Jak automatyzacja ESG w SAP oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów?

W poprzedniej części naszego bloga mieliśmy okazję zaprezentować najważniejsze standardy raportowania zrównoważonego rozwoju oraz wskaźniki, które należy brać pod uwagę przygotowując się do tego procesu. Zwróciliśmy uwagę na to, iż raportowanie ESG to wielowątkowy i dość skomplikowany proces, który jest rozłożony w czasie, w znacznym stopniu angażuje pracowników oraz pochłania inne zasoby takie jak np. finanse. Co istotne, jeśli pozostawimy ten proces obsłudze manualnej, zbierając poszczególne dane poprzez zapytania do pracowników odpowiedzialnych za konkretne procesy w organizacji, a następnie agregując je w arkuszu kalkulacyjnym, niepotrzebnie wydłużymy czas konieczny do przygotowania raportu i zwiększymy zużycie zasobów. Jak więc usprawnić ten proces?

Droga do przygotowania i złożenia raportu może być jednak dużo przyjemniejsza i krótsza, szczególnie, jeśli nasza organizacja korzysta już z zaawansowanego systemu do zarządzania procesami przedsiębiorstwa, jakim jest SAP. Nowoczesny ERP to gwarancja automatyzacji procesów istotnych dla raportowania zrównoważonego rozwoju, co z jednej strony oszczędza czas i zasoby, z drugiej natomiast pozwala uniknąć błędów i ryzyk związanych z raportowaniem. To ostatnie jest szczególnie istotne w przypadku raportowania na podstawie dyrektywy CSRD, która przewiduje audyt (atestację) raportów zrównoważonego rozwoju. W niniejszej publikacji wskażemy, z jakich etapów składa się typowy proces raportowania ESG i jak technologia może pomóc w ramach poszczególnych jego faz.

Jakich obszarów dotyka raportowanie zrównoważonego rozwoju?

Kluczowym aspektem w procesie raportowania ESG w przedsiębiorstwie jest zdanie sobie sprawy z tego, jak obszerne jest to zagadnienie oraz jak wielu obszarów w organizacji ono dotyczy. To proces przekrojowy, wymagający współpracy i zaangażowania pracowników z różnych obszarów w przedsiębiorstwie, takich jak:

obszar strategii,
obszar odpowiedzialny za tematy środowiskowe,
HR/kadry,
BHP,
obszar zajmujący się sprzedażą, relacją z klientami i marketingiem,
obszar odpowiedzialny za współpracę z dostawcami,
dział prawny, dział compliance,
obszar jakości,
księgowość/finanse,
relacje inwestorskie,
administracja.

Tradycyjne podejście, wciąż obecne w wielu firmach, czyli realizowanie raportowania ESG na drodze indywidualnych spotkań, bezpośrednich zapytań oraz manualnego zbierania danych od poszczególnych pracowników ze wskazanych wyżej obszarów powoduje, że proces ten staje się czasochłonny, chaotyczny i mało efektywny. Osoby koordynujące ESG w firmie mogą się też spotkać z brakiem zrozumienia i opinią, iż ich dociekania zakłócają codzienną pracę pracowników, od których próbują uzyskać cenne dla raportowania informacje. Stąd tak ważne jest, aby odpowiednio edukować pracowników oraz tak przygotować się do raportowania, aby żmudne zadania przekazać narzędziom, które pozwolą na automatyzację procesów związanych z raportowaniem ESG. Takim narzędziem jest system SAP oraz oferowane w ramach tego systemu rozwiązania wspierające raportowanie ESG.

Poniżej obrazujemy, jak krok po kroku może wyglądać proces raportowania ESG, jeśli zdecydujemy się na wykorzystanie do tego celu oprogramowania SAP.

Analiza procesów w przedsiębiorstwie

Pierwszym krokiem w ramach działań związanych z raportowaniem ESG będzie precyzyjne zdefiniowanie modelu biznesowego oraz identyfikacja obszarów, w których firma może wpływać na aspekty środowiskowe, społeczne i zarządcze, a także wskazanie, jak te wymiary wpływają na firmę.

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z systemu SAP, na tym etapie możemy wskazać:

które procesy istotne dla procesów ESG mamy obsłużone w SAP,
w których miejscach w systemie SAP są umiejscowione dane mogące mieć znaczenie dla raportowania ESG,
jakich danych i jakich procesów istotnych dla ESG brakuje w aktualnej wersji systemu,
czy na etapie analizy procesów w SAP widzimy pole do automatyzacji, np. w zakresie importu danych podstawowych do narzędzia wspierającego raportowanie ESG.

Ustalenie priorytetów i określenie planu działania

Na tym etapie należy sprawdzić, czy wszystkie działania istotne dla raportowania ESG są obsłużone w systemie SAP, czy są do nich przypisane odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych bądź pracowników, czy są ustalone odpowiednie cele, oraz czy gromadzimy i monitorujemy w systemie SAP dane istotne dla raportowania ESG.

Do zdefiniowanych priorytetów powinniśmy dobrać konkretne cele/wskaźniki efektywności (ang. key performance indicators – KPIs) oraz działania. Pozwoli nam to na skuteczniejsze zarządzanie oraz monitoring ustalonych priorytetów. W celu automatyzacji i usprawnienia tego procesu warto posłużyć się narzędziem SAP Sustainability Control Tower, które pozwala na sterowanie wskaźnikami, miarami oraz celami (KPI), umożliwia monitorowanie realizacji celów oraz zapewnia efektywne zarządzanie danymi w obszarze ESG na wysokim poziomie automatyzacji. Poprzez konfigurację poszczególnych wskaźników możemy ustalić, jakie dane będą automatycznie zaciągane do narzędzia z określonych miejsc w systemie SAP.

