7 powodów, dla których firmy decydują się na zmianę systemu ERP

Z artykułu dowiesz się:

• Kiedy warto rozważyć zmianę systemu ERP?
• Jak przeprowadzić wdrożenie nowego oprogramowania ERP?
• Na co zwracać uwagę, wybierając nowy system dla swojej firmy?

Dlaczego firmy decydują się na zmianę systemu ERP?

Wnioski z najnowszego raportu Panoramy 2019 ERP Report dają do myślenia – tylko co piąta firma nie planuje żadnych zmian w dotychczas stosowanym systemie ERP. Reszta przebadanych przedsiębiorstw, z uwagi m.in. na niewystarczającą funkcjonalność systemu, rozważa jego upgrade lub też całkowitą wymianę.

Rysunek 1. Plany przebadanych przez Panoramę firm dotyczące rozwoju systemu klasy ERP (dane z 2018 r.)

Źródło: Panorama Consulting Solutions – 2019 ERP Report.

Powodów, dla których warto zdecydować się na zmianę systemu ERP, jest wiele. Najważniejsze z nich wiążą się m.in. z intensywnym rozwojem przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, ograniczeniami systemu na płaszczyźnie wydajnościowej i funkcjonalnej, rosnącymi kosztami utrzymania ERP i kończącym się maintenance’em dla aktualnej wersji systemu. Podjęcie decyzji o zastąpieniu systemu ERP nowym rozwiązaniem nie jest proste. Wiele firm, chociaż zauważa taką potrzebę, odwleka ten proces m.in. ze względu na obawy związane z wysokimi kosztami wdrożenia czy brakiem zwrotu z inwestycji. Nierzadko jednak wymiana ERP jest nieunikniona, a im szybciej ten proces zostanie rozpoczęty, tym lepiej dla przedsiębiorstwa. Przedstawiamy listę 7 powodów, dla których warto rozważyć zmianę dotychczas stosowanego systemu.

1. Brak możliwości dostosowania systemu ERP do strategii rozwoju firmy

Rozwój wielu firm dokonuje się na drodze outsourcingu kapitałowego, poprzez tworzenie spółek-córek zlokalizowanych w innym kraju niż siedziba organizacji macierzystej. Funkcjonowanie takiej struktury wymaga jednak bardzo ścisłej integracji procesów oraz sprawnego przepływu danych. Systemy ERP starszej daty albo rozwiązania dedykowane dla MŚP mogą okazać się rozwiązaniami, które nie są dostosowane do wspierania rozwoju firm działających w modelu wielospółkowym. Dodatkową barierą w tym obszarze jest również brak różnych wersji językowych systemu, co może utrudniać jego obsługę w zagranicznych spółkach.

2. Ograniczone funkcjonalności aktualnego systemu ERP

Ograniczenia funkcjonalne to jedna z kluczowych przesłanek przemawiających za zmianą systemu ERP. W wielu współczesnych organizacjach przebieg procesów produkcyjnych regulowany jest za pomocą szeregu restrykcyjnych procedur, a konieczność ich spełnienia wynika nie tylko z wewnętrznej polityki firmy, ale także obowiązujących przepisów prawnych. Dobrym przykładem są firmy farmaceutyczne, takie jak Herbapol Wrocław, które specjalizują się w produkcji wyrobów farmaceutycznych. System ERP, który został wdrożony w takich firmach kilka lat temu, może mieć trudności w realizacji nowych wymogów, które wynikają z nowych uregulowań prawnych czy międzynarodowych standardów. Starsze wersje systemów to często także rozwiązania mało elastyczne, w których brakujących funkcjonalności nie da się łatwo i szybko uzupełnić.

3. Konieczność ciągłej integracji systemu ERP z innymi rozwiązaniami

Wiele firm, chcąc uzupełnić ograniczone funkcjonalności aktualnego systemu ERP, decyduje się na wdrażanie rozwiązań pochodzących od różnych dostawców. Wprowadzenie nowych aplikacji biznesowych sprawia jednak, że konieczna jest ich integracja z już stosowanymi w firmie systemami. Taki proces jest nie tylko czasochłonny, ale również kosztowny. Stwarza on też wiele zagrożeń dla zachowania ciągłości procesów operacyjnych, np. w obszarze produkcji czy obsługi zamówień. Problemy związane z zarządzaniem taką strukturą mogą uwidocznić się także na płaszczyźnie biznesowej – organizacja musi równolegle współpracować z wieloma dostawcami, a wdrożenie aktualizacji w jednym z systemów może zagrażać integralności całej struktury.

Stosowany dotychczas system ERP nie zawsze da się także w pełni zintegrować z nowym rozwiązaniem. Efekt? Pracownicy muszą te same dane wprowadzać do kilku systemów, które nie są ze sobą połączone. To z kolei obniża wydajność pracy, potęguje chaos i utrudnia efektywne zarządzanie firmą. Nie należy zapominać również o tym, że środowisko IT składające się z wielu różnych systemów i aplikacji jest mniej stabilne – nawet mała awaria może okazać się trudna do rozwiązania, a czas przywrócenia infrastruktury będzie dłuższy niż w przypadku jednego, kompleksowego systemu.

