Klein team, grote slagkracht: TOP Medical is met SAP S/4HANA klaar voor de toekomst
TOP Medical brengt innovatieve medische technologieën naar de markt in de Benelux. Dat doet het bedrijf met een focus op oplossingen voor hart- en vaatziekten.
Industry:
Trade, Wholesale and Distribution
Category:
SAP S/4HANA
Van innovatie in de zorg tot efficiëntie in de operatie
TOP Medical is een distributeur van medische technologie die levensreddende innovaties sneller bij ziekenhuizen wil krijgen. En dat betekent: elke schakel in de bedrijfsvoering moet kloppen. Daarom stapte het bedrijf over op SAP S/4HANA Public Cloud – een modern ERP-systeem dat de belofte van TOP (‘To Optimize Performance’) volledig ondersteunt. Samen met NTT DATA Business Solutions stond het systeem in slechts vier maanden live. Het resultaat: snellere orderverwerking, betere klantcommunicatie en een solide basis voor verdere groei.
Excellente zorg begint bij een excellente operatie
“TOP staat voor ‘To Optimize Performance’. Die belofte zie je in alles wat we doen,” vertelt eigenaar Jan-Willem Hendriks. TOP Medical ondersteunt jonge bedrijven met innovatieve medische producten en helpt ze groeien, zodat ziekenhuizen sneller toegang krijgen tot oplossingen die écht verschil maken — vooral bij hart- en vaatziekten.
“We zoeken actief naar nieuwe ontwikkelingen, vaak al in een heel vroeg stadium. En we helpen met studies, marketing en sales. Als een startup óns moet zoeken, zijn we te laat.”
“Wij helpen ziekenhuizen met oplossingen die eerder ondenkbaar waren – op een innovatieve manier.”
Zichtbaarheid en vertrouwen dankzij volledige traceerbaarheid
In de wereld van medische technologie is vertrouwen cruciaal. TOP Medical voldoet aan ISO 13485, een internationale kwaliteitsstandaard die volledige traceerbaarheid garandeert – van fabrikant tot patiënt. Dankzij SAP S/4HANA is dit proces sterk vereenvoudigd: alle relevante gegevens zoals batchnummers, vervaldatums en verwerkingsstappen zijn centraal vastgelegd en direct inzichtelijk.
“Die certificering geeft onze klanten vertrouwen,” aldus Hendriks. “Maar het systeem doet meer dan dat – het helpt ons om transparanter, betrouwbaarder en efficiënter te werken.”
SAP: verrassend logisch, ook voor een klein team
Met slechts dertien medewerkers denk je misschien niet meteen aan SAP als ERP-oplossing. Maar bij TOP Medical lag dat anders. “De meeste van onze klanten werken met SAP. Dus als wij dezelfde taal spreken, versterken we de samenwerking,” legt Hendriks uit. “Als je kwaliteit wilt leveren, heb je een systeem nodig dat je daarin ondersteunt.”
De overstap van het verouderde SAP ECC – dat ze ooit met drie medewerkers gebruikten – naar S/4HANA Public Cloud was geen lichte beslissing. Toch was de timing perfect, gezien het einde van ECC-ondersteuning in 2027. En de voordelen bleken groot: lagere kosten, meer snelheid en minder zorgen over updates of beheer.
“Als je kwaliteit wilt leveren, heb je een systeem nodig dat je daarin ondersteunt.”
De overstap naar Public Cloud: snel én beheersbaar
TOP Medical koos bewust voor een gestandaardiseerde cloudoplossing met automatische updates. Waar SAP vaak wordt gezien als ‘enterprise only’, bleek de schaalbaarheid van de Public Cloud juist perfect voor een kleinere organisatie.
Van aankoop tot livegang duurde het traject zes maanden, waarvan slechts vier maanden voor implementatie. En dat met consultants van NTT DATA die gemiddeld één tot twee dagen per week aanwezig waren. Op 2 januari om 9:00 uur ging het systeem live; diezelfde middag was de eerste verkooporder al helemaal verwerkt.
Project in een pressure cooker – en dat werkte
Operations Manager Joy Houben kreeg de ruimte om zich volledig op de implementatie te richten. Een bewuste keuze – en eentje die niet veel bedrijven durven maken. Maar het loonde. Dankzij NTT DATA’s ‘pressure cooker’-aanpak werd er elke week tastbare voortgang geboekt.
“Iedere woensdag zaten we samen met de externe consultants,” vertelt Houben. “Aanpassingen deden we meteen in het systeem, testen kon direct, en fouten werden ter plekke opgelost. Heel praktisch, heel resultaatgericht.”
Het team hield strak de focus op wat echt nodig was. Door zo dicht mogelijk bij standaardfunctionaliteit te blijven en maatwerk te vermijden, werd het project overzichtelijk én toekomstbestendig.
