Zmiana bez bólu? Poznaj nasz patent na sprawną konwersję do SAP S/4HANA

Konwersja do SAP S/4HANA to złożone przedsięwzięcie, które wymaga precyzyjnego planowania i zarządzania projektem. Standardowo projekt składa się z szczęściu głównych faz:

• Discover: jest kluczowym etapem projektu, który ma na celu zrozumienie i ocenę gotowości organizacji do migracji. Pierwszy krok stanowi techniczna ocena systemu – Readiness Check oraz warsztaty z klientem dotyczące nowych funkcji i zmian w obecnym systemie. Drugi etap polega na analizie procesów biznesowych oraz opracowaniu rekomendacji dotyczących migracji. Rekomendacje te obejmują techniczne i biznesowe aspekty migracji, takie jak konieczne aktualizacje systemu, optymalizacje procesów oraz planowanie zasobów.
• Prepare: w tej fazie następuje planowanie projektu, którego wizualizacją jest harmonogram. Na tym etapie prowadzone są również analizy systemowe, testy kompatybilności oraz przygotowywane są niezbędne w projekcie zasoby technologiczne i organizacyjne.
• Explore: faza ta obejmuje przeprowadzenie warsztatów walidujących gotowość rozwiązania do spełnienia potrzeb organizacji. Podczas tego etapu istniejące procesy są mapowane na nowe funkcje w systemie SAP S/4HANA, a także zidentyfikowane zostają niestandardowe rozwiązania, które wymagają dodatkowej pracy.
• Realize: w tej fazie realizowane są techniczne prace migracyjne, takie jak dostosowanie kodu, przenoszenie danych oraz konfiguracja systemu. Prowadzone są również testy funkcjonalne i integracyjne, aby upewnić się, że system działa zgodnie z założeniami.
• Deploy: ten etap stanowi moment przejścia na nowy system. Zespół projektowy monitoruje proces uruchomienia, aby zapewnić jego płynny przebieg i sprawnie reagować na wszelkie problemy. W fazie Deploy kluczowe jest wsparcie użytkowników końcowych i kontrola stabilności systemu.
• Run: etap ten odpowiada za stabilizację systemu w środowisku produkcyjnym. Zespół wsparcia monitoruje działanie systemu, rozwiązuje ewentualne problemy i zapewnia wsparcie użytkownikom końcowym. W razie potrzeby wdrażane są usprawnienia i optymalizacje.

Choć każda tranzycja do SAP S/4HANA składa się z nieco innych elementów, to część techniczna stanowi etap wspólny dla każdego projektu wdrożeniowego. Przebiega ona w ten sam sposób niezależnie od modułów dostępnych w systemie SAP, ilości indywidualnych rozwiązań czy specyfiki procesów biznesowych. W NTT DATA Business Solutions posiadamy międzynarodowe centrum kompetencyjne – Conversion Factory, które odpowiada za część techniczną konwersji. Podczas wdrożenia, Conversion Factory współpracuje na bieżąco z polskim zespołem konsultantów funkcjonalnych, którzy odpowiedzialni są za implementację nowych funkcji, szkolenia, testy oraz wsparcie po starcie systemu. Taka kombinacja kompetencji pozwala na sprawną realizację konwersji – od analizy systemu, przez wdrożenie niezbędnych zmian, po uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu SAP S/4HANA. Techniczna migracja systemu realizowana jest ponadto z wykorzystaniem it.S/4HANA conversionR2R – autorskiego narzędzia NTT DATA Business Solutions do automatyzacji konwersji z SAP ECC do SAP S/4HANA.

Z doświadczenia wdrożeniowego NTT DATA Business Solutions wynika, że realizacja konwersji do SAP S/4HANA to niepowtarzalna okazja, aby nie tylko wdrożyć nowoczesny system ERP, ale również zoptymalizować procesy i zwiększyć wydajność całej organizacji. Na podstawie naszych projektów migracyjnych zebraliśmy kluczowe wnioski, które mogą pomóc Twojej firmie lepiej zaplanować migrację oraz przeprowadzić projekty komplementarne, zwiększając korzyści z nowego systemu.