Warto mieć na uwadze, że często wiele działań związanych z ESG jest już realizowanych w firmie i obsługiwanych w systemie SAP, choć nie zawsze są one zdefiniowane jako element ESG. Dlatego wskazane jest, aby na tym etapie procesu raportowania angażować pracowników, którzy mogą pomóc zidentyfikować te działania.

Mierzenie i raportowanie

Na tym etapie przechodzimy do monitorowania realizowanych działań i celów ESG oraz ujawnienia postępów w realizacji celów ESG poprzez raportowanie zrównoważonego rozwoju w formie sprawozdania rocznego. W tym celu należy przejść przez następujące kroki:

Wybór standardu

Jak już wspomnieliśmy w poprzednim wpisie na blogu, wybór standardu raportowania (ESRS, VSME, GRI lub innego) determinuje dalsze kroki związane z raportowaniem, takie jak wybór wskaźników, miar i KPI.

Wybór wskaźników

W procesie raportowania należy odnosić się do ustalonych priorytetów w zakresie zrównoważonego rozwoju, wynikających z przyjętych standardów (np. ESRS) oraz przepracowanych w ramach analizy podwójnej istotności. Na bazie tych priorytetów należy dobrać wskaźniki zdefiniowane w standardzie, zgodnie z którymi będziemy raportować. Na tym etapie pomocne będzie narzędzie SAP Sustainability Control Tower, które zawiera predefiniowane wskaźniki zgodne z najważniejszymi standardami raportowania (ESRS, GRI), jak również umożliwia skonfigurowanie własnych wskaźników, np. dotyczących elementów ESG, o które nasze przedsiębiorstwo jest pytane przez interesariuszy lub instytucje finansowe.

Ustalenie źródeł danych i zebranie danych ESG

Do wybranych wskaźników konieczne jest zidentyfikowanie w systemie SAP (lub również poza systemem) źródeł danych istotnych dla ESG oraz przeprowadzenie czynności konfiguracyjnych, które zapewnią prawidłowość i kompletność informacji.

Tutaj znowu pomocne okaże się narzędzie SAP Sustainability Control Tower, które pozwala na automatyzację pobierania danych z odpowiednich źródeł w systemie SAP, jak również na zasilenie narzędzia danymi pozasystemowymi, zebranymi w arkuszach kalkulacyjnych. SAP SCT może też łączyć się z hurtowniami danych, takimi jak SAP Analytics Cloud i pobierać odpowiednie dane bez konieczności angażowania pracowników poszczególnych działów.

Do opisania działań i zarządzania kwestiami zrównoważonego rozwoju powinniśmy zbierać dane zarówno ilościowe (liczbowe), jak i jakościowe (opisowe). Pozwoli to na stworzenie pełnego obrazu funkcjonowania przedsiębiorstwa w zakresie ESG.

Walidacja danych

Kwestią, o której należy pamiętać jest to, że jakość raportowania ściśle zależy od jakości agregowanych i analizowanych danych. Aby zapewnić ich wiarygodność i dokładność, należy wdrożyć w systemie SAP procesy walidacji i weryfikacji danych ESG. Może w tym pomóc np. narzędzie SAP Green Ledger, które oferuje dodatkową „księgowość emisyjną”, przeliczającą każdy aspekt działalności przedsiębiorstwa znajdujący odzwierciedlenie w księgach finansowych, na określoną ilość emisji CO2 i innych gazów cieplarnianych.

Silne mechanizmy weryfikacji danych w systemie SAP pomogą zapewnić, że informacje ESG będą ujawniane prawidłowo, a dane będą wolne od błędów, co ma szczególne znaczenie w przypadku, gdy raport zrównoważonego rozwoju ma podlegać audytowi, czyli atestacji.

Opracowanie raportu

Na bazie danych zebranych w systemie SAP oraz informacji opisowych należy opracować raport zrównoważonego rozwoju. Celem raportu jest przedstawienie pełnego obrazu zarządzania kwestiami zrównoważonego rozwoju w przedsiębiorstwie, a także zrealizowanych działań oraz postępu w wypełnianiu celów (KPI). W zautomatyzowaniu opracowania raportu może pomóc aplikacja „Generowanie raportów ESG za pomocą AI” w narzędziu SAP Sustainability Control Tower, które na postawie danych zebranych przez narzędzie stworzy projekt gotowego raportu zrównoważonego rozwoju, wykorzystując przy tym szerokie możliwości sztucznej inteligencji.

Proces raportowania ESG może trwać od kilku miesięcy do nawet roku, w zależności od wielkości firmy, dostępności danych oraz stopnia skomplikowania procesów w przedsiębiorstwie.

Rozwiązania SAP w obszarze tzw. Sustainability mogą znacząco skrócić ten czas oraz zmniejszyć zasobochłonność tego zadania poprzez m.in.:

automatyzację zbierania danych: narzędzia takie jak Sustainability Control Tower mogą integrować dane z systemu SAP oraz z innych różnych źródeł, co przyspiesza ich gromadzenie,
analizę danych: zaawansowane algorytmy i Sztuczna Inteligencja, wykorzystywane w narzędziach SAP, mogą szybko przetwarzać i analizować duże zbiory danych, identyfikując kluczowe wskaźniki ESG
wsparcie raportowania poprzez podsumowania i wizualizację danych: technologie do wizualizacji danych wykorzystywane w narzędziach SAP pomagają w tworzeniu czytelnych i przejrzystych raportów, które są łatwiejsze do interpretacji, prezentacji i audytu.

Porozmawiaj z naszymi ekspertami i dowiedz się, jak możemy wesprzeć Twoje przedsiębiorstwo w drodze do zrównoważonego rozwoju