“We pasten dingen direct aan in het systeem, testten meteen en losten het meteen op. Die aanpak werkte perfect voor ons.”
Direct resultaat: efficiënter werken én betere service
De overgang naar SAP S/4HANA Public Cloud leverde meteen merkbare voordelen op. “De gebruikerservaring is totaal anders,” zegt Houben. “ECC voelde echt verouderd aan. S/4 werkt als een moderne app – intuïtief en overzichtelijk.”
Waar het vroeger meerdere schermen kostte om een order af te handelen, is nu alles gecentraliseerd in één omgeving. Met duidelijke dashboards en ‘workflow tiles’ zoals TOP Sales, TOP Finance en TOP Warehouse weet iedereen precies waar hij moet zijn.
“Onze klanten merken het verschil,” vervolgt Houben. “Minder fouten, snellere bevestigingen, minder retouren. De nieuwe manier van werken valt positief op.”
“Onze klanten zijn positief verrast over onze nieuwe manier van werken.”
“Met het nieuwe systeem gaan we echt van inzicht naar actie.”
Samenwerking gebaseerd op vertrouwen en menselijkheid
De technologie werkte goed, maar de samenwerking was misschien nog belangrijker. Het team van NTT DATA, onder leiding van Daan Fessl, werkte toegankelijk en hands-on. Problemen werden open besproken en snel opgelost. “Je kunt tegen dingen aanlopen, maar met openheid en vertrouwen los je ze samen op,” zegt Hendriks.
Die gezamenlijke mindset – waarin wederzijds vertrouwen en eigenaarschap centraal stonden – hield het project op koers. Voor TOP Medical was dat de echte succesfactor.
Toekomst: van processen optimaliseren naar sturen op data
Met het nieuwe systeem op zijn plek kijkt TOP Medical vooruit. De volgende stap: meer doen met data. “We benutten nog niet alles wat er mogelijk is op het gebied van analyses,” erkent Houben. “Maar dat gaat veranderen. Denk aan inzichten in dode voorraad, marges per product, of leverbetrouwbaarheid.”
Met die inzichten wil het bedrijf verder bouwen aan zijn TOP-belofte: klanten helpen beter te presteren, innovaties sneller beschikbaar maken en vooral: patiëntenzorg verbeteren door voorop te lopen in medische technologie.
“We blijven onze TOP-belofte waarmaken: prestaties verbeteren en sneller innoveren voor betere zorg.”
Wat te doen – en wat te vermijden – tijdens een ERP-implementatie
TOP Medical deelt graag inzichten en tips met andere CFO’s en projectmanagers die zich voorbereiden op hun eigen implementatie:
- Investeer allereerst voldoende tijd in het bepalen van de scope van je project, en wees kritisch over welke scope-items je wel of niet nodig hebt. Betrek vanaf dag één de juiste mensen aan tafel, en vertrouw op ervaren inhoudelijke experts die dit al vaker hebben gedaan – hun inzichten kunnen echt het verschil maken.
- Blijf flexibel en omarm standaardprocessen. Overmatige maatwerkoplossingen in je kernsysteem kosten je later veel tijd en geld, zeker wanneer updates uitgevoerd moeten worden.
- Wees zorgvuldig bij het samenstellen van je implementatieteam. Het gaat niet alleen om vaardigheden. Het draait ook om chemie tussen het team en je key users (delen ze hetzelfde ‘DNA’ en dezelfde waarden?), gedrevenheid en gedeelde toewijding.
Wat doet TOP Medical?
TOP Medical brengt innovatieve medische technologieën naar de markt in de Benelux. Dat doet het bedrijf met een focus op oplossingen voor hart- en vaatziekten. De missie? To Optimize Performance. En dat betekent dat TOP Medical klanten helpt om onopgeloste problemen op te lossen en helpt om de keten van productidee tot patiëntbehandeling te optimaliseren.
More customer cases
RIHO International
Direct inzicht in cijfers, in productdata en in de supply chain. Met één systeem voor 6 internationale locaties werkt RIHO International nu overal op dezelfde manier. In dit verhaal lees je hoe de keuze voor SAP S/4HANA Public Cloud ervoor zorgt dat RIHO International altijd bovenop de business zit.
Read more
Nedspice
Transparantie en direct inzicht in alle processen van alle productie-, verkoop- en warehouselocaties. In deze case study lees je hoe we helpen de ambities van Nedspice te realiseren.
Read more
Tieman Trading
Tieman Trading stroomlijnt bedrijfsprocessen en datamanagement met SAP Business ByDesign. De gestandaardiseerde werkwijze geeft hen gemoedsrust en een overzicht van hun data.
Read more