6 najczęstszych obaw związanych z migracją na SAP S/4HANA

Z artykułu dowiesz się:

• Jakie są najczęstsze obawy związane z migracją na SAP S/4HANA?
• Jakie podejście do rozwiązania tych problemów rekomendujemy naszym klientom?

Coraz więcej firm przechodzi na SAP S/4HANA

SAP to niekwestionowany lider rynku w obszarze systemów klasy ERP. Na całym świecie z jego rozwiązań korzysta już blisko 440 tys. firm. Jednym ze sztandarowych produktów tego producenta jest platforma S/4HANA, która swoją premierę miała w 2015 roku. Jej podstawowe zalety to m.in. technologia in-memory, która pozwala na szybkie przetwarzanie dużej ilości danych, oraz intuicyjny w obsłudze interfejs SAP Fiori.

Kompleksowe funkcjonalności oraz łatwość integracji z innymi aplikacjami sprawiają, że platforma od SAP jest jednym z najlepszych rozwiązań klasy ERP nowej generacji. Nie dziwią zatem wyniki raportu IDC, zgodnie z którymi aż 54% użytkowników SAP planuje przejście na S/4 HANA w ciągu najbliższych 3 lat. Dodatkowym czynnikiem decyzyjnym przemawiającym za migracją jest niewątpliwie zapowiadane przez SAP zakończenie wsparcia dla systemów SAP ECC od 2027 roku.

Najczęstsze obawy związane z migracją

Eksperci z NTT DATA Business Solutions na co dzień doradzają przedsiębiorstwom, które planują przejść na SAP S/4HANA. Na podstawie naszych doświadczeń wyróżniliśmy 6 najważniejszych wyzwań. Wiele pytań dotyczy problemów związanych z wdrożeniem i utrzymaniem systemu. Chcąc ułatwić podjęcie decyzji o migracji, postanowiliśmy gruntownie omówić najczęstsze obawy i wskazać rozwiązania, które z naszych doświadczeń są najbardziej optymalne dla firm planujących wdrożenie.

Obawa #1: Brak wartości biznesowej

Z naszych obserwacji wynika, że nadal wiele firm nie ma świadomości korzyści, jakie mogą zyskać dzięki migracji. W efekcie tego projekt wdrożeniowy jest postrzegany jako kosztowny upgrade techniczny, który nie przyniesie żadnych rewolucyjnych zmian. Tymczasem najnowsza wersja SAP S/4HANA 1909 posiada szereg zaawansowanych aplikacji stworzonych z myślą o takich pionach przedsiębiorstwa jak:

• Dział produkcji, który może tworzyć analizy predykcyjne dla MRP. Platforma S/4HANA zapewnia również pełną integrację między modułami produkcji (PP) i zarządzaniem magazynem (EWM).
• Dział logistyki, dla którego opracowany został moduł EWM oparty na interfejsie SAP Fiori. Moduł ten, oprócz obsługi funkcji Available to Promise (ATP), wyposażono w szereg niedostępnych w dotychczasowym module SAP WM funkcjonalności w obszarze przyjęć, wydań i raportowania.
• Dział zakupów, który może korzystać z narzędzi wspierających procesy sourcingowe i zakupowe. Najlepszym przykładem jest tu cyfrowy asystent SAP czy szereg algorytmów opartych na technologii machine learning, które pozwalają przyspieszyć i zautomatyzować procesy zakupowe.
• Dział finansów, który poprzez integrację S/4HANA z SAP Analytics Cloud zyskuje dostęp do zaawansowanej analityki finansowej. Nowa platforma od SAP posiada również moduł raportowania grupowego wyposażony w dodatkowe funkcje wspierające gromadzenie, konsolidowanie i jeszcze skuteczniejszą kontrolę danych finansowych.
• Dział sprzedaży i dystrybucji, który może przeprowadzać analizy predykcyjne dla procesów zaopatrzeniowych oraz lepiej zarządzać przepływem dokumentacji sprzedażowej.

Obawa #2: Znalezienie doświadczonego partnera wdrożeniowego

Na rynku działa wiele firm, które oferują usługi związane z wdrażaniem systemów IT. Część z nich nie ma jednak wystarczającego doświadczenia i odpowiedniej wiedzy z zakresu realizacji tak złożonych przedsięwzięć jak migracja do S/4HANA. Wybór niewłaściwego partnera może skutkować tym, że przedsiębiorstwo zostanie potraktowane jak przysłowiowy królik doświadczalny, co może mieć fatalne skutki dla biznesu.

W Polsce zaledwie kilka firm zakończyło z sukcesem projekt migracji do S/4HANA. Niewielu partnerów wdrożeniowych jest w stanie rozwiązywać nietypowe problemy. Doświadczony partner doradzi również wybór najlepszej ścieżki migracji, dzięki czemu projekt wdrożeniowy nie będzie wydłużał się i nie zakłóci normalnego funkcjonowania firmy.

Obawa #3: Konieczność wymiany całej infrastruktury

Decyzji o przejściu na S/4HANA towarzyszy ważny wybór: jak system ma być utrzymywany. W przypadku wdrożenia lokalnego (on-premise) klient musi się liczyć z koniecznością dostosowania infrastruktury IT do wymagań określonych przez SAP. Jest to inwestycja czaso- i kosztochłonna.

