Automatyzacja w biznesie: Jak zostać częścią cyfrowej rzeczywistości?
Każdego dnia jesteśmy bombardowani hasłami dotyczącymi cyfryzacji świata, automatyzacji procesów, autonomicznych fabryk czy samochodów. Zastanawiasz się, jak w tym wszystkim się odnaleźć, a przede wszystkim czy sam możesz zostać częścią zautomatyzowanej, cyfrowej rzeczywistości? Mamy dla Ciebie odpowiedź: zdecydowanie tak.
Automatyzacja – rozwiązanie dla każdego
W natłoku informacji można odnieść wrażenie, że automatyzacja nie jest dla wszystkich. To inni mają przestrzeń do automatyzowania procesów, a ja w swoim obszarze nie mogę już nic zmienić. Takie myślenie jest błędne, ponieważ wbrew pozorom jest bardzo wiele miejsca na zmianę. Najtrudniej zrobić pierwszy krok.
Realne korzyści, dzięki zautomatyzowanym procesom
Do napisania tego tekstu zainspirował mnie jeden z niedawnych projektów NTT DATA Business Solutions. Nasz klient – firma od ponad 65 lat działająca w branży budowlanej, zajmująca się łącznikami i systemami mocowań – zdecydował się wdrożyć w swojej organizacji automatyczne księgowanie wyciągów. Dla wielu firm jest to funkcjonalność oczywista, jednak w tym przypadku możliwość automatyzacji tego konkretnego obszaru budziła pewne wątpliwości. Mimo obaw zapadła decyzja o realizacji tego prostego zadania. Wdrożenie dotyczyło rachunków PLN oraz zagranicznych. O tym, czy wdrożenie rozwiązania było zasadne przekonaliśmy się już po pierwszym automatycznym księgowaniu wyciągu – czas księgowania zmniejszył się z czterech godzin do jednej! Zapewne, gdy użytkownicy nabiorą więcej wprawy całość będzie trwała jeszcze krócej. Zastanówmy się, jakie jeszcze korzyści Klient odnotował po implementacji rozwiązania. Po pierwsze, dzięki wprowadzonym zmianom udało się uwolnić ok pół etatu. Dzięki temu pracownik może skupić się na innych zadaniach i nie musi już wykonywać żmudnych zadań. Po drugie, a według mnie równie ważne, samopoczucie pracowników, którzy nie są już obarczeni nadmiarem obowiązków uległo poprawie. Po trzecie – liczby. Załóżmy, że wynagrodzenie pracownika jest zbliżone do średniej krajowej i wynosi równo 5000 zł miesięcznie brutto. Łączny koszt dla pracodawcy to 6024,00 miesięcznie, co daje w sumie 72 288 zł (wyliczenia w oparciu o https://wynagrodzenia.pl/kalkulator-wynagrodzen/). Jeżeli uwolniliśmy 3/8 etatu to w rocznym ujęciu zaoszczędziliśmy ok 27 000 zł! Można się teraz zastanowić, ile powtarzalnych zadań, które wykonujemy można zautomatyzować i jakie oszczędności uzyskalibyśmy po wdrożeniu zmian? Od razu na myśl przychodzą oczywiste zadania wykonywane przez dział księgowości takie, jak:
- aktualizacja kursów NBP,
- weryfikacja rachunków bankowych (tzw. Biała lista),
- księgowanie wyciągów bankowych i płatności,
- powtarzalne księgowania cykliczne,
- szkolenie nowych pracowników z istniejących funkcjonalności i sprawnego poruszania się w systemie,
- automatyczny obieg dokumentów.
Lista z pewnością mogłaby być znacznie dłuższa, w szczególności, jeśli wzięlibyśmy pod uwagę inne działy przedsiębiorstwa. Co ciekawe, wymienione przykłady posiadają bardzo dobry stosunek ceny do zysku.
Silnym argumentem na rzecz automatyzacji procesów finansowych są zmiany w otoczeniu przedsiębiorstw. Firmy doświadczają problemów z zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników, których coraz trudniej pozyskać przy tym samym koszcie pracy. Ważnym trendem jest technologiczny postęp kontroli przedsiębiorstw. Jednolity Plik Kontrolny, Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi, Split Payment czy Biała Lista to już obowiązujące prawo. Ministerstwo Finansów stale poszerza listę rozwiązań i narzędzi, z których przedsiębiorcy zobowiązani są korzystać, można więc spodziewać się kolejnych regulacji. W NTT DATA Business Solutions jesteśmy na to przygotowani, stale uzupełniając i aktualizując nasze portfolio produktów – NTT DATA Business Solutions AddStore.
Od czego zacząć?
Automatyzacja rozpoczyna się w głowie, dlatego zacznijmy od przyjrzenia się temu co i jak robimy. Czasami drobna zmiana w sposobie działania może sprawić, że będziemy pracować szybciej i wydajniej. Jeżeli księgujemy dużo różnorodnych dokumentów, być może warto je pogrupować i przetwarzać zgodnie z ich podobieństwem? Innym przykładem mogą być płatności. Jeżeli płacenie za faktury jest z jakiegoś powodu czasochłonne, może warto wykonywać przelewy 2 razy w tygodniu zamiast codziennie. Kolejnym etapem jest lepsze wykorzystanie systemu informatycznego. Systemy kasy ERP zawierają wiele przydatnych funkcji automatyzujących pracę w księgowości. Warto porozmawiać z dostawcą oprogramowania w celu uzyskania dodatkowych informacji lub skorzystać z bogatej oferty autorskich rozwiązań NTT DATA Business Solutions.
Jak widać, miejsc do usprawnień wciąż jest wiele. Wystarczy otworzyć głowę na nowe pomysły i nie bać się zmian. Żyjemy w dynamicznych czasach, a utrzymując narzucane przez świat i rynek tempo rozwoju mamy szansę stać się czynnym uczestnikiem technologicznych przemian, a nie tylko ich biernym obserwatorem. To konieczne, by osiągnąć długofalowy sukces.