Archiwizacja wiąże się z przeglądem i uporządkowaniem dokumentów przechowywanych w systemie. Takie działanie może znacząco odciążyć pracę nowego systemu, przyczyniając się do jego sprawniejszego i szybszego funkcjonowania. Porządkując dokumenty w systemie warto rozważyć również ich trwałe usunięcie. Należy przy tym pamiętać, iż niektóre dokumenty takie jak faktury czy księgi rachunkowe, podlegają obowiązkowi przechowywania w systemie w określonym przez prawo polskie czasie.

Konwersja do SAP S/4HANA to również dobra okazja na przeprowadzenie porządków w danych podstawowych. Niska jakość danych, w tym liczne duplikaty czy brak synchronizacji danych, prowadzi do kosztownych, podatnych na błędy procesów i raportowania. Decyzje oparte na niezsynchronizowanych danych w systemie SAP oznaczają również większe ryzyko biznesowe, straty i niezadowolenie klientów. Dlatego też podczas migracji warto przyjrzeć się temu tematowi i zaplanować na nowo procesy związane z utrzymaniem danych. Pomóc w tym może nasze autorskie rozwiązanie do zarządzania, automatyzacji i harmonizacji danych podstawowych – Glasswing. Narzędzie to obejmuje wszystkie obszary systemu SAP, a wykorzystując istniejące reguły biznesowe, jasno definiuje zasady własności i odpowiedzialności za pola, ograniczając manualne wprowadzanie danych o 98%. Glasswing zapewnia wysoką jakość danych podstawowych u ponad 160 klientów NTT DATA Business Solutions na całym świecie. Dowiedz się więcej na temat rozwiązania.

Planując konwersję warto również przyjrzeć się procesom, które były w dotychczasowym systemie modyfikowane. SAP S/4HANA oferuje szeroki zakres zintegrowanych procesów biznesowych obejmujących różne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wdrożenie gotowych procesów prowadzi do wielu korzyści takich jak wspomniane już wcześniej skrócenie czasu wdrożenia oraz niższe koszty tranzycji. Standardowe procesy są ponadto regularnie aktualizowane, a firma SAP zapewnia dodatkowe wsparcie i poprawki co ułatwia obsługę i utrzymanie systemu przez zespoły wewnętrzne. Wykorzystanie gotowych procesów dostępnych w SAP pozwala również na łatwe dostosowanie systemu do przyszłych potrzeb biznesowych. Z tego względu dostosowanie powinno być rozważane jedynie w sytuacjach, gdy procesy firmowe są na tyle unikalne, że nie da się ich odwzorować przy użyciu standardowych rozwiązań.

Dzieląc się doświadczeniem z przeprowadzonych konwersji do SAP S/4HANA nie sposób nie wspomnieć o integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami, które mają bezpośredni wpływ na nasz system. Współczesne organizacje korzystają z wielu aplikacji i add-onów, które wspierają różne aspekty działalności przedsiębiorstwa. Kluczowa w tym kontekście jest bezproblemowa współpraca z systemem SAP, która zapewni ciągłość procesów biznesowych. Dlatego już na etapie planowania tranzycji należy zidentyfikować wszystkie rozwiązania zewnętrzne, które będą wymagały integracji i sprawdzić ich kompatybilność z systemem SAP S/4HANA.

Obecne czasy sprzyjają elastycznym organizacjom, które potrafią dostosować się do dynamicznie zmieniającego się rynku. W tym kontekście odpowiedź na pytanie – „czy warto przejść na system SAP S/4HANA już teraz?”, wydaje się oczywista. Automatyzacja procesów, dostęp do zaawansowanej analityki i analiz predykcyjnych, możliwość wykorzystania technologii AI, narzędzia ESG – to wszystko wpływa na efektywność operacyjną i konkurencyjność firmy. Planując konwersję do SAP S/4HANA warto również skorzystać ze wsparcia doświadczonego partnera wdrożeniowego, który bezboleśnie przeprowadzi nas przez ten wymagający technologicznie i organizacyjnie proces. Dzięki temu nasza organizacja maksymalnie wykorzysta potencjał systemu i uzyska zwrot z inwestycji w szybszym czasie.

Zaplanuj swoją konwersję już teraz – porozmawiaj z naszymi ekspertami!