4. Brak wsparcia dla starszych wersji systemu

Oferty dostawców systemów ERP cały czas rozszerzają się o rozwiązania oparte na najnowszych technologiach. Z tych względów producenci oprogramowania często rezygnują ze wsparcia dla starszych wersji systemu. Konsekwencją tego jest konieczność podniesienia systemu do nowej wersji, która w przypadku systemów ERP, jest często tak  samo zaawansowanym i kosztownym projektem jak rewdrożenie. Nie dziwi zatem fakt, że wiele firm zamiast decydować się na to rozwiązanie, woli poszukać nowego systemu, który spełni ich bieżące wymagania.

5. Ograniczenia ze strony dostawcy

Zarówno w utrzymaniu, jak i w aktualizacji systemu ERP ważna jest współpraca na linii klient-dostawca. Wsparcie oferowane przez producentów systemów klasy enterprise ma szczególne znaczenie wówczas, gdy firma decyduje się na aktualizację systemu, migrację zgromadzonych w nim danych, rozbudowę o nowe funkcjonalności, a także jego optymalizację czy integrację z innymi rozwiązaniami. Brak wystarczającego poziomu wsparcia (wynikający np. z tego, że dostawca systemu ma ograniczone zasoby) może skutkować tym, że wymienione wyżej procesy będą odkładane w czasie i mało efektywne, a firma nie będzie mogła liczyć na szybką techniczną pomoc ze strony konsultantów.

6. Wymagania ze strony kontrahentów

Potrzeba zmiany systemu ERP może być również wymuszona przez kontrahentów, z którymi współpracuje dana firma. Wymiana informacji, np. w łańcuchu dostaw, jest efektywniejsza, jeśli wszystkie ogniwa tego łańcucha – dostawcy, producenci, jak i klienci – pracują na tych samych systemach. Stosowanie podobnych rozwiązań IT pozwala na ujednolicenie procedur dotyczących wzajemnej współpracy, a także spełnienie norm i standardów narzuconych przez kontrahentów.

Zmiana dotychczasowego systemu ERP może usprawnić przepływ informacji między firmami, zwiększając tym samym efektywność procesów zachodzących w łańcuchu dostaw. Decydując się na zmianę systemu właśnie z tego powodu, należy wybierać rozwiązania, które są najczęściej stosowane w międzynarodowych firmach. Tu na uwagę zasługuje niewątpliwie oprogramowanie od SAP, które w raporcie Gartnera: Market Share Analysis: ERP Software, Worldwide 2018 po raz drugi z rzędu zostało umieszczone na pierwszym miejscu. Dodatkowo wybranie systemu od sprawdzonego dostawcy, który jest standardem w większości międzynarodowych firm, stanowi gwarancję jego użytkowania przez długie lata oraz zapewnia zwrot z inwestycji.

7. Nowa strategia działania

Coraz więcej firm dostrzega potencjał wynikający z digitalizacji procesów oraz cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Rozwój organizacji w tych kierunkach jest procesem naturalnym i sprawia, że wiele firm „wyrasta” ze stosowanych do tej pory rozwiązań, które z biegiem czasu mogą okazać się niewystarczające do obsługi coraz bardziej złożonych procesów. W strategiach cyfrowej transformacji biznesu w wielu firmach centralne miejsce zajmuje nowoczesny system ERP, który umożliwia dostęp do danych pochodzących z różnych źródeł w czasie rzeczywistym. Taki system stanowi solidny fundament dla dalszych przeobrażeń, jakim wraz z wprowadzeniem rozwiązań cyfrowych będzie podlegała organizacja.

Wdrożenie nowego systemu ERP – koszt czy inwestycja?

Firmy, wybierając dla siebie oprogramowanie, mogą kierować się różnymi kryteriami, wśród których jednym z ważniejszych jest niewątpliwie koszt wdrożenia. Bariery finansowe bardzo często hamują decyzję o wymianie oprogramowania. Niesłusznie, gdyż obecnie dostawcy umożliwiają zakup systemu ERP w różnych wariantach – zarówno w formie licencji wieczystej, jak i w modelach abonamentowych (np. SaaS). Dodatkowo systemy tej klasy mają budowę modułową, dzięki czemu firma może swobodnie dobierać te funkcjonalności, których w danym momencie potrzebuje. Koszt związany z użytkowaniem systemu zależy w tym przypadku od liczby użytkowników, jak również modułów, które są przez nich wykorzystywane. 

Po drugie, kosztów związanych z wdrożeniem nowoczesnego system ERP nie warto traktować jako wydatku, ale bardziej jako inwestycję w rozwój przedsiębiorstwa. Innowacyjne rozwiązania, takie jak np. SAP S/4HANA, posiadają szereg funkcjonalności, które umożliwiają zmapowanie oraz pełną integrację procesów biznesowych zachodzących w firmie. W efekcie tego możliwe jest zastąpienie wielu kosztownych w utrzymaniu rozwiązań jednym zintegrowanym systemem. Inwestycja w system ERP może również zwrócić się poprzez optymalizację procesów, które staną się mniej kosztowne w obsłudze.

