NTT DATA Business Solutions

VIM Ready2Run - beszállítói számlakezelés

Automatizálja beérkező számlái feldolgozását az OpenText piacvezető termékével!

image

Mi az a VIM?

A VIM, avagy Vendor Invoice Management, az Opentext egyik piacvezető terméke, mely elsősorban a bejövő számlafeldolgozás automatizálását teszi lehetővé. Ugyanakkor a legújabb verziók már nem csak a szállítói számlák automatikus, érintés nélküli feldolgozására terjednek ki, hanem lehetővé teszik más üzleti dokumentumok (értékesítési rendelések, szállítólevelek, szerződések, HR és más vonatkozó dokumentumok) szimultán, egy helyen való kezelését is.

A megoldás az SAP rendszerbe ágyazott és a teljes, End2End dokumentumkezelési folyamat alatt magasfokú transzparenciát biztosít a bizonylatok feldolgozottsági állapotáról és státuszáról. Így biztosítva a gyorsabb, átláthatóbb számlafeldolgozást, a beszállítók elégedettségét, a mindig pontos és jól ütemezhető kifizetéseket és gördülékenyebb havi zárást.

Az EIM mobil integrációt igényel.

Ready2Run

A Ready2Run az NTT DATA Business Solutions egyedi VIM best practise megoldása.
Több éven át, vállalatok tucatjainál végzett sikeres VIM bevezetések tapasztalatait hasznosítva kínáljuk ügyfeleinknek az előre konfigurált rendszert – mely tartalmazza a leghasznosabb termék- és riportfejlesztéseket és az azonnal használható oktatási és dokumentációs anyagokat. A hónapokon át elhúzódó előkészítő munkák és folyamatfelmérési lépések helyett felgyorsul a rendszerbevezetés, mellyel jelentős idő és erőforrás takarítható meg.
Are you ready to run?

VIM - dokumentumfeldolgozás automatizálása

Milyen piaci igény hívta életre a megoldást?

A modern vállalkozások hatalmas digitális átalakuláson mennek keresztül. A tradicionális munkamódszerek háttérbe szorulnak és új, hatékonyabb megoldásokat alkalmaznak versenyképességük megtartása érdekében.

Érdekes tény, hogy a cégeknél napjainkban még mindig a legtöbb üzleti folyamathoz manuális beavatkozásra van szükség, ami lassítja és fölösleges hibalehetőséget helyez a feldolgozási folyamatba. A dokumentumok ’elveszése’ a rendszerben, vagy nem időben történő feldolgozása késedelmes kifizetésekhez vezethet, amik rontják a vevők megelégedettségét, így hosszútávon a vállalat megítélésére és a pénzügyi jövedelmezőségre is negatívan hatnak.

Erre kínál megoldást az Opentext VIM megoldása a bejövő oldali dokumentumfeldolgozás automatizálásával. Nincs több rendszerben elvesző számla és ebből fakadó késedelmes kifizetés.

A VIM Ready2Run működése

Számlaadatok kinyerése és bővítése

Az OCR eszköz segítségével képes a számla fej- és tételadatainak megbízható felismerésére és gyors adatkinyerésére. Gépi tanulás segítségével további bővített adatok kinyerésére tanítható a rendszer, így automatizálva és hatékonyabbá téve a feldolgozást.

ECM és DMS integráció

A VIM tökéletesen integrálható más dokumentum, információkezelési és archiválási megoldásokkal.

Out of the box esetek

A rendszer telepítésekor a legjobb gyakorlatok szerinti alapvető folyamatok, szerepek, üzleti szabályok, folyamatopciók azonnal elérhetőek, használatra készen előre konfigurálva rendelkezésre állnak.

Machine learning és mesterséges intelligencia

A megoldás automatizálja a kontírozás és jóváhagyás folyamatát a gépi tanulás és mesterséges intelligencia segítségével. A dokumentum feldolgozása során a felhasználók által rögzített adatok alapján a rendszer automatikus eljárásokat képes megtanulni.

Smart Coding - intelligens kontírozás funkció

A beszerzési előzmény nélküli számlák jóváhagyása során elérhető új funkció lehetővé teszi, hogy a korábban kézzel végzett kontírozás helyett a rendszer automatikusan, gépi tanulás segítségével, a számla adatai alapján beírja a megfelelő kontírozási objektumot.

Fiori csempék használata

A megoldás együtt fejlődik az SAP trendekkel, már Fiori felületeken is elérhető, így a felhasználók könnyen áttekinthető, személyre szabható felhasználói felületen érhetik el a rendszert.

Mobilos jóváhagyás

A workflow-k jóváhagyása már mobil készülékekkel is történhet.

Mit nyernek ezzel ügyfeleink?

Gyors és automatizált adatrögzítés mely jelentősen lerövidíti a dokumentumkezelési ciklusidőt

A VIM megoldás szinte bármilyen adatforrásból (PDF, TIF, EDI, XML, e-mail vagy szkennelés) képes az adatok gyors kinyerésére, intelligens kibővítésére és átadására az SAP rendszer felé. Továbbá a legjobb gyakorlatok szerinti kivételkezelési folyamatok és szerepek használatával, radikálisan lecsökkenti a bizonylatok feldolgozásához szükséges időt.

