę?

Skoro już wiemy, że jednym z czynników wpływających na optymalizację zakupów jest właściwy obieg informacji między działami finansów i zakupów, skąd biorą się problemy? Czy działy finansów mogą sprawnie przekazać ważne informacje działom zakupów? Czy dysponują narzędziami, które pozwalają w szybki sposób dotrzeć do najważniejszych danych zakupowych i ocenić aktualną sytuację firmy?

Na polskim rynku taki stan to rzadkość. Najczęściej kluczowe dane zakupowe znajdują się w kilku miejscach i systemach, a do tego są fragmentaryczne. Wskutek tego trudno jest przeprowadzić analizy wydatków w danej kategorii zakupowej. Samo zbieranie danych do analizy zajmuje wówczas bardzo dużo czasu.

Rozwiązaniem są platformy zakupowe. Ale jakie?

Rynek oferuje wiele rozwiązań dedykowanych obszarowi zakupów. Najlepsze z nich automatyzują całe procesy zakupowe: od zamówień do płatności. Wówczas wdrożenie takiego rozwiązania ułatwia i przyspiesza pracę zarówno działu zakupów, jak i finansowego i księgowości. Jeżeli zatem przedsiębiorstwo poszukuje kompleksowej platformy zakupowej, której beneficjentami będą również departamenty finansowo-księgowe, to warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów.

• Płatności i faktury. Czy ich przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany? Czy faktury są automatycznie sprawdzane z zamówieniami i warunkami umów? Cyfryzacja płatności skraca proces akceptacji faktury, eliminuje ryzyko związane z oszustwami, pozwala opłacać faktury w terminie i – co za tym idzie – generuje dodatkowe oszczędności oraz wpływa pozytywnie na cashflow.
• Obieg dokumentów. Czy platforma jest wyposażona w elektroniczny obieg dokumentów? Czy każdy dokument może zostać zapisany w formie cyfrowej? Zamówienia oraz umowy są automatycznie kojarzone z fakturą? Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza dostęp do kluczowych danych, a także redukuje niemalże do zera ryzyko zniszczenia lub zgubienia dokumentów.
• Analiza wydatków. Czy rozwiązanie zapewnia łatwy wgląd do wszystkich wydatków zakupowych? Wydatki są podzielone na kategorie? Czy dane są przetwarzane w czasie rzeczywistym? Narzędzie dające dostęp do wszystkich wydatków z podziałem na kategorie zakupowe pozwala na bardziej kompleksową analizę i kontrolę wydatków zakupowych. Ułatwia też budowanie optymalnej strategii zakupowej.
• Prognozowanie cashflow. Czy platforma oferuje rozwiązania do prognozowania cashflow? To dzięki temu dział finansów może skuteczniej przewidywać sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Finanse i zakupy na drodze do digitalizacji

SAP Ariba to platforma zakupowa stworzona z myślą o integracji obszaru finansów i zakupów. To rozwiązanie obsługuje nie tylko obszar sourcingu czy składania i monitorowania zamówień, ale także automatyzuje płatności i faktury, zarządzanie kontraktami i umowami, jak również wyposażone jest w dedykowane moduły do analizy wydatków i prognozowania cashflow. Tworzy więc jedno środowisko pracy dla zakupów, finansów i księgowości.

Platforma SAP Ariba łączy w sobie liczne korzyści biznesowe:

• wzrost efektywności procesów sourcingowych – system pozwala na wdrożenie procesu kwalifikacji dostawców zgodnego z wymaganiami przedsiębiorstwa. Ułatwia i przyspiesza znalezienie odpowiednich dostawców, a także umożliwia stworzenie bazy preferowanych dostawców.
• bliska współpraca z dostawcami – z SAP Ariba, firmy zyskują dostęp do największej na świecie, liczącej ponad 3,5 miliona dostawców sieci – Ariba Network. Platforma umożliwia współpracę z dostawcami z całego świata, zwiększa skuteczność negocjacji i tym samym pozwala wygenerować dodatkowe oszczędności.
• szybsze i tańsze zakupy – SAP Ariba to kompleksowa platforma, z której korzyści czerpią wszyscy pracownicy w firmie. Automatyzuje i standaryzuje zakupy nisko-wartościowe, dzięki czemu odciąża dział zakupów od powtarzalnych i czasochłonnych czynności. Dodatkowo, umożliwia zintegrowanie każdego zakupu z polityką firmy i ścieżkami akceptacji. Dzięki temu każdy wydatek firmy jest pod kontrolą działów finansów i zakupów.

W raporcie Magic Quadrant for Procure to Pay, który przygotowała agencja badawcza Gartner, platforma SAP Ariba wymieniona jest w gronie liderów, wyprzedzając innych znanych dostawców oprogramowania dedykowanego procesom zakupowym takich jak Coupa, Ivalua czy Oracle. Autorzy raportu podkreślają fakt, że platforma SAP Ariba najlepiej odpowiada na aktualne potrzeby rynku. SAP Ariba zwinnie dopasowuje się do trendów, rozszerzając swoje możliwości o nowe moduły czy funkcje.

Nowoczesna platforma zakupowa to najlepsza odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstwa

Optymalizacja zakupów w firmie jest jednym z kluczowych czynników wpływających na finanse przedsiębiorstwa. Aby w ogóle mówić o optymalizacji, konieczna jest jednak współpraca i płynna komunikacja pomiędzy działem finansowym i zakupów. Jedynie właściwy obieg aktualnych informacji gwarantuje osiągnięcie nadrzędnego i wspólnego dla obu departamentów celu: tańszych i mniej absorbujących zakupów.

Idealnym rozwiązaniem jest więc wdrożenie platformy zakupowej, która organizuje współpracę między finansami a zakupami w taki sposób, aby zautomatyzować całe procesy zakupowe od zamówień po płatności, przechowywać wszystkie dane zakupowe w jednym systemie i zapewnić łatwy wgląd w bieżące informacje. Wiele przedsiębiorstw już teraz czerpie korzyści z takiego systemu. Platforma SAP Ariba to inwestycja, która w krótkim czasie przyniesie zauważalne oszczędności finansowe i zdecydowanie usprawni działanie całej firmy.

Masz jakieś pytania lub uwagi? Skontaktuj się z nami!