Korzystną alternatywą dla tego rozwiązania jest hosting S/4HANA u zewnętrznego dostawcy. W NTT DATA Business Solutions, w ramach usługi Private Cloud for SAP, klient zyskuje dostęp do w pełni skalowalnej chmury zaprojektowanej w oparciu o maksymalizację wydajności i dostępności. Dzięki temu nie musi się już martwić o dostarczenie odpowiedniego środowiska IT czy wewnętrznych zasobów do opieki nad systemem.

Bardzo ciekawą alternatywą jest przejście na rozwiązanie S/4HANA Cloud, które gwarantuje maksymalną standaryzację i zmianę modelu kosztowego na subskrypcyjny. Dzięki temu Klient zyskuje minimalizację kosztów początkowych przy zachowaniu pełnej funkcjonalności systemu S/4HANA. Warto dodać, że kwartalne aktualizacje SAP S/4HANA Cloud wprowadzają nowe możliwości biznesowe. Dzięki nim Klienci korzystający z tego rozwiązania będą zawsze o krok przed konkurencją.

Czwartym rozwiązaniem jest wdrożenie SAP w chmurze publicznej, np. Amazon czy Azure. Również w tym obszarze eksperci NTT DATA Business Solutions zapewniają wsparcie, oferując usługi z zakresu zarządzania systemami i bazami danych, monitoringu czy usuwania awarii.

Obawa #4: Migracja aplikacji i rozwiązań firm trzecich

Jedną z ważniejszych obaw jest również ta dotycząca migracji dodatkowych aplikacji, z których firma w dalszym ciągu chce korzystać. U naszych klientów często spotykamy się z systemami, które wraz z rozwojem przedsiębiorstwa znacząco ewoluowały i posiadają szereg dodatkowych modułów oraz zewnętrznych rozwiązań.

W przypadku klientów korzystających z SAP, których systemy posiadają wiele niestandardowych rozwiązań, projekt migracji rozpoczynamy od uruchomienia programu UPL (Usage Procedure Logging). Pozwala to zidentyfikować, które z rozwiązań są nadal używane, a tym samym powinny być przeniesione do nowego systemu. Analizę przedwdrożeniową wspierają również narzędzia jak Readiness Check czy Next Generation SAP Business Scenario. Pierwsze pokazuje, w jakiej kondycji jest obecny system, co umożliwia ocenę jego technicznej gotowości do migracji na SAP S/4HANA. Z kolei drugie wskazuje, w jakich modułach systemu nastąpi największe usprawnienie.

Obawa #5: Niepewny harmonogram projektu

Przejście na SAP S/4HANA to projekt transformacji biznesowej, a zatem jego realizacja wymaga czasu. Z punktu widzenia osiągnięcia celów Klienta harmonogram wdrożenia nie powinien się jednak nadmiernie przeciągać. Z tego względu, aby zapewnić terminową realizację projektu, bardzo ważna jest bliska współpraca klienta z partnerem wdrożeniowym. Doświadczenia NTT DATA Business Solutions pokazują, że obopólny sukces na tym polu jest możliwy tylko dzięki pełnemu zrozumieniu i zaangażowaniu w projekt transformacji ścisłego kierownictwa obu stron.

Informacje od klienta mają szczególnie duże znaczenie podczas wyznaczania kluczowych obszarów wymagających optymalizacji, a także zdefiniowania nowych procesów, których obsługa wynika z rozwoju firmy czy wejścia na nowe rynki. Ważny jest też skład zespołu wdrożeniowego, w którym powinni znaleźć się doświadczeni konsultanci oraz Project Managerowie. W NTT DATA Business Solutions rolę PM-ów pełnią m.in. Grzegorz Fudala oraz Krzysztof Jaworski, posiadający na swoim koncie wiele sukcesów w obszarze migracji do SAP S/4HANA.

Obawa 6: Zbyt długi czas projektu migracyjnego

Nie zawsze przejście na SAP S/4HANA wiąże się z realizacją wielomiesięcznego projektu. Jeśli dla firmy ważny jest czas i nie zależy jej na utrzymaniu dotychczasowego bagażu skomplikowanych rozwiązań niestandardowych, dobrym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z chmurowej wersji rozwiązania – SAP S/4HANA Cloud. W takim przypadku projekt wdrożenia może trwać nawet 12 tygodni!

Migracja do SAP S/4HANA – projekt IT czy biznesowy?

Wiele firm nie zdaje sobie również sprawy ze znaczenia migracji, co z kolei utrudnia współpracę z partnerem wdrożeniowym. Naszym zdaniem przejście na S/4HANA to nie „zwykły” projekt IT, lecz inwestycja o charakterze biznesowym. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że to właśnie biznes ma być głównym beneficjentem wdrożenia. Bliska współpraca z szefami działów pozwala lepiej uwzględnić ich potrzeby w zakresie kastomizacji systemu oraz uniknąć sytuacji, że dział IT będzie odgrywał rolę pośrednika pomiędzy kierownictwem a partnerem wdrożeniowym.