Analiza potrzeb firmy jako kluczowy czynnik wyboru nowego systemu ERP

Podjęcie decyzji o zmianie systemu ERP pociąga za sobą konieczność wyboru rozwiązania, które zaspokoi nie tylko bieżące, ale także przyszłe potrzeby organizacji. Właśnie dlatego, poszukując nowego systemu, należy uwzględnić plany rozwojowe nie tylko te na najbliższe miesiące, ale również te długoterminowe, związane z tym, czy:

• w przyszłości w ramach struktury firmy pojawią się nowe spółki,
• dojdzie do fuzji i przejęć,
• firma zamierza wejść na nowe rynki geograficzne.

Wszystko to pociąga za sobą konieczność rozszerzenia dotychczasowej działalności oraz wskazuje na potrzebę wykorzystania systemu dostępnego w wielu wersjach językowych. Analiza planów rozwojowych firmy pozwala również ograniczyć ryzyko związane z tym, że nowy system za kilka lat okaże się niewystarczający i ponownie trzeba będzie zastąpić go innym.

Postaw na ERP, który rośnie wraz z potrzebami Twojej firmy

Dość istotnym problemem, który należy uwzględnić podczas wyboru systemu ERP, jest rodzaj funkcjonalności, jakie system powinien posiadać. Czołowi dostawcy tego rodzaju oprogramowania często oferują elastyczne rozwiązania o modułowej budowie, które niemalże rosną wraz z organizacją. Dobrze ilustrującym to przykładem jest wspomniany wcześniej system SAP S/4 HANA, którego jedną z najważniejszych zalet jest wysoka elastyczność wynikająca z możliwości doinstalowania nowych aplikacji. W efekcie tego system od SAP może ewoluować wraz ze zmieniającymi się potrzebami firmy. Taka budowa systemu generuje jeszcze inną korzyść ważną z perspektywy biznesowej – wdrożenie ERP od SAP można rozpocząć od implementacji kilku wybranych modułów, które z biegiem czasu będą uzupełniane o nowe.

Szukaj systemu z szerokim pakietem rozwiązań

Nowoczesne systemy ERP powinny być rozwiązaniami rozwijalnymi, które – po pierwsze – będzie można łatwo wzbogacić o nowe funkcjonalności, zaś po drugie – które da się zintegrować z innymi aplikacjami wykorzystywanymi już w firmie. Wiele z tych aplikacji stosowanych jest do zarządzania innymi strategicznymi obszarami przedsiębiorstwa, tradycyjnie niezwiązanymi z systemami klasy ERP. Do obszarów tych należy zaliczyć np. zasoby ludzkie, procesy zakupowe i zaopatrzeniowe czy relacje z konsumentami.

Dla przykładu – oprogramowanie SAP S/4HANA można z łatwością połączyć z innymi chmurowymi rozwiązaniami oferowanymi przez SAP, a w tym:

• SAP SuccessFactors – systemem wspierającym procesy w obszarze miękkiego HR-u,
• SAP Ariba – aplikacją przeznaczoną do obsługi procesów zakupowych od zamówień po płatności,
• SAP C/4HANA – platformą, która kompleksowo zarządza działaniami e-commerce i relacjami z klientami.

Wdrożenie ERP to projekt transformacji cyfrowej

Nowoczesne systemy ERP zapewniają integrację wielu procesów biznesowych. Gwarantują przy tym jedno główne źródło danych dla pracowników z różnych działów przedsiębiorstwa. Dzięki temu ich wdrożenie należy uznać za bardzo dobry punkt wyjścia dla firm, które wkraczają na ścieżkę transformacji cyfrowej. Zastąpienie starego systemu ERP nowym jest nie tylko projektem IT, ale przedsięwzięciem o znaczeniu strategicznym, gdyż dotyczy ono wielu aspektów działania firmy i pozwala na zmianę dotychczasowego modelu biznesowego.

O znaczeniu systemu ERP z perspektywy cyfrowej transformacji biznesu wiele mówią też badania zrealizowane w 2018 r. przez Gartnera. Wynika z nich, że 87% ankietowanych firm uzależnia swój dalszy rozwój od wykorzystania nowoczesnych rozwiązań IT wspierających kluczowe procesy biznesowe. Do takich rozwiązań niewątpliwie należą systemy klasy ERP. Wnioski z przedstawionych wyżej rozważań nasuwają się same: zastąpienie starego, często nierozwijalnego ERP nowym, elastycznym rozwiązaniem nie tylko wspiera proces transformacji cyfrowej, ale również pozwala odnieść szereg korzyści w obszarze kosztów zarządzania procesami, wydajności pracy, wyników biznesowych oraz jakości współpracy z kontrahentami i klientami.

Masz jakieś pytania lub uwagi? Skontaktuj się z nami!