Od procesów S&OP po zintegrowane planowanie biznesowe

Z artykułu dowiesz się:

• Jak zmieniał się proces S&OP na przestrzeni czasu
• Jakie trudności napotykają firmy podczas wdrażania procesu S&OP
• Jakie korzyści daje wykorzystanie SAP IBP w planowaniu biznesowym

Od planowania produkcji do planowania biznesowego – ewolucja procesu S&OP

Planowanie sprzedaży i operacji (S&OP – Sales & Operations Planning) to jeden z istotniejszych procesów zachodzących w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Jego zakres, a przy tym wykorzystywane narzędzia na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat znacznie ewoluowały. W pierwszej połowie XX wieku podstawowy obszar planowania stanowiła produkcja. Dopiero w latach 80. dostrzeżono potrzebę planowania sprzedaży i operacji. Celem tego procesu było bilansowanie popytu i podaży, co miało pozwalać na uniknięcie nadprodukcji i przechowywania zbędnego zapasu w magazynie.

Rozwój technologii spowodował, że w latach 90. XX wieku S&OP zaczęto łączyć z finansami. To zaowocowało powstaniem koncepcji zintegrowanego planowania biznesowego (IBP – Integrated Business Planning). Z biegiem czasu powstały pierwsze systemy informatyczne, które pozwoliły na tworzenie scenariuszy zwiększających trafność prognozy, nawet na poziomie całej organizacji.

W ostatnich latach, wraz z rozwojem technologii, na rynku pojawiło się wiele systemów kluczowych producentów, które wspierają procesy zintegrowanego planowania biznesowego. Wśród nich na szczególną uwagę zasługuje platforma chmurowa IBP firmy SAP.

 

Rysunek 1. Ewolucja procesów S&OP

Zmiana oblicza planowania, dzięki technologii

SAP IBP to nowoczesne narzędzie do zaawansowanego planowania biznesowego, które jest wyposażone w algorytmy optymalizacyjne. Platforma korzysta z interfejsu Excela, dzięki czemu jej obsługa jest prosta i intuicyjna. Umożliwia swobodną wymianę informacji między użytkownikami, w wyniku czego wszystkie osoby włączone w proces planowania używają tego samego zestawu danych. To z kolei pozwala osiągnąć harmonię między często sprzecznymi celami, jak na przykład wysoka sprzedaż przy jednoczesnym utrzymaniu niskich stanów magazynowych i niskiej zmienności produkcji.

Niewątpliwą zaletą techniczną platformy jest środowisko osadzone na bazie danych in-memory SAP HANA. To pozwala na przetwarzanie dużej ilości danych w czasie rzeczywistym. Dla użytkowników systemu to gwarancja wydajności i szybkiej obsługi procesów.

Nie bez znaczenia jest też to, że SAP IBP jest zaprojektowane jako rozwiązanie chmurowe, co ułatwia proces jego wdrożenia i późniejszego utrzymania. Jako rozwiązanie dostarczane w modelu SaaS (Software as a Service) nie ma konieczności zakupu klasycznych licencji. SAP IBP jest udostępniane klientom na zasadzie subskrypcji. 

Analizowana platforma to rozwiązanie modułowe. Oprócz standardowych funkcjonalności może być ona wzbogacona o szereg dodatkowych funkcjonalności. Wśród nich warto wymienić moduły wspierające:

• optymalizację produkcji i łańcucha dostaw pod względem kosztowym,
• zarządzanie KPI,
• optymalizację magazynu,
• przewidywanie popytu.

 

 

Rysunek 2. Integracja danych w SAP IBP. 

IBP – zacznij od procesu S&OP 

Zaprojektowanie procesu S&OP w przedsiębiorstwie nie należy do najprostszych. Najczęstsze wyzwania wynikają:

• ze złożoności procesu planowania biznesowego,
• przeciwstawnych celów związanych z planowaniem biznesowym w firmie,
• z braku narzędzi do integracji danych i procesów,
• z nieprawidłowości w zarządzaniu danymi,
• z chaosu występującego pod koniec okresu rozliczeniowego (miesiąc/kwartał/półrocze/rok).

