Organisateur de transport pour le compte de grands clients, comme La Poste, Viapost avait besoin d’améliorer la gestion financière de ses achats de prestations. La société a opté pour SAP Transportation Management, mis en place par NTT DATA Business Solutions.
NTT DATA Business Solutions
Viapost optimise ses relations fournisseurs avec SAP TM.
Viapost est une filiale du groupe La Poste spécialisée dans la logistique, le transport et la maintenance industrielle. Ces dernières années, sa croissance a été particulièrement rapide, lui permettant ainsi d’atteindre les 519 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2020, avec 2500 collaborateurs, 700 transporteurs partenaires et 55 sites en France, dont 8 implantations dédiées au transport.
L’activité de Viapost, au travers de sa Business Unit Viapost Transport Management, consiste en l’achat et la gestion de transport routier, avec comme principal client La Poste, qui exploite ce service pour assurer la logistique entre ses sites. Viapost compte également parmi ses clients des acteurs majeurs dans les secteurs de la grande distribution, de la jardinerie, du textile et du bricolage ainsi que dans l’e-commerce. La société propose enfin une activité presse et un service de transport de palettes en ligne, 123palette.fr, dédié principalement aux petites entreprises.
Améliorer la gestion des transporteurs partenaires
Afin de soutenir sa croissance, Viapost avait besoin d’une solution permettant d’assurer une facturation fiable et efficace pour un volume mensuel de plus de 1200 factures, pour 35 millions d’euros de provisions de charges.
« Notre objectif premier était d’améliorer la qualité de la relation avec les fournisseurs au travers de la mise en place d’un outil centralisé de gestion des transports », explique Thierry Bertrand, Chef de projet SAP TM chez Viapost Transport Management. La société s’appuyait jusqu’alors sur des outils vieillissants, voire inexistants, avec une forte présence de Microsoft Excel. Une solution artisanale ne favorisant ni l’efficacité ni un pilotage centralisé des activités.
Viapost a opté pour la solution SAP Transportation Management, capable de prendre en charge un fort volume de données et de s’interconnecter avec l’ERP de l’entreprise, tout en apportant des fonctionnalités d’analyse avancées. Le choix de l’intégrateur n’a pas fait débat : « NTT DATA Business Solutions était déjà intervenu en 2014 lors de l’implémentation de SAP Transportation Management pour Colissimo, BU Colis de La Poste », explique Thierry Bertrand.
Un accompagnement sur chaque phase du projet
Le projet a démarré en 2015, avec comme contrainte spécifique la nécessité de s’intégrer au système de gestion des transports de La Poste, principal client de Viapost. Un gros travail a donc dû être mené pour s’interfacer au TMS de La Poste.
D’une durée d’environ 18 mois, le projet a posé un premier jalon en juin 2016, avec le lancement du pilote, suivi du déploiement global de la solution le premier janvier 2017. Notez qu’en juin 2016, la solution a également été déployée sur l’offre en ligne de Viapost 123palette.fr, où elle propose des cotations aux clients. « Une belle solution technique, pour un marché intéressant », note Thierry Bertrand.
L’apport de NTT DATA Business Solutions a été important du fait de son expérience de plus de 15 années dans le monde du transport, mais également par sa capacité à comprendre les problématiques métiers des entreprises qu’elle accompagne. De nombreux ateliers ont ainsi été réalisés avec les métiers comme les acheteurs. Le pilote du second semestre 2016 a permis aux métiers de découvrir l’outil et de faire remonter leurs suggestions. 2017 a pour sa part été une année de stabilisation de la solution.
« Les consultants de NTT DATA Business Solutions ont assuré le transfert de compétences, ainsi que la mise en œuvre des évolutions de SAP Transportation Management après la mise en production de la solution. Ils nous ont également accompagnés sur les clôtures mensuelles » précise Thierry Bertrand.
Une gestion plus rigoureuse des transporteurs
Les bénéfices ont été un gain en matière de saisie d’informations, une relation améliorée avec les transporteurs, une maîtrise des coûts, mais aussi une accélération des paiements et une réduction des litiges. La comptabilité profite également d’améliorations sur la réception des factures fournisseurs et la gestion des rapprochements. D’autant plus que Viapost a en parallèle mis en place une solution de dématérialisation des factures.
« Les deux bénéfices principaux restent l’amélioration de la qualité des données et la maîtrise des coûts de transport », résume Thierry Bertrand. Les processus ont été modifiés afin de rapprocher les factures fournisseurs de la réalité du service de transport proposé, permettant ainsi une meilleure maîtrise des achats.
Viapost a lancé en 2018 une deuxième phase de son adoption de SAP Transportation Management. Après la partie courrier, la société se penche en effet sur l’intégration des activités liées à Colissimo. Puis en 2020, elle remplace un outil obsolète de son service achat par SAP TM, avec une intégration complète des fonctionnalités contractuelles dans l’outil (extension au contrat dématérialisé, signature électronique et gestion des historiques).