A számlaátfutási idők csökkentésével és késedelmi díjak megszüntetésével javítja a beruházások megtérülését (ROI)

A megoldás többek között az alábbiak mentén segíti a vállalati pénzügyi teljesítményt:

  • A tranzakciónkénti költségek csökkennek a gyorsuló feldolgozással
  • Az adatbeviteli munkaerőköltségek csökkennek az automatikus adatrögzítéssel, elektronikus számlaformátumok vagy optikai karakterfelismerés (OCR) használatával
  • Javul a likviditás tervezhetősége a szállítói kötelezettségek részletes kimutatásával
  • Új beszerzési árkedvezmények válnak elérhetővé a rövidebb számlakezelési ciklusidő és fizetési határidőknek köszönhetően

A hatékonyság javítása beépített automatizmusok segítségével

A megoldás kiváltja a hosszas kézi adatbevitelt, egyeztetést és lekérdezést, illetve már a számla beérkezésekor kiszűri a duplikált számlákat az előre megadott paraméterek alapján, így a munkatársak valódi hozzáadott értékkel bíró feladatot végezhetnek. Egy felületen mutatja meg a számlával kapcsolatos összes releváns információt, és közvetlen elérést biztosít a számlafeldolgozási problémák megoldási lehetőségeihez.

Compliance biztosítása, üzleti szabályok és nyomon követhető működés által

Minden dokumentum a feldolgozása során, típusának megfelelően, előre meghatározott üzleti szabályokon és kivételkezelési eljárásokon megy keresztül. Ezen szabályok és ellenőrzések eredményeként a dokumentum különböző felhasználókhoz kerülhet, a rendszerben hozzájuk rendelt felhasználói szerepek alapján. A szerepekhez egyedi feldolgozási opciók és végrehajtási műveletek vannak rendelve, így garantálva a szerepkörök, feladatok és jogosultságok szigorú elkülönítését.
A számla érkeztetésétől annak kifizetésig, az összes, a feldolgozás során kiválasztott és végrehajtott műveleti lépést naplózza a rendszer, biztosítva ezzel a belső transzparenciát és kiküszöbölve a lehetséges csalásokat.

A naplózás által keletkező historikus adatsor folyamatosan elérhető a feldolgozási képernyőn, így segítve a felhasználókat a feldolgozási folyamat során egyértelműbbé, átláthatóbbá téve a dokumentumelőzményt. A feldolgozás végén létrejövő napló később PDF formátumban is lekérhető, mely egy auditálás során nagy segítség lehet a bizonylatáramlás és előzmények kivizsgálásakor.

A feldolgozási lépések monitorozása révén olyan riportok érhetőek el, melyekkel nemcsak a teljes feldolgozási folyamat értékelhető, hanem az egyes felhasználói szerepek, illetve egy-egy üzleti szabályra vonatkoztatott hatékonyság, átfutási idők, érintések számának mennyisége is mérhetővé válik. Így elemezhetővé válnak az eddig esetlegesen rejtőzködő szűk keresztmetszetek, szabad kapacitások, az egyes lépések hosszas átfutási és ciklus ideje, illetve a késedelmes kifizetések számlafeldolgozási folyamatban rejlő okai.

Workflow alapú működés megteremtése, modern felhasználói felületek használatával

A VIM által a vállalatoknál magvalósul a workflow alapú működés, vagyis az egyes munkafázisok elektronikus úton történő irányítása, nyilvántartása, összefogása, mely automatizálttá és szervezettebbé teszi a dokumentumfeldolgozás folyamatát. Támogatja a cégen belüli kommunikációt, gyorsabb együttműködést és hatékonyabb csapatmunkát eredményez.

Az SAP fejlődő trendjeinek megfelelően a megoldás már Fiori felületeken is elérhető, így a felhasználók könnyen áttekinthető, személyre szabható felhasználói felületen érhetik el a rendszert, sőt bizonyos funkciók (jóváhagyás, smart coding) már mobilos alkalmazással is végrehajthatóak.

Miben különbözik a VIM más termékektől?

A megoldás az SAP-val szorosan együttműködik

  • Integrált / „ismerős” felhasználói felület – kevesebb az oktatási ráfordítás
  • Alacsonyabb működési költség – ismert és alkalmazott SAP technológiák, egy heterogén rendszerkörnyezet helyett
  • Nincs integrációs kockázat, szemben bármilyen külső megoldással
  • Alacsony üzemeltetési kockázat – ügyféltámogatás, javító csomagok és upgrade mind az SAP-tól, mind az Open Text-től elérhető

Együtt fejlődik az igényekkel

  • Támogatja a különböző nyelveket, országsajátosságokat és szabályozásokat
  • Skálázható a számlaszám növekedésével
  • Biztonság: garantált együttműkődés a jövőben elérhető SAP Enhancement csomagokkal és ERP verziókkal

Miért különbözik a ready to run más VIM termékektől?

A Ready2Run a mi gyakorlatunk, többéves VIM tapasztalatunk és több tucat sikeres rendszer bevezetésünk eredménye.

A gyártó által szállított, beépített elemeken túl a Ready2Run a bevezetések során összegyűjtött tapasztalatokon alapul, az ügyfeleknél már bevált folyamatok, szerepek, szabályok, riportok kulcsrakész átadásával.

Ez az ipari tapasztalat egy rendkívül gyors best practise rendszer felállítását követően, rövidebb idejű FIT-GAP analízist tesz lehetővé, így az implementációs időszak lerövidül és más rendszerbevezetési kockázatok is elkerülhetővé válnak.

Kinek ajánljuk?

Aki teljesen automatizálni szeretné bejövő dokumentumainak feldolgozási folyamatát.
Aki jelenleg SAP rendszert használ, vagy a jövőben tervez bevezetni.
Mindenkinek, aki gyors és megbízható megoldásra vágyik.

Partnereink

Keressen minket még ma!

Többet szeretne tudni a Vendor Invoice Management-ről? Elérhetőségeinken szívesen állunk rendelkezésre.

Kapcsolat
Kapcsolat

Kérdés esetén keressen minket!