Narzędzie SAP IBP z zamodelowanymi procesami S&OP pozwala skutecznie poradzić sobie z przedstawionymi wyżej problemami. Osiągnięta dzięki narzędziu optymalizacja planowania wpływa na kształtowanie wysokiego zaangażowania w ten proces wszystkich uczestników organizacji. Platforma SAP IBP jest rozwiązaniem, którego wykorzystanie przynosi szereg korzyści dla każdego z zaangażowanych działów.

Wielowymiarowe korzyści zintegrowanego planowania biznesowego 

Korzyści dla działu Marketingu:

1)    Całościowe planowanie kampanii marketingowych
Dzięki IBP możliwa jest jednoczesna analiza możliwości łańcucha dostaw, produkcji oraz finansowa kampanii marketingowych. Wszystkie działy na bieżąco śledzą zmiany planów i mogą szybciej i lepiej reagować. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której po udanych kampaniach marketingowych firma nie jest w stanie wywiązać się z otrzymanych zamówień.

2)    Usprawnienie procesów związanych z wprowadzaniem nowych produktów na rynek
W IBP możemy śledzić „dojrzałość” produktów. Otrzymujemy informację, które produkty zyskują, a które tracą rynek. Można na bieżąco analizować i planować potrzebne moce produkcyjne, stany magazynowe oraz aktualizować plany sprzedażowe.

Korzyści dla Działu Sprzedaży:

1)    Dynamiczna zmiana harmonogramów dostaw do klienta
Z poziomu IBP możliwe jest, bez żmudnych analiz oraz konsultacji z logistyką i produkcją, sprawdzanie i wprowadzanie zmian harmonogramu dostaw np. po zaburzeniu w łańcuchu dostaw czy produkcji. Co więcej, jesteśmy w stanie odpowiedzieć w kilka minut na pytanie kiedy dostarczymy klientowi produkty po wyłączeniu jednej z linii lub opóźnieniu dostaw.

2)    Strategiczne decyzje dot. sprzedaży oparte na danych finansowych
Możliwe jest tworzenie planów spodziewanego wzrostu sprzedaży dla wybranych klientów. W przypadku gdy jeden z naszych stałych klientów ma znacznie zwiększone potrzeby, w ciągu paru chwil, możliwa jest analiza jak zwiększona sprzedaż wpłynie na sprzedaż, zysk, zapotrzebowanie na moce produkcyjne i czy firma jest w stanie podołać takiemu zamówieniu.

3)    Dokładne plany sprzedaży
Poprzez dynamiczną agregację i dezagregację danych możemy planować sprzedaż na różnych poziomach i według różnych kryteriów (grupy produktowe, grupy produktowe / klient, indeks / klient, indeks / klient lub też np. sam indeks). To pozwala uruchomić planowanie od globalnego planu zwiększenia sprzedaży na asortymentach, następnie rozbić to na konkretnych klientów i indeksy (może to być uzupełniane nawet przez poszczególne miejsca sprzedaży), a następnie nanieść poprawki i znowu sprawdzić czy globalny cel zostanie wykonany.

Korzyści dla Działu Zaopatrzenia:

1)    Dynamiczna zmiana harmonogramów dostaw przychodzących
Po zakłóceniu w łańcuchu dostaw, dzięki integracji SAP IBP z SAP Ariba, możliwe jest potwierdzenie zmian z dostawcami w ciągu kilku minut i określenie nowych proponowanych terminów dostaw dla klientów.

2)    Wskazywanie optymalnych kosztowo źródeł dostaw
Podczas planowania łańcucha dostaw oraz produkcji system proponuje optymalnego dostawcę biorąc pod uwagę szereg czynników (czas i koszt dostawy, transportu, koszty niedostarczenia itp.) oraz zdecyduje czy dany półfabrykat lepiej kupić czy wyprodukować (w tym na jakim zasobie lub czego nie produkować w danym okresie czasu).

Korzyści dla Działu Produkcji:

1)    Lepsze planowanie mocy produkcyjnych
Produkcja ma wgląd w planowane zapotrzebowanie. W okresie krótkoterminowym może zaplanować ilość zmian na posiadanych zasobach produkcyjnych. Z kolei w kwestiach planowania długookresowego mogą zwiększyć możliwości produkcyjne poprzez wnioskowanie o zakup dodatkowego sprzętu czy innych zasobów produkcyjnych, a nawet zasugerować produkcję części asortymentu u podwykonawców.

2)    Łatwiejsze utrzymanie ruchu
Dzięki wglądowi w całościowe plany organizacji (sprzedaż, marketing, finanse) możliwe jest określenie mniejszego zapotrzebowania na konkretny zasób i wyłączenie go z użycia w najdogodniejszym terminie np. w celu remontu lub innych czynności związanych z utrzymaniem ruchu.

3)    Optymalne wykorzystanie mocy produkcyjnych
Znając krótko, średnio i długoterminowe plany sprzedaży, działy produkcji są w stanie lepiej zaplanować produkcję na magazyn w okresie mniejszej koniunktury. Tym samym ograniczą koszty niewykorzystanych zasobów i zmniejszą wpływ sezonowości na produkcję.

Korzyści dla Działu Finansów:

1)    Realne budżetowanie
Dzięki bieżącemu wglądowi w plany marketingowe, sprzedażowe, produkcyjne i zakupowe, dział finansów jest w stanie oszacować budżet potrzebny na bieżący rok, z wyprzedzeniem przygotować źródła finansowania i szybciej reagować na potrzeby i zmiany.

2)    Planowanie finansowe oparte na scenariuszach
Z wykorzystaniem scenariuszy dostępnych w SAP IBP można analizować, którzy klienci generują największe obroty, największą zyskowność. Jest możliwe także uruchomienie scenariuszy predykcyjnych na zasadzie „what if” tzn. co by było gdyby np. sprzedać więcej jednemu z klientów kosztem innego lub jeden z kluczowych klientów odszedł.

Korzyści dla Kierownictwa:

1)    Podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Kierownictwo może śledzić realizację kluczowych KPI oraz ustawione alerty. To zapewnia szybką informację nt. możliwych problemów opierając się o twarde dane zamiast subiektywnych opinii.

2)    Zintegrowane planowanie strategiczne
Wraz z działem finansów, zaopatrzenia i produkcji, Zarząd może szybko podejmować decyzje o zwiększeniu mocy produkcyjnych w potrzebnych obszarach lub oddaniu części produkcji w podwykonawstwo. Docelowo IBP wspiera podejmowanie strategicznych decyzji, które generują natychmiastowe korzyści.

*opisywane funkcjonalności są dostępne w różnych modułach systemu SAP IBP

SAP IBP pozwala na prognozowanie w średniej i długiej perspektywie oraz monitorowanie wykonania planów. Usprawnia i standaryzuje przepływ informacji w organizacji. Poprzez integrację danych z różnych oddziałów, działów oraz firm trzecich firma może osiągnąć równowagę między zapasem, produkcją i wymaganymi wskaźnikami rentowności. To z kolei pozwala wybrać optymalną kosztowo strategię zakupów, sprzedaży oraz produkcji i w efekcie, maksymalizować przychody.

Proces planowania – w końcu – zintegrowany w jednym systemie!

Skuteczne planowanie wymaga połączenia trzech perspektyw: strategicznej, średnio- i krótkoterminowej oraz włączenia w ten proces wszystkie zaangażowane strony: oddziały, działy wewnętrzne, kluczowych dostawców. Taki model działania oferuje SAP IPB. Dzięki łatwej integracji z innymi systemami  (np. SAP ERP lub zewnętrznymi aplikacjami) zwiększa elastyczność planowania i odciąża pracowników uczestniczących w tym procesie.

Z kolei zaawansowana obsługa procesów S&OP pozwala na skuteczne i optymalne czasowo prognozowanie. Uwolniony czas i zasoby ludzkie firma może w związku z tym wykorzystać w innych zadaniach.

Zintegrowane planowanie jest coraz częściej postrzegane przez firmy produkcyjne jako element budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Z tych względów coraz więcej firm z sektora manufacturing sięga po zaawansowane narzędzia IT wspierające proces SO&P w ramach IBP. Możemy pokusić się o stwierdzenie, że w perspektywie kilkuletniej wykorzystanie narzędzi IT do zintegrowanych procesów planowania stanie się standardem wśród przedsiębiorstw produkcyjnych.

 

MASZ PYTANIE DOTYCZĄCE ZINTEGROWANEGO PLANOWANIA BIZNESOWEGO?
WYŚLIJ NAM ZAPYTANIE